档案管理在新形势下的有效性

李传涛

摘 要：档案是历史的真实记录。随着社会的发展，信息技术的进步，把档案看成文件库的传统认识正在被记忆库和知识库的认识所取代。办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算機和通讯技术的结合，形成了信息技术产业。做好档案工作，不再仅仅是保持档案资料的齐全和安全，更要做到资料的完整性、管理的规范性、利用的有效性。新形势下如何做好档案管理工作，给档案管理工作提出了更高的要求。

为了更好地做到档案工作的与时俱进，加快档案信息化资源建设，从而实现档案管理从手工型向数字型、从封闭或半封闭型向开放型转转变，笔者以为要从以下方面予以着手，才能切实提高档案管理工作的有效性。

一、档案管理概况

随着科技的进步和计算机网络的深化应用，档案信息化管理越来越受到广泛重视。通过档案信息化管理系统的应用，建立了计算机档案数据库，利用计算机编制了档案案卷目录、分类目录、专题目录、全引目录等多种检索工具，实现了档案计算机网络检索。同时有效地实现与其他业务系统（如办公自动化系统、合同管理系统、财务管理系统等）的无缝连接，及其电子文件的实时物理归档，极大地提高了档案的利用率。为开展发展规划、运行分析等各项活动发挥了积极、重要的作用。

二、现代档案管理的存在的问题

虽然随着时代的发展，我们的档案管理取得了一些成绩，但由于历史、人为、技术及管理方在面的原因，与档案管理的现代化及今后社会发展的需要还存在着一些差距和不足。

（1）档案管理与社会生产力的发展还不能有机融合。

为实现档案管理需要，我们建立了一系列各种专业的计算机管理系统，这些系统承载着大量的管理信息，并且随着社会的发展而快速的更新。但一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统相融合，档案管理人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分或基本接收不到档案。

（2）社会对档案管理的重要性认识不足。

一直以来，社会一些部门只注重物质文明的建设，而忽视了的档案建设。再加上部分的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，库藏档案资源不够丰富，影响了日后为生产力的发展提供档案服务和工作支持，使对于档案的需求和对档案的利用难以取得预期效果。

（3）档案管理现代化体制机制还不健全。

档案科室内部分工不细，未形成档案管理部门与各业务部门工作的有效联动，在工作过程中形成的材料归档还比较难，导致档案管理工作与其它工作相比相对滞后。

（4）档案队伍的素质与社会生产力的发展还不相适应。

由于历史原因，许多单位档案管理岗位属于人员安置型，造成目前档案管理队伍中整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。

三、加强现代档案管理的建议

（1）按照档案管理要求，定期整理打扫档案室，做好档案室环境工作和档案信息的保护工作

（2）与各部门沟通协调资料归档相关工作；

（3）做好电子数据的收集、整理，维护和利用好文书档案管理系统，努力做到收一份文，及时存录一份文件；

（4）按照档案管理制度，对单位档案室进行常态化管理，专人管理，按照标准对已入库档案进行保存，做好档案的收藏和保密工作。

（5）严格按照档案借阅制度，完善借阅程序，一般只限于在“档案阅览室”使用，并进行登记。严格履行借阅手续，借阅者要认真填写《档案借阅登记表》，不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、裁剪、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布档案内容，确保档案的保密、完整与安全。

（6）耐心细致，搞好档案工作。档案服务工作的内容比较繁琐，面对大量的日常性档案保管工作和领导临时交办的事项，我都能抓紧时间，高效、圆满、妥善地办理好，为档案室工作的正常开展提供了有效保证。

总之，档案在社会经济建设和各项管理工作中都具有重要的意义，而且是推进社会进步和发展的重要文献资料。加强和规范档案管理是具有总结过去、指导现在、规划未来的参考价值，档案管理工作的好坏，直接反应现代社会建设的成果。因此，不断夯实档案基础建设，系统完善档案管理办法，持续加大档案管理力度和优化提高档案管理人员素质，有效地发挥档案的功能和价值，就变得非常重要。

参考文献

[1]王金全；我国上市公司独立董事制度有效性研究[D]；暨南大学；2006年

[2]王玉玫；处级公务员能力建设的有效性问题研究[D]；苏州大学；2009年

[3]张东青；略论档案管理人员素质提高[N]；江苏法制报；2010年

（作者单位：山东省郓城县人力资源和社会保障局）