基于信息化背景的人事档案管理探析

李永艳

摘要：在信息化背景下，人事档案作为单位人才储备的重要依据和支撑，不仅关系着各单位的人才发展状况，更为国家人才的有效培养、储备等工作提供了重要性的数据。在人事档案管理工作中，我们要加快人事档案管理信息化的进程，加强人事档案管理的标准化建设，对人事档案管理进行规范化。

关键词：人事档案；档案管理；信息化建设

1.信息化背景下人事档案管理的意义

在信息化时代背景下，加大现有人事档案数据库的规模和容量，加强信息共享与安全储存也是时代发展的需要。人事档案管理主要是从传统的实体文件管理转化为数字化、网络化，进而提高人事档案管理效率，使其更方便、快捷。在进行信息化人事档案管理时，档案管理工作需要对那些易于损坏、使用频率较高的重要档案进行数字化、网络化保存，以方便使用和查询。

1.1为社会选人用人提供方便

人事档案进行信息化管理后，档案不再以传统的纸质版形式存在，用人单位可以直接根据网络共享平台对人员进行直接快速了解，不必再像对传统形式档案一样慢慢的进行梳理、审核，这在很大程度上加快了用人单位的工作速率，同时也可减少了相关管理部门对人事档案管理的工作量，还确保了档案信息的准确性，提高人事管理部门的工作效率。

1.2增强档案原件保护

传统的纸质档案，虽说在档案室里能够保护完好，但档案拥有者一旦提出档案，安全性就不能得到充分的保障。人事档案信息化则把传统的纸质版档案信息化、数字化，会使档案的查阅保存安全性大大提高。特别是那些时间长久的档案物品，信息化实施后明显是对他们最好的保护方式。同时，档案信息化也避免了一些动机不正的人员对档案进行不合法修改。这样就可以使得档案原件能够得到很好的保护。

1.3降低管理成本

传统的档案管理无论是在空间、还是资源上都存在很大的浪费，致使人事档案管理成本居高不下。而信息化管理人事档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，这样不仅节约了保管费用，节省了占地空间和纸质费用，而且查阅起来极为方便迅速，节省了查阅档案者的时间，也避免了反复印制资料而造成的紙张和人员浪费。

2.信息化背景下人事档案信息管理的现状

新世纪以来，我国的经济水平以及科技发展水平都得到了极大的提升。而人作为发展的关键要素之一，如何科学合理地分配任务和岗位成为推动发展不可或缺的一部分。为此，人事档案管理也逐渐走到了台前，被越来越多的学者和专家重视、研究。在学术界已有不少的研究员对人事档案管理的发展进行了研究，对其在发展中出现的问题以及如何将其信息化、高效化等不同层面进行了相关的研究。

2.1缺乏强有力的监督

有些企业在人事档案管理上缺乏强有力的监督，导致档案信息管理工作效率低下，现代信息技术的作用没有发挥到最佳。档案管理者与档案拥有者之间的关系没有划清，在日常工作中往往会出现不必要的麻烦，一些企业管理仅仅是依靠行政管理来监督档案管理工作，没能很好地发挥法律监督作用，造成政府对档案的监督工作也不是很理想。

2.2工作人员业务素质不够过硬

档案的管理需有专业的监管人士进行操作管理，但是很大一部分档案管理者并没有相关的资格证，有的甚至是临时调用，自身专业素质不过硬、对档案管理工作没有热情，使得工作效率大打折扣。

2.3自身机制薄弱

自身机制薄弱，领导对档案管理工作不重视在很大程度上使得档案信息化管理不能正常进行。领导的不重视导致相关专业人员不能到位、相关规章制度落实不下去，各部门对此工作相互推诱，不能很好地进行沟通。这就导致了大家都不把档案管理当作一件重要的事，在进行档案处理时往往也就会临时抽派一些人进行整理，以致档案信息管理不能很好地进行。

3.人事档案管理信息化建设研究

3.1重视人事档案管理信息化建设的安全机制

人事档案信管理信息化建设也需要建立起相应的安全机制，事业单位要建立起相应的档案信息管理规章制度，同时对现有档案信息安全保障系统加以完善。要做好日常档案信息的备份工作，同时建立起相应的档案恢复机制，提高档案存储的安全性。

3.2进行技术创新现阶段

想要提高事业单位档案管理信息化水平，不能只提高对其工作重要性的认识，同时也要切实保障工作所需的物质因素。针对于此，事业单位必须要革新原有的档案管理观念，要与时俱进，朝着建立信息化档案管理的方向发展。在实际操作时，事业单位首先要做好档案管理信息化设备建设工作，投入足够的资金来引入更加先进的技术和相关设备，同时做好设备养护工作。

4.信息化背景下人事档案管理的创新思路

4.1建立健全人事档案信息数据库

人事档案管理的信息化建设，应不断建设现代化的基础设施，提高各级各类档案管理部门以及相关档案室的基础设施配置水平，将计算机和网络技术应用到人事档案管理之中，逐步提高档案信息化应用程度，实现信息化数据库的建立和健全。

4.2提升人事档案信息化安全管理

人事档案的信息化建设，应注重健全和完善相应的安全制度，由于涉及人员的个人信息内容多，因此，提出完善的行政立法建议，推动相关配套行政规章的制定和普及，便于形成有效的人事档案信息安全和约束机制，实现人事档案信息化的法制化建设。由于人事档案管理工作需要将专业性、机密性、政治性以及严谨性相结合，当前的人事档案管理主要以人为主，即专人管理和单独存放，普遍缺乏计算机信息安全保密方面的相关知识。

5.结语

总之，随着信息技术的普及和应用为人事档案管理提供了新的方向和途径，也带来了新的机遇与挑战。人事档案信息化应吸取其它档案信息化建设的经验与教训，在科学发展的前提下，努力探索出一条向着数字化、网络化发展的可持续道路。

参考文献

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