技工院校毕业生档案管理的思考

王泽娟

摘 要 随着我国职业教育的不断发展，技工院校毕业的学生也越来越多。其中毕业生档案是学生在校其中学习、生活和社会实践的真实记录。本文从多年实际工作出发，介绍了技工院校毕业生档案管理工作的意义，提出当年技工院校毕业生档案管理工作存在的问题，并有针对性地提出相应的建议，希望能达到有效地提高毕业生档案管理的效果。

关键词 技工院校 毕业生档案 管理

中图分类号：G717 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2018.05.078

Thinking on the File Management of the Graduates of Technical

Colleges and Universities

WANG Zejuan

（Eastern Guangdong Senior Technical School， Shantou， Guangdong 515041）

Abstract With the continuous development of vocational education in our country， there are more and more students graduating from technical schools. Among them， the graduate profile is a true record of the student's study， life， and social practice. This article starts from many years of actual work， introduces the significance of archives management work for graduates of technical colleges and universities， puts forward problems in archives management of graduates of technical colleges and universities， and proposes corresponding suggestions in a targeted manner， hoping to achieve effective improvement of graduate file management.

Keywords technical colleges； graduate profile； management

技工院校毕业生档案主要是记录技工院校的学生在校期间学习、生活、品行、社会实践等基本内容，是学生各方面的综合反映。由于毕业生档案具有真实性、原始性，具有其他材料不可替代的作用。因此，做好毕业生档案管理具有非常重要的意义。近年来随着我国职业教育的不断发展，国家对高技能人才越来越重视，技工院校队伍在不断壮大，因此传统的毕业生档案管理模式已经无法适应现代社会的发展需要，存在的问题日益凸显，本文从多年实际工作出发，介绍了技工院校毕业生档案管理工作的意义，提出当年技工院校毕业生档案管理工作存在的问题，并有针对性地提出相应的建议，希望能达到有效地提高毕业生档案管理的效果。

1 技工院校毕业生档案的意义

对技工院校来说，毕业生档案架起了学生和学校沟通的桥梁。首先，毕业生档案真实地记录了学生的在校情况，能够帮助学生管理人员全面了解学生的学习成绩、个性、心理状况、个人综合素质等情况，从而不断完善学校的学生管理制度，优化学生管理工作，提升学生管理工作的效果，促进学生与学校之间的有效沟通。其次，学校可以通过学生的就业情况统计和毕业生档案分析，根据国家和企业的人才需求，及时合理调整学科结构和专业设置，培养出更适合实际发展的高素质、高技能的专业人才。

对用人单位来说，因为时间的关系，用人单位录用人才时无法深入地了解求职人员，而学生档案真实地记录了学生的求学生涯，能起到很好的凭证作用，因此毕业生档案是用人单位录用人才的重要依据。而详细、全面、真实、完整和易于查找的毕业生档案能够让用人单位短时间内深入了解求职学生的基本情況和综合素质，有助于帮助用人单位择优用人。

对毕业生个人而言，毕业生档案全面记录学生在校期间的学习经历、个人素质、家庭情况、党团组织、品行、社会实践等内容的重要材料，对以后的入党、继续求学、就业、职称评定、工作流动、社会保障、出国审查、办理居住证等都有不可替代的作用。同时随着我国就业形势的日益严峻，在用人单位择优录取机制下，毕业生能通过毕业生档案展示自己的个人能力和综合素质，提高就业竞争力。因此学生档案对在校学生的学习和成长也起到督促作用，当学生意识到档案的重要性，就会自觉地努力学习，提升个人的综合品质。

2 毕业生档案管理存在的问题

2.1 学生档案管理制度不够完善

尽管毕业生档案对学校的可持续发展、用人单位选拔人才和毕业生就业有着重要的意义。但是，部分技工院校的管理层对学生的档案管理认识比较薄弱，没有意识到学生档案的重要性，加上国家也一直没有出台专门针对学生档案管理的指导文件。因此，很多领导都不够重视，没有建立完善的管理制度，导致部分学校的档案管理制度不够严谨科学，缺乏对档案的创新性管理和利用，资金投入不足，设备陈旧，工作人员职责分配不清，导致学生档案损坏与丢失，阻碍了档案管理工作的现代化发展。

2.2 学生档案管理人员综合素质偏低

由于档案管理人员作为学校建设的幕后功臣，其业绩和成果不明显，因此重要性容易被忽视，加上有些工作人员认为档案管理是比较枯燥乏味的工作，只要保管好纸质材料就可以，能够应付转递、外调、查档就行。同时，随着信息时代的不断发展，对档案工作人员的计算机操作能力和信息处理能力提出了更高的要求，加上部分技工院校管理层对档案管理不够重视，有时甚至让其他办公人员兼职，导致部分档案管理人员专业素质偏低，服务意识不强，专业技术操作能力不强，不能有效发挥人才信息管理系统的效用。

2.3 毕业生档案内容单一

当前，大部分技工院校的毕业生档案内容比较单一，不能很好地反映学生的全面素质。目前，学校收集学生档案材料仍然主要是新生登记表、体检表、学籍档案、党团组织档案、奖惩记录、毕业生登记表等基本内容，而对于用人单位较关心的学生的实践能力和个性素质的信息如社会实践能力、道德品质、心理素质、实习材料等内容仍然缺乏，就连班主任、学校的评语都千篇一律，不能准确有效地反映学生的个人素质，大大降低了毕业生档案对用人单位录用人才的参考价值。

2.4 学生对个人档案认识不够

很多技工院校并没有对学生档案知识宣传不到位，导致很多学生对个人档案的认知片面，认为档案的归档、管理都是学校负责的事情，敬畏有余，重视不足，意识不到档案对在个人职业生涯的重要性，意识不到自己才个人档案的主体，因此很多学生缺乏档案常识，在校时填写档案材料不规范、不及时，毕业时不关注档案去向，不能及时提交档案邮寄信息，影响档案的转递；有些毕业生认为自己不考公务员就不需要档案，或者不知道如何处理档案，就把档案滞留在学校档案管理处或人事代理机构，造成学生“弃档”严重，等到需要档案时，档案却早已不知去向，才追悔莫及。

3 提高毕业生档案管理的措施

3.1 建立健全档案管理制度

毕业生档案管理工作良性发展的前提和保障是技工院校领导要提高重视，建立健全完善的档案管理制度。首先要加强学校各部门的沟通和协调，明确各部门在档案管理工作中的职责；其次要细化档案管理工作的流程，确保档案管理工作的合理规范化。档案管理从收集、整理、归档、转递是一个漫长繁琐的过程，需要定期不断检验完善，因此要建立完善的监督机制，确保档案信息登记、转递、查询、借阅、利用各环节的规范化管理。最后，管理人员应该规范学生资料的收集，选择具有代表性的内容收集到毕业生档案中。一般毕业生档案的内容包括：入学登记表、体检表、录取通知书、学生中学档案、职业资格证书、学生成绩、品行考核表、奖惩记录、毕业生实习考核表、毕业生登记表等。此外，学校领导还应该鼓励各部门互相协调、资源共享、定期催收等制度，基本资料由各职能部门收集、整理之后，将资料汇总分类后准确及时移交到学生档案管理部门。

3.2 提高档案管理工作人员素养

学生的档案管理是比较繁琐的工作，需要工作人员比较细致、耐心和有责任心。需要具备良好的职业素养，具备崇高的服务意识，还要能够将新技术、新理念应用到实际档案管理工作中去。因此，技工院校领导应该加强重视，聘用专业人员，不断提升学生档案管理工作队伍的综合素养，不定期派送工作人员进行业务培训，鼓励他们不断学习相关的专业知识，提升工作效率。特别是随着信息化技术的发展，很多院校缺少既懂档案管理又懂计算机操作的复合型人才，因此，领导在选择档案管理工作人才时应侧重这两方面知识的培养，积极应对档案管理工作的新挑战。

3.3 加强档案管理信息化建设

随着现代科学技术的不断发展，技工院校的学生档案管理也应该利用现代工具，用信息技术逐渐取代传统的纸质材料。档案管理信息化，通过建立学生档案数据库，可以全面记录学生在校期间的发展动态，有利于各部门之间的协调合作，共同完成学生的信息记录。毕业生档案管理信息化不仅能够提高工作效率，为学校的人才培养提供参考，还可以提高档案的利用率。当前，我国技工院校的档案管理信息化还处在初级阶段，还有很多需要完善的地方。因此技工院校领导应该加大资金购买先进的电子设备和学生档案管理系统，培养既懂档案管理又懂计算机操作的复合型人才，真正实现学生档案管理工作的信息化發展。此外，还可以建立技工院校毕业生信息网，和相关的人力资源部门合作，实现毕业生档案信息的自动化管理和就业信息的资源共享。

3.4 加强档案知识宣传

技工院校还要加强对学生档案知识的宣传，通过设置档案知识课程、利用宣传栏、社团活动、校园广播、校园网络等多种知识进行宣传，让学生意识到个人档案的重要性，自己才是档案的主体，这样学生才会有意识地调整自己的在校表现，通过学习、生活和社会实践等各方面去优化自己的个人档案，提高自己的个人综合竞争力。最后，在学生快毕业时，还要进行档案知识再教育，使毕业生了解档案对自己继续求学、就业、生活等各方面的影响，使毕业生进行正确的档案转递和保存，避免丢档弃档。

总之，技工院校的档案管理是一项复杂繁琐重要的系统化工程，各院校应建立健全完善的档案管理制度，提升学生档案管理工作队伍的综合素质，结合现代信息化技术，提升学生对个人档案的重视程度，真正有效地提升毕业生档案管理工作。

参考文献

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