高校档案管理社会化问题分析

董亚玲

【摘 要】在社会的不断发展下，高校档案管理和利用已经从单纯的文献信息服务转变为更多元、更全面、更多层次的社会化服务。（中华人民共和国教育部、国家档案局第 27号令）颁布）《高等学校档案管理办法》规定在新的历史时期，需要提升高校档案管理的社会化服务水平。为此，文章结合现阶段高校档案管理存在的问题，为如何加强高校档案社会化管理进行策略分析。

【关键词】高校；档案管理；社会化；服务；实现方式

高校是培养高素质劳动者和国家高精尖人才的地方，因此，高校的档案资源丰富、涉及的内容广泛，包含了高校发展的历史资料、重要科研成果、国家科学发展的各种资料等，是衡量某一高校管理水平的重要标志之一。在新的历史时期，我国《高等学校档案管理办法》指出高校档案管理服务发展要为社会发展创造便利的条件，高校档案管理要注重其服务职能的实现。因而，探索高校档案管理社会化服务发展模式、构建高校档案生活服务理论是现阶段高校档案管理工作的重要课题。因此，探索高校档案管理社会化问题具现实意义。

一、现阶段高校档案管理工作存在的问题

在高校改革的深化发展下，高校的办学体制、办学规格、办学层次等发生了深刻的变化。在这样的形势下，高校领导者为了适应新时代教育发展需要，加强了对学校教学科研工作的重视。但对高校档案管理工作的重要性认识不够，在高校档案管理工作上存在一些不足，具體体现在以下几个方面：

（一）高校存档意识淡薄，收集工作困难

高校档案管理虽然在刚开始成立的时候就形成了各种规章制度，但是在具体执行上不够严格，导致一些以文件归档的档案会以归档不方便为理由不愿意归档，还有一些档案信息被个人保存，没有交由给有关部门进行统一化的归档登记管理。

（二）高校档案管理手段和服务方式落后，程序不规范

一些档案的管理内容、方式等都得到了改革，但是一些高校档案管理人员仍采用传统的方式来处理档案，这种陈旧的档案处理方式和现代化办公需求发展不相适应。在新的历史时期，高校档案应用管理应该在对外服务上实现更多的创新。

但是很多高校档案管理局限在传统方式上，结合时代变化，利用网络、邮寄进行档案管理的方式不多。高校档案社会化服务局限在现场服务方式，在日常管理上满足于档案的借阅、档案的复制等简单操作上，档案社会化服务缺乏创新。

（三）高校档案的开发利用范围有限

很多高校没有限定档案开放范围，只是进行档案的日常化管理服务，没有加强对档案服务于社会的开发利用。由于档案不同于一般私有财产，一些国家为其制定了相应的法律保护措施。但如果没有对档案实体的保护，就不会发挥出档案长久的利用服务价值。高校想要开放档案利用范围，就需要对档案开放范围进行鉴定。但很多高校受人力、物力、财力的影响，档案开放范围的鉴定工作对他们来讲存在很大的难度。

二、高校档案管理工作问题产生的原因

高校档案管理工作是高校教学和管理工作中的重要环节，目前高校档案管理工作存在着档案管理人员专业素养不高；教学档案管理混乱；档案管理工作重管理、轻服务等诸多问题。存在这些问题的主要原因有：档案管理体系不完善；档案管理人员业务水平及综合素质不够等：

（一）高校档案管理制度不完善

高校档案管理仍沿用以分部门而治的多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，各个部门的信息无法达到共享，已满足不了教育现代化发展的需要。例如其中的教学档案是教学管理和实践活动中产生的一些原始资料，包括文字材料、视频、录音等，这些资料都具有一定的保存价值，然而教学档案管理工作能够反映一个学校的教学管理及教学实践的水平。高校将其分为三级：校级、系级和教研室，三种不同类别的教学档案，也分别制定了自己的档案管理规章制度。但无论从管理体系还是规章制度来看，高校档案管理工作在逐步发展与完善，同时也存在着诸多问题。

（二）管理档案人员缺乏专业背景，经验不足

很多高校管理档案的工作人员并不是只有学习档案学专业的人员来从事这份工作，甚至有些工作人员是从零基础开始干起，任职期间没有经过任何的定期培训、交流学习以及相关的研讨会，只能靠自己慢慢在工作过程中摸索，很多档案管理工作的问题就是从这个过程中产生的，加上档案工作本身枯燥、乏味，地位轻，待遇低，难以产生吸引力，致使工作人员工作起来漫不经心、应付差事，缺乏责任心和积极性。

三、高校档案管理社会化实现策略

高校档案社会化管理的实现需要进一步加强高校和高校、高校和地方之间的横向联合、合作管理，结合社会经济发展和高校档案社会化属性，高校档案管理需要从制度、人员、设施、服务质量、效能、信息化等方面入手，结合实际探究高校档案的管理规律，进一步揭示高校档案管理和学校教职工、学生、社会公民之间的关系，实现科学化的高校档案管理，具体需要做好以下几点工作：

（一）强化高校档案管理的社会服务意识

高校档案工作人员需要树立良好的服务理念，在高校档案社会化管理工作中投入自己的热情和责任感，强化档案管理的社会服务意识。高校档案管理人员要树立档案应用的开放意识，实现档案信息管理和应用面向社会、面向公众。高校档案管理人员需要意识到，高校档案不仅仅是服务教学管理和学生就业的工具，而且也是传播历史、满足人们文化需求的重要资源。因而，在高校档案的社会化管理上需要进一步提升档案的开放度，变档案管理工作由被动到主动，积极创造条件，发挥出高校档案服务社会的作用。

（二）加强对档案的社会化宣传

高校档案管理部门可以利用档案馆，定期组织开展各种专题展览，加强对高校档案馆馆藏资源和文献资源的合理、高效利用，提升社会档案意识。另外，高校档案管理需要将社会宣传工作作为日常性工作，在档案管理宣传上要勇于突破，多采用灵活的方式进行。比如在新生入学的时候，高校档案管理部门需要借鉴图书馆的方法为新生开展讲座和校园宣讲，在向学生普及档案知识的同时提升学生对学校的热爱，具体做法如下：第一，通过网站、展览等方式对档案管理工作进行宣传，并定期举办各种活动。第二，高校档案管理部门要组织召开高校档案社会服务专题座谈会。

（三）加强高校档案信息服务的整体化、综合化、动态化管理

第一，建立高校档案工作协会、研究会，加强高校档案信息服务的整体化管理。将高校各部门、各教职人员、师生和社会活动看作是一个整体，将档案信息看作是一个信息系统，从各个层次、各个环节开展档案管理，协调各部门关系，并建立科学、统一和规范的档案管理机构、组织、协会等。通过高校档案工作协会、研究会的建立，加强高校和高校、高校和地方之间的横向联合，促进各个高校档案管理工作的发展。第二，建立联席会议制度。高校档案管理协会可结合自身情况，一年召开一次到两次的档案工作研究會，并形成相应的管理制度，从而为各个高校档案管理工作者的交流提供重要的平台支持。

（四）应用先进的技术手段实现高校档案信息的数字化

高校档案管理想要更好的服务于社会，需要应用先进的技术手段实现高校档案信息的数字化。在电子科学技术的深入发展下，无纸化办公和电子文档得到了人们的关注，高校档案社会化管理可应用计算机，并依托校园信息门户，构建档案信息网络服务平台，加强对大量档案信息的处理，筛选出重要的档案信息进行分类划管理。首先，对于应用频率比较高的档案信息需要放置在明显的位置上。其次，加强对高频档案的优先数字化管理。最后，对于常用的档案信息，比如学生的录取信息栅、毕业证签领册、学位证签领册要单独放置在方便查看的位置上。

综上所述，高校档案社会化管理不仅能够拓展档案信息的来源加强高校和高校之间的合作，而且能够促进高校自身改革创新发展，增强高校内部档案管理的生机和活力。在新的时代下，高校档案的社会化管理需要进一步处理好有偿和无偿之间的关系，加强对高校档案管理社会化服务意义的认识，并调动一切积极因素发挥出高校档案在学校教学、科学研究等方面的应用价值，促进高校管理建设发展。

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