强化学校档案资源建设的途径

孙洁

摘要：学校档案真实记录了学校在各类教学、科研及管理活动中形成的第一手材料，不仅是学校重要的信息资源，而且是学校宝贵的管理资源和文化资源，其信息量大，涉及内容广，只有加强管理、有效整合才能切实发挥出学校档案资源的价值。

关键词：学校；档案；资源；管理

一、强化学校档案资源建设的作用

现代信息技术的飞速发展和普及应用在很大程度上改变了信息的产生、传播、保存、利用等方法及渠道，人们对各类社会资源的优化配置有了更大更高的追求，各类社会资源只有实现高效的整合，才能满足现代社会对资源配置的需要。学校档案资源信息为学校事业的顺利开展、学校决策的制定提供了有力的依据，是促进学校健康发展的前提，而长期以来，学校档案管理受到硬件投入不足、管理人员匮乏等方面的影响，管理的水平不高，档案资源较为分散，档案信息质量不高，档案管理部门条块独立等现象比比皆是，使档案资源难以实现有效整合，不仅极大地制约了学校档案信息作用的发挥，而且造成管理及学校硬件建设上的浪费重复，有悖于学校各个部门的职能精简、统一、效能原则，难以实现档案资源的最大最优利用。

学校进行档案资源建设是提高学校档案管理效率、充分发挥学校档案信息作用的有益探索，也成为衡量学校档案事业发展的新指标。对分散的学校档案资源进行有效整合、集成，有利于提升学校档案管理工作的针对性和时效性，促进学校档案资源的开发和共享，充分发挥学校监督综合信息的优势，加快发展战略的建设发展进程。学校资源的整合需依托互联网，充分利用信息化的手段才得以实现。

当前学校档案资源的整合主要包括数据资源的整合、系统资源的整合、管理资源的整合三个方面。其中，数据资源的整合需通过数据复制、聚集与数据接口等技术化方式，将物理位置相分离的数据有效地整合起来，实现学校档案资源的共享；系统资源的整合则需要充分集结学校各部门的力量，构建起统一的档案资源管理平台，避免出现档案数据的重复建设、数据不一致等现象；而学校档案资源的整合归根结底是为了更好地开展档案管理工作，因而还需通过整合档案管理资源，充分提高档案资源的利用率。

二、学校档案资源建设的途径

（一）加强对学校档案资源建设的重视。学校档案资源建设工作涉及的范围较广，没有具体的实例可供借鉴，且具有极强的原则性和政策性，有众多条文的约束，实施起来并非易事，需要领导予以高度的重视，给予资金、技术方面的有力支持，方能顺利实施。因此，学校的主要负责人应加强对学校档案资源建设的重视，认真听取档案资源建设情况汇报，根据学校实际修改并实施方案，亲自抓管，将这项工作纳入学校的重要工作议事日程中，切实予以安排、部署、检查、考核，召开档案资源建设工作领导组会议，解决整合过程中遇到的各种具体情况，并成立科学有效的领导管理制度，层层分布落实，做好档案资源建设工作的人员落实工作，实现责任到人、责任到岗，抓好各项工作的开展执行情况，提升部门的工作面貌，使职工关系更和谐，环境更美好，工作更认真，为学校档案资源的整合提供良好的氛围及环境。同时加大资金投入，为学校档案资源的整合拨付专项经费，配置学校档案管理及资源建设工作所需的各项硬件设备及软件设备，保证在人力、物力、财力方面的投入能够满足学校档案资源的需要。

（二）从技术层面促进学校档案的资源建设。适当、成熟、先进且通用性强的技术方法是有效推进档案信息资源建设的必要条件，而当前学校档案资源建设过程中，技术选择不当、成熟度不够、过时、数据库异构，系统软件五花八门，信息资源孤岛等现象仍是影响学校档案资源建设的突出问题。现代信息技术发展迅猛，为学校档案的资源建设提供了较多的新方法和技术，学校档案管理人员可以利用诸如数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等方法及手段，将传统介质的文献资源和已经归档保存的电子档案进行系统有序的保存、整合。同时采用诸如Java B/S等先进的开发技术，建立学校档案资源建设系统的多层架构，包括系统层、平台层、应用层、决策层，其中系统层涵盖操作系统、数据库和应用服务器，是整个系统的软件支撑平台；平台层包括系统管理平台、中文数据库平台、报表平台和安全平台，是资源建设软件的架构基础，保证技术软件的稳定性、可维护性、安全性、扩展性和集成性；应用层涵盖用户注册、数据采集和转换、权限控制、系统维护等多个功能模块，处理学校同档案资源建设过程中的各项业务功能；决策层提供学校档案的信息辅助决策与服务。诸如XML等先进的计算机接口技术也为学校档案资源的整合实现数据的汇总和转换提供了路径，促进学校档案资源系统结构的统一发展，为学校档案资源的便利、快捷、有效使用奠定基础。

（三）推进学校档案的信息化进程。随着计算机技术和互联网的快速发展和普及，信息化的网络技术在我国各行各业广泛分布，包括政府办公、医院看病、企业生产和学校教育等方面，尤其在学校档案方面更为明显。档案信息化建设是一种新的发展趋势，是社会经济与社会发展的宝贵信息资源，可以说此档案信息化是档案事业跟随信息时代社会发展的必然方向。学校档案作为国家档案的重要组成部分，推进学校档案的信息化进程，需要从以下几个方面进行：一是提高档案管理员工的综合素质。信息时代下学校档案人员除了要掌握学校档案管理的专业知识外，还需要有过硬的计算机技术应用的基本技能，利用现有知识和信息进行分析、综合、加工成利用者所需信息的内容，并通过信息技术发布或采用其他服务方式提供利用。同时还可以培训档案管理人员运用电子计算机管理学校档案，掌握微机管理的相关知识和操作技能等方面的知识，加强学校档案人员的综合能力。二是建立全面的档案安全体制，建立和完善各类信息资源安全保障体系是推进学校档案的信息化进程非常重要的举措，建立电子归档制度和文件管理的记录系统，设立档案信息系统的防火墙，采取重要文件异地备份保存制度，同时严格执行保管制度，落实专人负责，做到规范操作软件，有序利用档案。三是建立完善的电子文件管理体系和网络系统。电子文件管理体系需要依靠多部门来完成，如网络技术部门和档案部门互相传送文件可以借助管理网络，选择建立依附在信息管理网上的专用系统來传送文件。同时建立档案完备网络系统，计算机和数字化操作的综合应用，涉及的部门众多，包括部门内部的服务器网和社会服务网等局域网相结合的整个网络体系，需要大家共同维护处理。