以档案资源为核心的企业知识库构建

王玉龙

一、以档案资源为核心的企业知识库

（一）企业知识库

现有研究认为，企业知识库是运用科学的方法对不同来源、不同层次、不同结构、不同内容的知识进行综合和集成，实施再建构，使单一知识、零散知识、新旧知识、显性知识和隐性知识经过整合提升形成新的知识体系。企业知识库的主要内容包括显性知识和隐性知识。以咨询设计企业知识库为例，显性知识主要包含设计图纸、设计文件和管理文件等设计档案，还包含规章制度、客户文件、图书规范等资料，隐性知识包含员工进行设计开发时的技巧、经验、想法等。需要指出的是，企业知识库并不等同于企业信息数据库，“信息数据库属于知识库的一部分，但知识库的内容要广泛得多。企业知识库应尽可能包含所有与企业有关的信息和知识，使知识库真正成为信息源和知识库。”

（二）档案资源是企业知识库构建的核心

1.档案资源是知识库的主要内容，是企业显性知识的重要组成部分。在企业显性知识中，如设计蓝图、设计合同、设计文本、质量记录等完成运转后，都将归档生成档案资源，而这些资源是企业业务生产与管理的原始记录与凭证，记录企业发展的全过程，蕴含着企业人员的智慧，是企业的核心资源；同时，在数量方面，企业档案资源的数量在企业信息资源中占据决定优势。以某咨询设计企业为例，截止到目前，馆藏档案中设计图纸有1284765张，设计文本73453本，设计合同5635份，总计约18万卷册，占企业全部信息资源的90%以上。

2.档案资源是组织有序的信息资源，是企业知识库构建的基础。档案资源由专门的机构和专业人员进行有序管理，档案资源经过整理（鉴定、分类、著录标引、编目）变得规范有序，而有些个别的信息资源由于缺乏专门规范化的管理，在搜集、整理和利用方面面临诸多困难，因此，档案资源更便于利用和转化生成知识，是企业知识库构建的基础。

3.档案资源是企业员工的主要需求源。在企业中，企业生产与管理的思想理念、技术方法、经验等很大一部分都蕴含档案中，甚至有些档案可以直接转化为企业员工的知识，应用于企业工作。因此，在实践中，企业员工对档案资源的需求是巨大的。

二、以档案资源为核心的企业知识库构建原则

（一）以资源为基础

企业知识库构建和利用需要以一定数量和质量的信息资源为基础。一方面，企业知识库不仅要包含档案资源，还囊括符合企业需求的其他各类信息资源，不仅要注意显性知识的采集，还要搜集员工头脑中的创意、经验、技巧等隐性知识，为企业知识库的构建奠定量的基础；另一方面，企业还应注重提升企业信息资源的质量，不仅要对现有档案进行提升型管理，還要对其他缺乏规范性管理的信息资源进行归聚、分类、编目、著录标引，为知识的深度挖掘和检索利用等提供良好的质量条件。

（二）以需求为导向

企业知识库的构建要以企业和员工的实际需求为导向，紧紧围绕企业核心业务开展，同时由于企业的需求随着企业的发展在不断变化，尤其是在当期环境下很多企业处在转型升级的关键期，企业知识库的构建应该注意到这一变化，与时俱进，主动迎合企业不断变化的需求。因此，企业知识库的构建需要对企业和员工的需求进行深入调研，了解需求的资源类型、内容、数量，据此设计企业知识库的功能。

（三）以安全为前提

无论是档案资源、客户资料、管理文件等显性知识，还是创意、经验、技巧等隐性知识，都含有一定的商业机密，一旦被非法窃取或将影响企业的核心技术，导致企业竞争失利，尤其在当前各种数字网络环境下，各种信息资源以数字形式，容易遭遇网络技术攻击，这就要求企业知识库的构建要以安全为前提，采取有效措施确保信息资源的安全。

（四）以组织为保障

企业知识库的构建是一项系统性复杂性的工作，涉及企业的各部门各方面，需要设立专门的组织机构来统筹协调各项工作，这是企业知识库的构建的组织保障。基于档案资源是企业知识库的核心，这要求在组织机构建设中考虑到这一特殊性，将档案部门列为协调组织的重要对象。

三、以档案资源为核心的咨询设计企业知识库的功能需求与设计

进行功能需求分析，并依此进行功能设计，是企业知识库构建的基础和关键。“需求分析的好坏，直接决定了企业知识库构建的优劣。”在构建企业知识库之前，进行需求分析有助于明确企业对知识库在知识提供（广度和深度）、知识库功能要求、方便利用和安全性等方面的期望，将企业的需求精确化、完全化，能够以此来指导企业知识库的设计和构建。

（一）知识采集

企业档案是企业员工开展各项业务工作的主要依据，图书、图集、资料、期刊论文、标准规范、法律信息、市场动态信息等外部资料是员工开展业务工作的重要参考，生产管理的经验、技巧、方法、各类会议汇报材料等隐性知识是企业员工不可或缺知识来源。企业知识库的采集既要注重知识采集的全面性，全面采集企业内外部的显性和隐形知识，以满足企业员工的不同需求，还要有一定的重点性和针对性，紧紧围绕企业的核心业务和员工主要需求进行采集。以某咨询设计企业为例，该企业知识库系统既涵盖了内部档案、资料、企业动态新闻的采集，同时也将外部购买的图书规范、图集、商业性数据库等知识资源囊括在内，除了显性知识，为了收集企业员工的创意想法、员工小结、撰写的论文等隐性知识，还设计了合理化建议窗口，来采集关于企业发展的各项建议（图1）。

（二）知识组织

在数字化时代，企业产生了海量的数据信息，很多信息处于冗余混乱的状态，导致员工在获取所需的信息时经常陷入迷茫而无所适从。这就要求我们在构建企业知识库时采用知识组织方法，使杂乱的企业信息有序化，有序的信息知识化，最终有效地服务于企业服务。常见的知识组织方法有知识分类和知识著录标引。

知识分类是企业知识库构建的基础。根据不同的标准，知识可以分为不同的类别。不过，“在构建知识库时，应选择好适合本企业的分类体系。针对不同类别知识，确定不同的描述标准、存储路径以及属性说明。”。企业知识库无论以何种方式分类，都应该坚持围绕核心业务来分，体现企业业务的特点。

知识著录标引是指对企业知识进行描述，它是企业知识库知识数据质量的重要保障。企业应针对不同的知识资源特点，建立各自规范的著录标引准则和体系，严格按标准录入。企业知识库的设计应能够体现咨询设计特点与需求。以某咨询设计企业为例，该企业知识库的档案知识库根据需要，著录标引的元数据项目（图2）主要有：工程的编号、工程名称、案卷名称、分类号、设计阶段、专业名称、编制日期与编制人等。

（三）知识检索

成熟、高效的企业知识检索技术一直是知识库应用中所面临的一个难点，目前大部分企业知识库采用网络技术进行建立，且检索技术方面采用了各式各样的知识检索方法。企业知识库不同于一般的数据库，尤其在检索功能设计方面需要更强的功能。

全文检索。随着知识管理的逐渐深入和只是挖掘技术的成熟，企业的技术人员不仅希望能够检索到图纸、文本等的标题和目录信息，还希望能够检索到全文的信息，甚至是全文内部的信息知识。

智能检索。企业知识库的知识检索方法应致力于检索语言的开发，要做到能将专业术语与自然语言相结合，并能从不同的角度提供检索的入口，既要满足专业用户的需要又要能方便普通用户的使用。在检索语言的选择上，应尽量避免单独使用分类号等专业术语作为唯一的检索标识。

知识导航与知识地图。对于知识需求模糊、知识水平不高的用户，可借助知识导航系统与知识地图服务检索所需知识。“知识导航系统是引导用户，使用检索工具、档案知识资源库等获取所需档案知识的服务系统。”而知识地图可以“用可视化图形等格式告诉用户在哪里或怎么样可以找到所需的知识资源”。

（四）知识利用

知识利用是企业知识库构建的最终目的，也是企业知识库的价值实现的关键。知识利用归根到底还是企业人员对企业知识库的使用，因此，企业知识库利用的功能设计要了解企业设计人员的实际需求。

根据利用需求，企业知识库不仅要设计浏览访问、下载等功能，还要通过信息推送技术，根据知识访问量、点击率推荐给用户热点知识和推荐知识，这样便于用户浏览信息变化的新情况和趋势，从而动态地选取需要深入了解的信息，大大提高了知识检索效率。为了促进知识的共享和人员的协作，还应该设计一定的共享功能。当然，由于很多知识资源具有商业机密，考虑到安全性和一定的保密性，这种共享只能在企业内部按照权限共享。

四、以档案资源为核心的咨询设计企业知识库的构建难点与建议

（一）隐性知识的采集与管理

相较于显性的档案知识，隐性知识主要来源于人们头脑中的隐性知识，而且没有一定的形成、存在规则，采集、管理起来存在较大困难。同时，不同人员产生的隐性知识，在质量方面存在差异，“如果没把好质量关，知识库内容混乱，则仅能充当数据库的角色，并不能起到知识库的作用”。因此，如何把控质量也是一个难点。此外，由于工作经验总结、培训教材等企业内部知识一般都是员工个人在工作过程中逐渐积累的经验和方法，凝聚着员工个人的心血和创造价值，涉及到个人的知识产权，采集时可能会遇到一定的法律问题。

基于以上考虑，笔者认为有几点建议：其一，知识库内容输入需要有一个统一的编码规则，对各类非结构化知识进行结构化，知识库内容上传时必须符合编码规则及质量标准；其二，实行知识准入流程，每份资料入库之前必须通过相应的审核流程；其三，为了尊重个人劳动成果、避免不必要的知识产权纠纷并鼓励员工创新，组织内应营造一种创新环境，在信息资源共享时必须标注作者、来源和出处；其四，企业知识库必须建立一套有效的激励措施，鼓励员工进行知识总结和创新，同时愿意与大家共享学习。

（二）知识的更新与维护

知识管理系统与信息管理工具的一个很大区别在于，知识管理系统是一个活的有机体，其生命力在于不断地更新。当员工不断地从知识库中提取有用的数据，放入新的内容，知识库将会保持活力。相反，长期不使用的知识库将会降低知识库內容的可用性。从知识的可用性来看，有些知识的可用周期很长，但有些知识的可用周期很短，如果不定期地对知识库中的知识进行评价，那么库内的知识不仅不能支持员工高效率工作，而且还会产生误导。因此，不断地周期性地对知识库的内容进行评价，对数据库的可用性十分重要。然而企业知识库的更新与维护是一项长期的复杂的工作，涉及到技术、管理等各方面，需要采取有效措施。

因此，笔者有以下几方面的建议：其一，知识库的更新维护必须依靠强有力的技术支持，在系统中安装具有提醒更新维护功能的组件，能够准确有效地提醒哪些数据已经失效，哪些数据需要更新。知识库管理人员根据系统提醒，对相关数据进行检查核实，确认是否进行更新维护；其二，企业应建立长期的更新维护机制，确认更新维护的人员、时间、权限等；其三，企业知识库的内容涉及到企业发展的各个领域，其更新维护既是一项技术性工作又是一项专业化的管理工作，这需要培养复合型的多面手人才。

（作者单位：中交第三航务工程勘察设计院有限公司）