论基层事业单位档案管理现代化实现路径

王岩

摘 要：当前基层事业单位档案管理数量较多，档案管理人员面临严峻的考验。将现代化理念及技术应用于基层事业单位档案管理工作之中，有效保障档案管理工作效率，从而提升了基层事业单位档案管理现代化建设水平。从当前基层事业单位档案管理中存在的问题入手，简要介绍档案管理现代化的实现路径。

关键词：基层事业单位；档案管理；现代化

中图分类号：F24 文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.17.032

信息时代背景下，档案管理工作发生了巨大转变，将现代化管理技术与理念应用于档案管理工作之中，有助于档案管理工作效率得以提升，从根本上解决基层事业单位档案管理工作量较大的问题。因此，基层事业单位应加强档案管理工作现代化建设，根据单位实际情况部署档案管理现代化方案，从而实现加快基层事业单位现代化办公的发展步伐。

1 当前基层事业单位档案管理中存在的问题

1.1 基层事业单位档案管理制度缺失

当前大部分基层事业单位均制定了档案管理制度，但制度执行力度较低，造成诸多问题，比如档案格式不统一、序号缺失、案卷标题不全及组卷遗失等等一系列问题，致使档案管理工作实际作用难以体现。另外，部分基层事业单位档案管理制度针对性不足，与单位实际情况差异较大，导致档案管理工作人员难以按照制度开展日常工作，从而造成档案管理工作缺乏必要的规范性。

1.2 基层事业单位档案检索效率低下

传统模式下档案资料检索需要人工处理，根据档案类型找到其编码，再通过编码找出档案资料，这种检索形式所需时间较长，如需要批量找出大量文件，则需要多名管理人员共同开展检索工作，极大浪费了档案管理人力资源。当前计算机档案管理检索较为方便，但因部分基层事业单位信息化程度不足，致使部分档案难以通过计算机实施检索，极大影响了档案管理效果。另外，基层事业单位档案信息管理平台检索功能需要对计算机硬盘加以读取，一些事业单位计算机硬件相对落后，导致其检索时间过长，硬盘读取及响应速度较慢，这也是影响基层事业单位档案管理检索效率的原因之一。

1.3 基层事业单位档案资源利用率低

档案是基层事业单位的重要资源，对基层事业单位发展及变革具有关键作用，但在实际工作之中，一些基层事业单位没能认识到档案管理的重要性，其工作仅仅是将档案资料进行保存，无法发挥其利用价值。另外，通过档案信息管理平台能够对不同种类的档案资源进行整合、计算、分析与研究，但是部分管理人员工作水平不足，导致其无法通过档案信息管理平台实施档案整理，难以实现利用档案材料及数据的目标，进而无法提取出档案中的关键信息，使档案指导基层事业单位未来发展的需求难以满足。

2 基层事业单位档案管理现代化实现路径

2.1 基层事业单位应更新档案管理理念

基层事业单位的档案数量较大、分类比较复杂，因此档案管理人员的工作量极大，在档案管理工作之中引入现代化管理模式，能够简化档案管理人员工作流程，从而提升基层事业单位档案管理效率。为切实保障基层事业单位档案管理工作质量，应转变以往的档案管理理念，需从基层事业单位的领导人员入手，正确认识档案管理工作现代化建设的重要性，从而由上至下形成工作体系，以保证基层事业单位档案管理的贯彻与落实，进一步提高档案管理现代化水平。另外，基层事业单位在档案管理工作中应秉持以人为本原则，一方面，通过以人为本原则加强对职工的管理，激发档案管理人员的工作热情；另一方面，在为人民群众服务上也要树立以人为本原则，将百姓置于工作的首位，切实做好各项档案相关工作。

2.2 基层事业单位应完善档案管理制度

制度是基层事业单位档案管理工作有效开展的保障，当前绝大多数基层事业单位均已建立相对健全的档案管理制度。但是，随着基层事业单位的发展，原有的制度已经无法满足现代基层事业单位实际需求。针对这一问题，应针对基层事业单位档案管理制度进行创新和变革，根据基层事业单位实际发展情况，结合档案信息情况，建立更为完善的档案管理制度，从而保障基层事业单位档案管理工作效果。另外，还应加大基层事业单位档案管理制度的执行力，使档案管理制度能够切实约束管理人员的日常工作。基层事业单位可将激励机制与管理制度相结合，将档案管理制度细化，并引入岗位责任制，明确划分各个岗位的职责，每个季度及年度对档案管理人员开展考核工作，针对考核结果较好的档案管理人员，可酌情给予物质奖励和精神奖励；反之，针对季度及年度考核结果较差的人员，基层事业单位应着重分析该管理人员工作效率低下的原因，并采取针对性较高的教育活动提升管理人员工作水平，以确保基层事业单位档案管理工作质量。

2.3 基层事业单位应重视人才培养工作

管理人员专业水平高低直接影响基层事业单位档案管理质量，因此，基层事业单位应重视管理人员的专业能力培养工作。在具体工作中，根据基层事业单位具体情况，开展相应的培训教育工作，定期组织管理人员参与档案管理技能培训，从而提升基层事业单位档案管理水平。另外，在基层事业单位人才选拔方面，可吸纳部分离退休员工，这些员工有着多年工作经验，对基层事业单位各项工作的熟悉程度较高，尤其在其原有工作领域范围之内，对基层事业单位档案管理工作完善方面具有一定的权威性。除此之外，还应重视基层事业单位档案管理人员年龄结构，加大青年管理人员的培养力度，针对档案管理专业优秀大学毕业生，可予以优先考虑，大学毕业生刚刚走出校园，工作热情程度较高，但档案管理实际经验相对较少。鉴于此，基层事业单位可加强岗前培训力度，从而调整档案管理人员年龄结构，提高基层事业单位档案管理水平。

2.4 基层事业单位应建立信息化平台

传统基层事业单位档案多为纸质媒介，纸质档案在管理工作中具有诸多弊端，其档案保存、检索、共享、利用等方面工作便利性较低，因此，基层事业单位应建立档案管理信息化平台，采用该平台对电子档案实施高效管理。电子档案具有存储方便、检索速度快的优势，尤其是档案传输和共享功能极大提升了基层事业单位档案管理效率，保障基层事业单位档案信息管理水平的提高。在实际工作中，基层事业单位需全面掌握档案管理实际情况，并根据基层事业单位需求建立具有针对性的档案信息化管理平台。基层事业单位应在软件方开发档案管理系统平台，完善信息化管理系统的各种功能模块。当前档案信息管理平台包含前端、后台及数据库三个组成部分，其中，前端是管理人员操作界面，这一界面应与基层事业单位网站设计理念相一致，将各种档案类别及管理功能分门别类的设置在平台前端；后台作为基层事业单位档案管理信息化平台的数据处理部分，在建设过程中需加强对后台逻辑运算的优化，从而有效提升平台响应速度，提高档案管理人员工作效率；数据库作为档案信息的保存单元，需选择较为稳定的数据库，根据事业单位实际档案数量选择相应的容量。

3 结束语

综上所述，通过构建现代化的档案管理工作模式，切实提升基层事业单位工作水平，实现基层事业单位档案管理改革与创新，从而满足当前基层事业单位档案保存、管理、应用功能及作用，使基层事业单位更好的为广大人民群眾服务。

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