利用数字化手段提升固投项目档案管理水平

黄波

(北京精密机电控制设备研究所，北京 100076)

社会信息化趋势的日益增长，人们对档案信息资源管理、利用需求水平的要求也在不断提高。作为信息社会建设的有机组成部分，档案工作的信息化建设日益重要和迫切，也是档案事业实现改革与发展的重要契机。将数字化信息技术运用到固投项目档案管理中，是提高固投项目档案质量的有效手段和途径。

1 传统管理模式下固投项目归档工作现状

1.1 固投项目档案介绍

固投项目是指为达到预期的目标，投入一定量的资本，在一定的约束条件下，经过决策与实施的必要程序从而形成固定资产的一次性事业。自项目前期立项直至竣工验收全过程中形成的与建设项目有关的各种文件资料、图纸、声像材料等等都属于固投项目档案管理的范畴。固投项目文件归档工作作为固投项目工作中的一个重要环节在固投项目管理过程中起着非常重要的作用。固投项目档案作为一种无形资产是国家投资的不可缺少的重要财富，只有它真实、详尽地记载固投项目实施的全过程，才能有效地为今后的研发、生产提供服务，才能保障国家的投资达到预期的成效，所以固投项目档案的完整、准确、系统、有效尤为重要。

1.2 企业固投项目归档工作现状

随着固投项目验收越来越多，我们认真总结经验并经过科学地分析研究，确定并固化了一些固投项目文件管理流程和制度。例如:在设备仪器签订购置合同审批流程中加入了前期文件是否移交的约束条件；档案人员参加任务书、方案、非标准设备验收等评审制度；通过表格化管理跟踪设备仪器的实施全程等。

1.2.1 修订管理流程促进各项管理落实到位

首先将设备仪器购置过程划分为3个阶段、2个重要节点，即设备前期论证阶段、设备具体实施阶段和设备验收后的运行使用阶段、设备签订合同节点、付设备尾款节点，并在重要节点处加严文件资料的管控，重新制定了购置流程，见图1。

图1 设备仪器购置流程图

针对设备仪器前期管理文件归档率极低的情况，经过分析探讨，找出在合同签订时是收集前期管理文件的最佳时机，制定出合同审批流程中加入档案室确定前期文件是否移交，这个约束条件来把控设备前期材料的完整、有效。

支付设备仪器尾款这个重要节点，是收集设备仪器随机资料的最佳时段，我们在支付设备仪器尾款的管理规定中增加了随机资料是否归档这个约束条件。设备仪器实施人员在支付尾款前必须到档案部门进行设备仪器随机文件的移交并且取得文件资料已归档的证明，再到财务部门办理支付设备仪器尾款手续。

1.2.2 档案人员参加各类重要活动，全面掌握项目实施情况

在固投项目实施过程中，针对每台大型、重点、特殊和非标设备都由项目主管部门组织专家和档案人员召开设备调研选型、任务书、方案、招标文件和非标设备的验收评审会，规范各类文件的编写内容，特别要求在任务书、标书中必须有对移交文件约束的章节，在会上档案人员都会针对每台设备的特点检查文件中的归档要求是否合适并检查验收设备的归档文件是否完整、真实有效。这样在单台设备实施阶段档案人员能够全程介入、跟踪及时把控住过程文件有效地提高了档案的三率。

1.2.3 运用表格化管理手段，全程跟踪设备仪器实施

监控项目工艺设备的实施过程。在项目工艺设备的实施过程中，档案部门按照国家重点建设项目档案工作的要求，制定文件的收集范围和部门职责，并下发给每位工艺设备实施负责人，并逐项建立起文件积累袋，还制定了《设备仪器文件管理跟踪表》，要求设备负责人填写说明该设备的概况，包括该设备的采购过程、性能特点等，跟踪该设备从无到有的全过程，并将此表在设备文件归档时一并移交档案部门，实现对该设备的闭环控制。在实施过程中，档案部门加强与项目管理等部门的沟通，及时掌握实施进度，指导文件的收集，并直接参与文件的搜集工作。项目实施进入后期阶段时，所主管领导制定了例会制度，针对文件归档的遗留问题布置工作，并将工作任务分解到人，从而确保了项目档案工作的顺利完成。在归档工作中，档案部门根据项目负责人移交归档的情况，对案卷质量进行认真的检查，发现不符合归档要求的文件以《设备仪器问题确认单》的方式及时与有关单位沟通确认，并反馈到相关部门进行整改。

2 传统模式下固投项目档案管理存在的问题

2.1 信息沟通不畅，档案人员参与滞后

在固投项目立项批复实施阶段，由于着眼点不同，各职能部门之间的信息传递不够及时。档案人员往往无法及时了解项目的重要信息而错过了文件收集的最佳时机。档案人员在项目执行过程中对文件资料的监控、管理，总体上说一直比较被动，受制于项目管理及具体实施人员对项目的文件资料重视程度，而项目的文件资料通常是被关注的重点。档案人员往往在不能获得有效信息的条件下，被动地参与项目文件的管理，导致固投项目文件归档质量不高。

2.2 项目文件管理不闭环

对于非标设备而言，所里都会对其任务书、方案和验收报告组织相关专家进行评审，专家们针对每份报告也会提出不同的整改意见，但是这些意见是否能够完整地反映在报告中，在后续工作中得到落实并没有制度的监督，只能由报告者个人的工作态度和职业素质决定，很容易出现文件管理的不闭环，给项目档案的真实程度带来了极大的风险。

2.3 标准、制度执行不到位

标准、制度、工作流程是项目档案质量的保障和约束，只有执行者严格地、共同遵守和执行才能发挥其作用，两者缺一不可。在实际工作中，保障项目质量的标准、制度等管理措施和手段很多，但项目档案的质量有时达不到预期的效果。原因往往出在执行者身上。标准、制度等规章制度是根据科学和以往的经验总结出来的，在相当长的时间里是不变的；而执行者是易变的，随着事情的突变、情绪等因素不断变化，遵守和执行制度的力度和愿望往往也同时发生变化，导致归档质量产生很大的变化，即:归档质量受执行者个人的“权”系数影响过大。若要有效地控制保障项目归档质量，就需要将标准、制度、流程固化在数字信息系统中执行，将个人的“权”系数降至最低。

3 设想利用数字化手段实现固投项目档案全过程闭环管控

从上面的分析已经可以得出人的因素大大制约了固投项目档案案卷质量。若是能够借助数字化手段建立起一套项目全过程数字化管控系统来约束和规范项目的建设，使项目从立项、实施、归档、验收直至提供利用都能依托数字化信息管理平台来实现全过程管控，就可以有效避免项目中大部分的管理问题，极大提高项目的案卷质量提高项目档案利用效率，使国家对项目投资的预期值达到最大。

3.1 建立项目实施过程数字化信息管控系统

在项目立项、批复后，由项目管理部门将批复内容进行细化、分解，确定单台工艺设备的负责人，再将设备购置分解为前期论证、合同签订、购买或研制、设备到货、调试安装、报销支付尾款、投入使用等节点并确认完成时间以待完成计划任务的形式通过项目管理信息系统下达到各事业部进行项目实施节点全程管控。由于网络信息可以共享的特点，项目管理部门、项目实施部门、设备管理部门和项目档案管理部门同时能了解到项目的计划和具体实施情况并参与管理。项目各阶段产生的文档可以经过网络电子审批流转最后到档案管理部门留存归档。

数字化信息管理系统下实施的项目具有以下几个特点:

(1)节点控制明确，项目实施过程规范。预先制定的实施流程和完成节点计划不再受人的因素产生改变，实现了流程驱动，保障了项目实施科学、合理。

(2)产生的电子文档在线管理、监督、审批和流转，管理人员可以在第一时间获取电子文档的信息，及时对文档进行内容的核实、校对以及归档，避免了文件的遗失和不闭环管理带来的问题。由于数字化信息管理系统从项目全过程、最优化管理的层面来处理各种项目文件信息资源要素，提高了项目各种管理要素的交融度，有利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性。

(3)数字化信息管理系统下产生的项目文件，在产生提交时就可以通过网络资源共享提供给其他使用者，大大提高了项目文件便捷利用率。

3.2 打通档案管理系统与固投项目实施信息系统瓶颈，建立项目文件自动采集归档接口

档案管理信息系统作为企业档案管理的手段之一，到目前为止已经实现了档案条目管理，达到了档案数据基础信息数字化管理。但是做到项目前端管理系统与档案管理信息系统自动对接，实现档案全文及条目信息借助两信息系统的集成接口自动转换数据才是我们追求的目标。

固投项目信息管理系统与档案管理系统进行集成，档案系统现行库中的数据将会越来越丰富，将逐步积累成为企业的一个知识库，将为后续进行数据挖掘和数据重用带来巨大潜力。

固投项目信息管理系统是固投项目实施的过程管理平台，是管理项目各阶段文件的基础环境，档案管理系统通过接口工具同步固投项目信息系统的数据资源，以方便档案人员管理项目产生的电子文件。

3.2.1 归档文件类型解决方案

项目实施中产生的文件分为两类。一类是企业自己产生的管理性的文件，一般情况下这类文件为电子文件；另一类是卖方提供的设备仪器随机文件，一般情况下这类文件为纸质文件。

(1)电子文件的管理。项目信息系统文件均通过文件审查节点提交至档案管理系统。项目信息系统导入档案信息管理系统的数据文件全部集成在系统现行模块，方便档案室人员组卷、归档。

(2)设备仪器随机文件。设备随机文件往往是纸质文档，没有电子版文件，这就需要管理人员将纸质文档进行扫描形成PDM格式的电子文件，挂接在项目信息管理系统中，再提交至档案管理系统，实现系统自动对接。

3.2.2 归档文件信息解决方案

(1)文件条目信息。文件条目信息即项目信息管理系统文档的属性信息，主要包括:文档类型、版本号、密级、编号、编写人、编写单位、页数、备注等文档相关信息。

文件条目信息以xml文件的形式导出至临时区，供档案系统提取。

(2)文件实体信息。文件实体信息即项目信息管理系统文档所包含的附件，导出文件条目信息的同时导出文档所包含的所有附件。文件条目信息与文件实体信息通过相同的标识关联。

通过运用以上方案，就可以将两个管理平台的数据有机地关联，完成项目归档工作全程数字化管控。

3.3 利用网络Web查询功能，建立归档文件实时发布平台

无论是项目实施过程的数字化还是项目档案管理的数字化，其最终目的是为了提供利用，如果使用者可以通过网络对归档文件进行借阅、查看，可以大大提高项目档案的利用效率。

项目档案信息系统可以通过网络WEB端对文件进行查询和借阅。使用者查询到相关的文件信息时，可能还没有电子文件查看的权限，可通过在线借阅申请查看电子文件全文，而审批通过之后，使用者就可以在指定的有效期内查看到申请的电子文件。超期之后不可再进行查看。这样不仅能提高借阅效率，还避免了文件借阅超期不归还的许多传统借阅中出现的问题。

4 综述

从项目实施、项目文件归档到项目文件档案提供利用全过程的数字化管理，不仅有效地避免了传统管理模式下产生的问题，提高固投项目文件归档的完整、系统、真实、有效率，还大大减轻了档案人员的工作强度，同时使得档案利用更加便捷有效。从发展趋势看，以表格化、流程化为代表的制度性模式逐步代替以人管理为主的模式，不但在安全性方面做的更好，在完整性方面更能具有独特的优势。