如何加强工会困难职工档案工作管理

许中振

摘 要：困难职工档案是工会工作档案的重要组成部分，也是社会民生档案的重要组成部分。做好县市困难职工档案工作，对于服务社会民生，工会依法维护职工合法权益，促进社会和谐稳定具有十分重要的意义。由于困难职工具有广泛性、动态性、替代性等特点，导致建档不完整、不规范，影响了困难职工帮扶工作的开展。本文拟对县市工会困难职工档案工作管理，作几点思考。

关键词：困难职工档案；管理；思考

一、当前困难职工档案管理存在的问题

（1）档案缺乏系统性。困难职工档案，一般由困难职工原始档案、综合统计资料档案和工作资料档案三部分组成。困难职工原始档案，是指困难职工的家庭基本信息和致贫原因档案材料；综合统计资料档案，是指帮扶工作综合统计档案，包括困难职工户数，家庭平均收入，致贫分析数据、帮扶资金支出等；工作资料档案，是指开展各种帮扶工作中形成的其它具有保存价值的材料，如党政、工会出台的困难职工帮扶政策文件，帮扶制度，各类帮扶会议，工会开展的“春送岗位、夏送清凉、秋送助学、冬送温暖”活动等。三类档案材料构成了一个完整的综合体系，缺少任何一项，就会导致档案缺乏系统性。而实际在建立困难职工档案中，后二类材料或是缺乏，或是保存在工会其它文书档案中，导致档案缺乏系统性，难以充分体现工会的帮扶工作状况。

（2）原始档案缺乏完整性。困难职工原始档案是指以困难职工家庭为对象建立的档案，包含职工及家庭成员信息，收入状况，困难程度，造成贫困原因，如下岗失业、重大疾病、子女教育、意外灾难等因素，还包含各类原始证件、单据等证明材料，如职工住院证明，医药支出发票、子女就学证明等。这是困难职工档案的主体和基础，也是制订帮扶政策，开展帮扶工作的主要依据。但由于基层工会对困难职工帮扶工作重要性认识不足，在信息采集时不认真，不仔细，导致部分项目信息不实，如家庭成员及其收入状况，致贫原因等，收入状况和困难描述不符逻辑性等，致使原始档案缺乏真实性和完整性。

（3）归档缺乏规范性。困难职工立卷归档缺乏统一操作规范，许多县市工会，困难职工原始档案没有按档案的要求统一编码装订、立卷归档，基本流散于文件和资料中，没有按年度整理，没有注明保管年限，没有纳入工会综合档案室管理和总工会全宗目录。档案往往由职工服务中心保管，造成查询难、利用难。虽然全国总工会建立“全国工会帮扶工作管理系统”，各县市有统一的困难职工服务电子信息平台，但平台只能反映本年度的困难职工和帮扶情况，要了解往年困难职工状况和工会困难职工帮扶状况，比较困难。

（4）归档立卷重复性。当前县市域不同困难群体的帮扶工作，由不同部门管理。困难职工由工会管理，困难党员由县市委组织部门管理，困难残疾人由残联管理，普通困难群众由民政部门管理。基层单位包括社区、村，在年度上报困难群体信息时，缺乏统一沟通协调，造成多头上报，导致多头存档，重复存档，重复帮扶，影响了帮扶工作的严肃性。

二、加强困难职工档案工作管理的对策

（1）进一步提升工会系统档案意识，营造困难职工档案工作的良好氛围。一是要在工会系统内部广泛宣传困难职工档案工作的重要性，学习党委政府关于加强困难群体帮扶工作的意见，增强做好困难职工档案工作的自觉性。二是要加大档案教育培训力度，提高困难职工建档工作的业务水平。三是把困难职工档案作纳入工会重要工作内容，并列入年度考核。

（2）建立健全困难职工档案三级网络，提高困难职工原始信息准确性。一是明确县市职工服务中心、乡镇街道职工服务站和基层职工服务点为工会困难职工档案管理的责任单位，形成县市困难职工档案管理工作三级网络。二是明确各中心、站、点的工作职责，基层職工服务点的职责以采集困难职工原始信息档案为主，按实填写困难职工家庭申请表，并收集相关证明材料，并上报；乡镇街道职工服务站的职责以审核为主，对服务点上报的材料进行审核，材料是否真实有效，材料是否符合逻辑，困难条件是否符合等，并上报县市职工服务中心；县市职工服务中心以复核、数据录入，归档立卷为主。三是各中心、站、点明确一名工作人员，具体负责抓好档案工作。

（3）规范档案材料的整理归档工作，提升档案工作质量。一是制订各类规章制度，制订《困难职工档案归档范围》《困难职工档案信息采集、审核、归档程序和立卷规定》《困难职工档案年度更新与保存制度》等。二是把困难职工档案纳入工会档案管理范畴，确定与工会档案相应的保管期限，处理好困难职工档案相对独立性与工会档案综合性的融合问题。三是加强与有关困难群体帮扶部门的沟通和协调，在档案数据录入前，与其他困难群体档案管理部门进行协调，实行资源共享，对重复建档的困难职工，及时调整处理，避免档案重复性。四是加强对困难职工的动态管理，以年度为界限，对在档困难职工情况进行一次了解，对已脱贫、不符合困难职工条件的，退出困难职工档案管理系统，其纸质档案按规定归档。

（4）加强困难职工档案信息化建设，建立三个档案载体。一是传统档案载体。即按常规档案管理规定，按困难职工原始档案、综合统计资料档案和工作资料档案三类进行归档，按年度纳入工会档案范围。二是虚拟档案室载体。按档案数字化、信息化建设标准要求，对困难职工档案进行扫描作数字化处理，建立虚拟档案室，并与县市档案馆接洽，纳入县市虚拟档案馆，储存在县市虚拟档案馆数据库，也可以通过链接，与其他民生档案组合，纳入民生档案数据庫网络体系，成为民生档案一部分，便于查询利用。三是“全国工会帮扶工作管理系统”档案载体。把困难职工原始信息输入全国总工会的“全国工会帮扶工作管理系统”，以户为单位，输入家庭成员各类信息，如家庭成员基本情况，工作单位或入学学校，工资收入，家庭成员平均收入，健康状况，致贫原因等，能快速查阅当年度困难职工个人基本情况，还可通过数据处理，分析了解当年度困难职工分布情况、家庭结构、年龄结构、收入结构、就业结构、致贫主要因素等，为工会制订帮扶政策，开展帮扶活动提供依据。

三、结语

总之，困难职工档案既是工会工作档案的重要组成部分，也是社会民生档案的重要组成部分，做好困难职工档案工作，对于工会精准帮扶，依法帮扶，维护社会和谐稳定，促进企业转型升级，具有十分重要的意义。

参考文献

[1]梁雪花.关于民生档案工作的几点思考.云南档案，2014（12）.

[2]周海红.如何做好困难职工帮扶档案管理工作.兰台世界，2013（08）.