哈佛大学档案资源建设及其启示

吴晓茹 芦彦波 何静静

[摘要]高校档案资源建设是高校档案馆的基础工作之一，是新形势下实现高校档案创新服务的有力保障。论文综合运用文献查阅、网站调查和比较分析的方法，分别从档案资源建设的内容、方法和服务机制三个角度，对哈佛大学档案馆进行了全面的研究，指出可以从树立“大档案”意识，拓展档案利用方式，促进档案资源整合等角度入手，促进我国高校档案资源的建设与服务。

[关键词]集体记忆特色馆藏馆藏建设个人档案在线资源

[分类号]G271

Enlightenment of Archival Resources Construction in Harvard University

Wu Xiaoru，Lu Yanbo，He Jingjing

（Archives of Xian University of Architecture and Technology，Xian，Shanxi，710055）

Abstract： The construction of archival resources is the basic content in university archives works，and it also provides a strong guarantee for the realization of innovative archival services in new period. This paper comprehensively investigates and discusses the contents，methods and service mechanism of the archival resources construction in Harvard University through the literature review，the website investigation and the comparative analysis methods and also suggests that university archives can establish the consciousness of "total Archives"，expand the ways of archives utilization，and promote the integration of archival resources. In order to provides inspiration and reference for the construction and service mode of university archival resources in China.

Keywords： Collective Memory； Characteristic Collection； Collection Construction； Individual Ar？ chives； Online Resources

档案资源建设是档案馆的立身之本、档案事业的发展之基、档案开发利用之源，也是衡量档案事业发展水平的重要标志之一。国外高校档案资源建设最早可追溯至17世纪，发展到今天已经形成了完备的馆藏体系和服务机制，特别是美国，其档案资源建设虽然起步晚，但发展迅速，目前处于世界领先地位。2016年4月，国家档案局制定了《全国档案事业发展“十三五”规划》，进一步提出了丰富和优化档案馆藏的工作要求。由此可见，档案资源建设目前仍是我国檔案事业发展的重点工作之一，高校档案馆应顺应时代要求，进一步加大高校档案资源建设力度，在丰富档案馆藏的同时不断优化馆藏结构，为档案事业的发展奠定基础。本文深入探究哈佛大学档案资源的建设理念、工作方法及其服务机制，力求为我国高校档案资源建设起到一定的参考作用。

哈佛大学档案馆作为收集和保管哈佛大学形成的档案（下文简称“哈佛档案”）的官方单位，其档案资源建设可追溯至1636年学校成立之时。1851年12月，董事会首次认识到大学档案的重要性，并提出改善档案保管条件的建议，为档案资源建设提供了基础保障。1939年，董事会对档案资源建设的基本内容（即大学档案应主要包括来往信件、记事本、备忘录、期刊、账簿、官方印刷文件等）做出了相对明确规定。其后，董事会分别于1951年1月和1988年10月对大学学术论文（保管5年以上）、行政管理档案（保管50年以上）及个人档案（保管80年以上）的开放年限及其利用办法进行了修订，在充分尊重科研档案版权、个体隐私的同时，有效保护了档案的完整与安全。1995年3月，董事会决定大学档案的管理工作由学校档案馆统一指导，并制定了正式的哈佛大学档案管理办法，在原有内容上增加了照片、视频、录音、图纸、地图、计算机数据、电子邮件等不同载体档案，进一步丰富和完善了档案资源建设的内容及档案管理流程[1]。

1哈佛大学馆藏档案特点

正如哈佛大学档案馆网站主页上显示的“People. Discoveries. Change. History”，哈佛档案以记录历史、传承文明、服务社会、造福人民为宗旨，见证了学校自建校以来在将近400年的时间里如何从一个小学院演变成为一所国际一流的现代研究型大学的过程。

哈佛档案馆藏主要包括：涵盖学校800多个管理部门、学院和科研机构的行政管理综合档案，大学出版物，手稿及学位论文，教职工、学生、校友的个人档案及其组织机构档案，照片、视觉档案，反映学校参与国家和世界大事的历史相关档案以及记录剑桥、波士顿等的地方史档案等[2]。其具有以下特点：

1.1以行政性、学术性档案为中心，构建哈佛历史大框架

哈佛大学行政性档案全面、完整地记录了哈佛大学从教学到餐饮服务、居住生活、建筑建设和筹款等各方面的内部管理过程，还记录了哈佛大学参与国家和世界活动的历史情况。从广泛的角度来看，哈佛行政性档案反映了美国高等教育的兴起及其发展历程，以及哈佛内外学术思想发展和社会政治变革的过程。例如，1653年亨利·邓斯特（Henry Dunster）校长的备忘录，记录了当时哈佛大学的现状。

此外，哈佛大学学术性档案汇集了建校近400年来的学术结晶，主要保存有哈佛大学历年出版的书籍以及18世纪以来哈佛大学和拉德克利夫学院的数以千计的博士学位论文、硕士毕业论文、本科荣誉论文、获奖论文等。例如，美国思想家、文学家、诗人爱默生的毕业论文《伦理哲学现状》（The Present State of Ethical Philosophy）在1821年获得鲍登奖（Bowdoin Prize）；犹太裔外交官亨利·基辛格（Henry Kissinger）（原美国国家安全顾问，1973年诺贝尔和平奖获得者）1950年的博士论文《历史的意义》（The Meaning of History）。这些论文、手稿体现了哈佛大学在文学、医学、法学、商学、物理学等多个领域所拥有的崇高学术地位及广泛的影响力。

1.2组织档案与个人档案并重

哈佛大学档案馆收集了自18世纪初期以来超过200个哈佛大学毕业班和近800个曾在哈佛工作或学习过的学生、校友及教职员工的组织机构档案和出版物，例如：期刊、报纸、网站、博客和海报、明信片、公告、门票、节目单、别针、奖牌等资料。这些组织档案不仅反映其成员在田径、音乐、文学、政治、宗教、科学等各方面的广泛兴趣和关注程度，更打造了师生、校友对学校的共同记忆，增强了他们对母校的凝聚力。同时，哈佛大学档案馆也非常重视对个人档案的收集与保管，从17世纪至今，在人事档案管理方面收集了超过1500名活跃在哈佛校园的、曾和哈佛大学产生重大联系的教职工、高层管理人员、学生、校友及其家庭产生的论文、手稿以及他们的信件、日记本、剪贴簿等档案。

1.3全面发展中注重开发特色馆藏

哈佛大学馆藏档案类目众多、形式多样，除了纸质、电子档案外，还保存有大量的视觉档案，如18世纪哈佛建筑物的绘画作品和印刷品、19世纪以来哈佛教师、学生的肖像照及记录学校校园活动、周边环境变化的照片档案等；同时，哈佛大学档案馆还收藏有著名人物档案、外国文物档案等特色档案，如哈佛档案馆独家收藏的西奥多·怀特（中文名白修德，二战期间《时代》周刊驻重庆的首席记者）人物档案，记录了作者的48年记者职业生涯，共计232盒，是研究中国抗战历史珍贵的人物档案之一[3]。

2哈佛大学档案资源建设方法与服务机制

2.1哈佛档案资源建设方法

为了做好哈佛档案资源的建设与服务工作，哈佛大学档案馆设立了专门的馆藏发展部（Collection Development Department，CDD），负责学校档案的收集、保管和服务工作。哈佛档案的建设来源除了校内各部门的档案移交外，还有订阅、转让、捐赠、购买和网络获取，其中，企业、教会、个人的档案捐赠是哈佛档案的重要来源之一，并在其资源建设中发挥着不可或缺的作用。

哈佛档案的捐赠活动起源于建校之初约翰·哈佛牧师在其临终之际的慷慨捐赠，人们为了纪念这位捐赠家，于1639年将该学校命名为哈佛学院，1780年更名为哈佛大学[4]。哈佛档案馆传承了学校的捐赠文化，倡导“帮助建立哈佛历史”的捐赠理念，鼓励各部门、各当事人以及捐赠者在丢弃或重新处理个人材料前（特别是在搬家或退休前）主动联系档案馆，与档案工作人员一同鉴定出有保存价值的历史档案材料，从而有效填补学校官方档案中未能涉及的空白，使哈佛档案资源更为丰富和全面。在遵循学校档案管理政策和尊重捐赠者意愿的前提下对捐赠档案登记造册、编目后，根据捐赠档案的规模、复杂性、限制性等特点，逐步向公众开放利用[5]。

虽然档案馆的多数馆藏都是通过捐赠或礼物获得，但档案馆也會购买与哈佛历史有关的独特或稀有物品，如哈佛大学于1870年毕业典礼日颁发给理查德·西奥多·格林纳（Richard Theodore Greener）（第一位非裔毕业生，标志着哈佛大学在种族歧视问题上的解放，黑人学生与白人学生拥有平等的受教育机会[6]。）的哈佛文凭便是档案馆最近收购的项目之一。

2.2哈佛馆藏档案服务机制

哈佛馆藏档案面向所有人开放，不仅包括本校教师、学生、管理人员，还包括世界各地的历史学家、科学家、家谱学家、广播记者、电影人等各类人员。为了更好地开发利用馆藏档案，哈佛档案馆通过编研档案专题文献、举办档案展览、推进档案资源数字化、搭建档案资源网络平台等方式，进一步发挥档案的教育、文化和公共服务功能。

（1）采用线上线下结合方式，为学校的行政管理及教学、科研提供专业咨询指导服务

馆藏档案辅助学校的行政管理工作。档案馆为行政人员在制定部门政策、编撰部门史志、举办周年纪念和开展特定活动时提供咨询和帮助服务。同时，为更好地帮助行政人员管理办公文件，有效控制部门成本、优化办公空间、提高办公效率，特别举办了办公文件整理与保管、档案异地存储、电子邮件管理等档案专题研讨会[7]。

馆藏档案助力学校的教学、科研工作。利用馆藏档案为教师提供课程发展史、数字化教学、研究导论等服务，帮助教师实现创新的、交互式的亲身体验教学[8]，还为教师的课题研究提供专业的咨询服务、文献支持和持续追踪等档案服务。2000年至今，研究人员利用哈佛档案出版和发表的作品数累计达到850余篇，其中近5年平均每年有70余篇研究成果[9]。

（2）开展主题丰富、形式多样的展览活动，尽显人文特色

哈佛档案馆通过发布档案工作动态和展览信息，进一步拉近档案馆与社会公众的距离，增加档案的宣传力度和影响力。这些展览主题多种多样，不仅有当前社会研究热点的历史主题展览，例如“历史的束缚：哈佛、奴隶制和档案馆”，在帮助公众了解历史的同时，引发公众对当下种族歧视、少数民族合法权益等社会问题的思考；也有历史人物纪念日主题展览，例如“JFK的哈佛|哈佛的JFK”，全面、生动展示了约翰·肯尼迪总统与哈佛大学的相互关系和相互影响；还有诸如1826—1914年哈佛图书馆书信展览的特色展览，通过图书馆妇女工作的真实记录，揭露了19世纪末和20世纪初美国性别歧视、女性教育的历史问题[10]。这些展览大多是免费开放，目的就是让更多人认识档案的价值，提高对档案的关注度，充分满足大众文化需求的同时，彰显档案的人文关怀。

（3）搭建强大的在线资源平台，为用户提供便捷高效的检索体验和网络服务。

为了更好地满足用户的查档需求，档案馆大力推进档案资源的数字化工作，为用户提供了一系列数字档案资源在线检索系统。一方面，实现了与图书馆、博物馆等机构的资源整合与跨库检索。哈佛大学图书馆在线信息系统（HOLLIS）收录了哈佛大学所有图书、期刊、图像、档案、手稿、音（视）频等多载体资料信息，为用户提供多语种、多元化及“一站式”检索服务[11]；另一方面，为用户提供人物传记研究、哈佛招生专题、哈佛历史汇编、哈佛建筑物等九大类专题档案的在线资源检索，如哈佛-拉德克里夫在线历史参考书架、课程目录、管理人员和毕业生目录、网站目录、校报等数据库[12]。

3哈佛大学对我国高校档案资源建设的启示

3.1解放思想，开拓视角，进一步扩大档案的收集范围，树立“大档案”意识

哈佛大学档案资源内容丰富、来源广泛，已远远超出传统档案的收集范围，不仅有学校行政管理档案、教师档案、出版物档案、校友及其组织机构档案，还有丰富的照片和视觉档案以及哈佛历史、地方史档案等，可以说，哈佛大学档案馆已不仅仅是学校档案的保管单位，更是哈佛记忆的构建者与传承者。因此，国内高校应借鉴哈佛档案资源建设经验，进一步树立“大档案”意识，扩大我国高校档案的收集范围，建立内容丰富、结构合理、门类齐全、形式多样且具有学校特色的档案资源体系。

（1）注重档案资源来源的层次性，不仅要收集学校党政管理部门、院（系）及附属机构在其公务活动中形成的官方档案，还要加大对散存于民间的非官方档案的收集力度。如：征（收）集学校领导、知名学者及历届校友的私人档案，鼓励他们捐赠档案；对学校的优势学科，要尽可能多样化地征（收）集其在建设、发展过程中散存于教师手中的各种材料。除文字资料外，图纸、模型、器具等具有较高学术价值和史料价值的实物也应视为归档对象，从而在材料的全面性和独特性方面体现出学科优势。

（2）加强高校特色档案资源的收集工作。首先，在收集学校管理人员、教师、学生及校友个人档案的同时，注重收集他们所在的组织机构档案，例如学生社团、教师社团的期刊、报纸、公告、奖牌及举办的活动等资料，利用组织机构档案进一步构建师生、校友的共同记忆，增强他们的凝聚力和母校情；其次，档案资源建设还应与时代需求、社会热点问题的研究相结合，通过资源整合，推动如“学科发展”“双一流建设”等工作的开展，真正做到档案服务于高校发展；再次，档案载体形态上要重点扩大收集学校各项活动中的照片、录像、录音等声像档案和电子邮件、网站及微信、微博等多媒体档案，积极开展“口述校史”“学校记忆”等口述档案工作，以“大众记忆”的方式从多个角度、多个侧面生动、真实地再现学校的发展历程，弥补官方档案无法记录的历史空白。

3.2进一步加强档案资源的信息化建设，积极采用灵活多样的档案利用方式

（1）信息化是档案资源建设的必然趋势，是实现档案资源建设向现代化迈进的必由之路和重要标志。哈佛大学档案信息化建设已实现了各类馆藏档案的数字化转化、电子档案在线归档以及跨部门协作、面向社会提供网上服务等功能。国内高校档案信息化建设虽然起步晚，但在“开放、协同、共享”的新时代新理念引领下，已初步建成以局域网、校园网、因特网为平台，以档案信息管理系统为支撑，以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息发布为基础的档案信息化体系[13]。高校档案馆应在此基础上再接再厉进一步实现以信息化为核心的档案管理现代化。一方面，档案馆要以用户需求为导向，以档案利用率为标准，采用急用先上、有条不紊、逐步推进的方法全面完成存量数字化工作；另一方面，档案馆要以各高校建设数字校园为契机，建设集成化的数字档案馆平台，实现增量电子档案网上归档及远程服务的同时，对接学校其它业务系统，实现资源共享；最后，在智慧地球、智慧城市的发展带动下，档案馆应进一步加强校企合作，利用云计算、大数据、移动互联、数据挖掘、人工智能等新一代信息技术实现智慧档案馆的建设，以互动协同的互联、全面透彻的感知和度量、嵌入智能数据分析机制，充分挖掘档案知识，实现档案业务流程的智慧化管理与应用，为学校、社会提供泛在、多样、灵活、高效的档案服务。

（2）在档案资源服务方式上，档案馆要打破传统的“等客上门”，变被动服务为主动开放，以数字化档案资源为依托，在档案馆原有服务基础上搭建档案网络利用平台，为用户提供便捷高效档案检索服务的同时，开展线上、线下主题丰富、形式多样的档案教学、参观和展览活动。展览的形式不仅限于文字、图片，还要运用三维立体建模技术、Flash动画等多媒体技术开辟网上三维展厅，最大限度营造真實场景，使在线参观如临其境。例如，建筑类高校档案馆可与院（系）合作，利用3D、BIM等建模技术将静态的基建档案图纸转化为可动态演示建筑物从设计到建成全过程的立体模型，为公众带来更为直观的档案接触和了解。在此基础上，档案馆可成立大学生档案实习基地，利用馆藏档案为教师的教学以及大学生的课程设计、毕业实习等提供教学资源，更好地发挥高校档案在教学、育人方面的作用。

3.3促进档案馆与各院系、各部门的资源整合，建立档案资源共享联盟

哈佛大学档案馆在其发展中一直秉承为全球用户服务的理念，其档案资源不仅向全球学者免费开放，而且为了满足档案用户多元化、利用目的多样化的档案需求，哈佛档案馆还利用各种智能化技术对不同类型、不同特点的档案信息资源进行了整合。例如哈佛档案馆与各学院联合开发的“哈佛大学在线课程目录库（简称A-Cats），包括了2005年至今哈佛各学院的课程库、教师库和教学日历库三个相互独立的数据库。国内高校在档案建设中也要秉承开放共享的理念，科学整合并合理开发档案信息资源，建立地区间或高校间档案资源共享联盟，通过搭建统一的档案资源检索平台，实现档案信息资源的跨系统、跨层次、跨地域的无缝链接。例如学校档案馆可以与学院合作，根据学校的办学特色及学科优势，征集本校教师相关课题研究成果，之后共同加工整合成专题档案，为学校在争创双一流建设中发挥档案价值；还可以与学校图书馆、校报/学报编辑部合作，通过档案馆网站实现各种在线学术资源及校报/学报文章的整合，使用户能够真正享受到“一站式”的跨库检索和全文浏览服务。

参考文献

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[3]张瑾.探寻海外档案中的战时重庆图像—以哈佛大学白修德档案为例[J].复旦学报（社会科学版），2013（2）：52-59.

[4]环球网.哈佛大学吸引巨额捐款背后有诀窍？[EB/OL].[2018-04-01].http：//hope.huanqiu.com/globalnews/2014-10/5184365.html.

[5]Harvard University Archives. How We Care for Collections[EB/OL].[2018-04-05].http：//library.harvard.edu/universityarchives/donating-materials/how-we-care-for-collections.

[6]Harvard University Archives.Harvard University Archives： Recent Acquisition[EB/OL].[2018-04-05].http：//library. harvard.edu/university-archives/recent-acquisition.

[7]Harvard University Archives.Records Management Workshops[EB/OL].[2018-04-05].https：//library.harvard.edu/recordsmanagement-workshops.

[8]Harvard University Archives. Faculty/Curriculum Support[EB/OL].[2018- 04- 05].https：//library.harvard.edu/university- archives/using-the-collections/faculty-curriculum-support.

[9]Harvard University Archives.Faculty/Current Research[EB/OL].[2018- 04- 05].http：//library.harvard.edu/university- archives/current-research.

[10]Harvard University Archives. Featured Item： Harvard College Library Letters，1826-1914[EB/OL].[2018-04-05].http：// library.harvard.edu/university-archives/feature-item/14_WomenLibraryLetters.

[11]俞德鳳.谈哈佛大学图书馆在线联合目录[J].图书馆学研究，2010（6）：98-101.

[12]Harvard University Archives. Online Resources[EB/ OL].[2018-04-05].http：//library.harvard.edu/university-archives/ using-the-collections/online-resources.

[13]国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》.[EB/OL].[2018-04-01].http：//www.cngsda.net/art/2016/4/11/ art_57_33934.html.