事业单位档案管理的创新

张立娟

摘要：随着现代信息化技术的快速发展，传统的事业单位档案管理方式已经相对滞后，对新时期的信息内容的管理越来越捉襟见肘。正是因为这些原因，事业单位的档案管理工作频频出现问题，本文正是立足于事业单位档案管理的原则和意义，针对这些具体问题提出相应对策，以及确定切实可行的解决措施。

关键词：事业单位；档案管理；创新

随着事业单位改革逐渐深入，档案管理的重要性逐渐突显出来。档案管理工作是一个繁杂且具系统性的一个工作，属于事业单位的主要工作任务，需要档案管理人员对档案的规整与收集来进行操作。所以这整个工作过程中，就需要档案管理人员执行和遵守单位所制定的准则，然而就目前的情况来看，当前的档案管理工作不能够满足事业单位的实际需求，以及更好地进行社会实践提供相应服务。对此，事业单位进行档案管理时，可以通过改革制度的优化、工作理念更新等，对当前管理中出现地问题进行有效解决。

一、事业单位档案管理的原则及档案管理创新意义

事业单位是国家机构的组成部分，其档案是事业单位所有信息的汇聚地，必须在一定的标准与原则下进行管理：（1）规范、灵活相统一原则，即档案管理人员；应该在既定的标准与准则和确保管理工作的有效性和实用性，适当地对方法进行改革与创新，对档案进行灵活的管理；（2）职责、权益兼顾原则，在事业单位管理的过程中，具体确定谁获得权益，谁担负责任这种准则，在工作中是行之有效的一种手段，即鼓励了员工的积极性，又能规范领导的行为；（3）制定、执行并重原则，首先制度的建立要保证这是科学，有效的，其次执行才是重点，通过执行了解到制度的缺点，从而不断改进和完善；砰）静态、动态相结合原则，即事业单位档案管理要在保持其科学稳定的同时与时俱进，与国际接轨，在时代发展的大背景下创新档案管理体制与方法，提高档案管理的科学化水平。毋庸置疑，在社会发展的新时期对事业单位档案管理工作进行创新，对于满足新时期事业单位全面改革具有重大的现实意义。首先，针对档案管理人员这一基础，对他们的培养和系统教育是重中之重，这是能够直接提高管理效率的方法；其次，对信息的掌控以及对计算机档案工具的掌握，不但能够使档案管理更加快捷、灵活而且对档案中信息的记录、在数据的保存方面更为安全，这种系统化的管理模式能够大大提高事业单位的档案管理工作效率与安全问题；最后，通过实践，针对档案管理人员再工作中所遇到的具体问题，进一步加深了解，从而完善事业单位档案管理制度，推动事业单位档案管理工作走向信息化。

二、关于事业单位档案管理存在的问题

（一）局限于曾经的固有模式

随着信息技术的快速发展，社会进行了第三、四次工业革命，促使信息化进程开始与各行各业接轨，也正是由于发展过于迅速的原因，许多事业单位的管理工作人员一时间无法快速适应信息化对档案管理工作带来的影响，无法接受新观念，甚至有些排斥信息化管理方式，他们也并没有接受到信息化管理制度的优越性，以及新兴的高效率的管理方式所带来的便利与快捷，反而觉得通过这种方式管理会加大了他们工作量，因为需要要花大量的时间去接触新的管理模式，以适应其操作方式。这样的情况也使得领导层不愿让员工将精力过多投入到信息化管理这样一种全新的管理模式上去，这就限制了档案管理创新化的推进，对档案管理的发展起到了消极作用。

（二）事业单位档案管理人员素质问题

档案管理工作是一个系统的工程，它的系统性、科学性，这些的工作特征就保证了必须是具备良好的专业素养的人才能胜任。而对于现在这个信息化的时代来说，这样的要求还是不足，在这个时代必须具有良好的学习能力，只有这样才能更好的适应这个社会，不断学习新技术，新方法。并且其实部分工作人员存在对专业的档案管理不甚了解，档案管理的意识过于薄弱，造成换了一种新的模式之后无法适应，因为较之以前有很多不同。对档案人员来说正确的道德观，政治品德素质更为重要，在管理档案的工作中，存在泄露档案信息这种影响极其恶劣的事件的发生。笔者认为，还应该创新档案管理人员的培训机制，通过对当前制度的了解，获悉档案管理工作人员的基本要求，然后针对这些基本要求来对其进行基础的教学及实践训练，不断强化其自身的专业技能，提高档案管理人员的基本素质。

（三）档案管理中存在着利用率低下的状况

部分档案由于涉及国防，军事领域所以加密存储，就像这种情况，在档案管理过程中，会必然会涉及很多涉密的信息。所以大部分工作人员考虑到这个情况，于是在处理档案时就会更加小心，将对档案的安全性看的比其利用档案信息更加重要，这样就导致了信息资源无法得到充分的利用，没有发挥其信息资源的潜能，而将之束之高阁不如及时利用，以免得不到有用的信息资源，造成档案存储的浪费。并且这样也会使档案管理人员对档案信息不够了解，档案的存储也就变得毫无意义，档案的价值以及档案管理人员的价值也就无法实现。

三、新时期事业单位档案管理创新思路

（一）创新档案管理制度，强化档案管理能力

在事业单位进行档案管理时，为确保工作的有效开展，应该首先构建相应的科学合理的规章制度，引导管理人员正确掌握。一套完整的规章制度都是需要保证其工作效率，这个时候通过创新制度，来适应、弥补档案管理工作中所遇到的困难与存在的问题，也只有不断地更新，制度才能不断地与时俱进，所以才能够对管理人员的工作行为予以约束，同时事业单位也会对档案管理工作的开展给予高度重视，除此之外，也该完善制度中存在的奖惩措施，因为管理制度中奖惩措施的施行，可以调动工作人员的积极性，也通过奖惩制度树立了新的工作标准，以达到促进事业单位发展的根本目的口

（二）创新档案管理服务手段，提高档案利用效率

在档案管理这一方面不能投鼠忌器，档案的存储就是为了可以利用其信息来进行有效的工作，当然对于一些涉密档案的安全性来说，保密工作是十分重要的，但是要坚持做好开发利用与保密工作并重，着力解决重保密，轻开发的这种一再出现的问题，这就要求做严格的保密措施，不轻易将涉密档案信息放于能够与互联网进行交互的计算机上，也要严格控制和监督涉密档案的记录及利用或是发布等等，对于各种储存磁盘的管理和使用必须按照要求，編排目录、造册登记，确保档案保密工作万无一失。确保档案开放利用工作具有可操作性。按时进行对档案的整理审查工作，做好分类，以及对过期的档案及时进行解密处理，从而使得档案信息资源得到充分的利用，为经济建设提供服务。

四、结语

综上所述，只有加大创新力度，去构建完整的管理制度，才能从根本上改进事业单位的档案管理工作，改善其在档案管理工作上的低效，充分利用现在信息化所带来的优势，推动档案管理工作的发展，使其满足现代化需求，能够更好的适应当前的形势发展。

参考文献：

[1]田爽.新时期事业单位档案管理的创新思路探究[J].科技传播，2016，8（03）：60-61.

[2]王璠.关于新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].改革与开放，2015（10）：124-125.