企业档案管理的信息化建设初探

周园

摘要：在信息科技发展的推动下，促进企业档案管理实现信息化已是大势所趋。基于此，为了帮助更多的企业更好地开展档案管理信息化建设工作，本文以企业档案管理的信息化建设的重要性为出发点，从建立健全信息化建设制度规范、注重档案信息化建设的效益、提高员工的信息化管理能力三个角度对相关建设策略做出了初步探究，并通过举例的方式进行了相应的阐释和说明。

关键词：企业管理；档案管理；信息化建设

引言：档案管理信息化建设要求其管理者必须具备足够的信息挖掘能力，这可以使其通过利用不同的信息资源来达到对管理程序的主动开发，以使其满足当前信息化时代对其工作的各项要求。此外，在进行信息化建设的过程中，企业还应当跟紧时代发展，使自身的档案管理信息化水平始终保持先进性，并依照实际情况进行动态调整以满足市场发展需要。

一、企业档案管理的信息化建设所带来的优势

企业档案管理的信息化建设将为其带来以下优势：1）档案检索更加方便，以往的档案检索工作费时费力且容易出现错误，而档案管理信息化则能够大大方便检索工作的开展。其查找速度和准确性也将因此而实现高度提升；2）同时，由于很多企业档案管理的工作强度都很大，这往往导致其工作时的效率发生下降。而利用信息化管理方式则可以实现管理方式的自动化、即时化和网络化并能自动打印出档案的收发数据单和记录表格，不但可以有效降低劳动强度，也能够充分提高档案管理的工作效率[1]。

二、企业档案管理的信息化建设的相关策略

（一）建立健全信息化建设制度规范

要想确保企业档案管理信息化建设取得实质性成效，首先要做的就是要建立健全与之相关的制度规范，只有将制度规范的建立起来才能使档案管理工作在其保障下实现科学化的运行。其需要做的工作如下：

1）当企业档案管理实现信息化后，其在安全性和完整性方面也面临着越来越大的挑战。特别是信息化为不法分子盗取企业信息提供了一条捷径。因此，在实施建设的过程中，企业档案管理负责人就需要制定出一整套能够将档案管理中在文档制定、归档、保密、鉴定、备份和查阅等一系列环节中可能发生问题的所有漏洞做到严防死守的规章制度。例如：企业应在档案管理信息化建设开始时就设置一条仅用于企业内部员工工作的封闭式网络，在该网与外网之间设置好防火墙进行隔离，而且企业的档案管理工作也需要在其上来操作运行。这样就能够在很大程度上降低企业档案被外部窃取的可能性。而为了防止出现内部人泄密的情况，企业在档案管理上可以利用数据库加密、设置用户权限等方式方法保证档案在管理过程中不在安全上出现问题；2）在实施信息化档案管理工作的过程中，管理人员应当规范的依照《档案法》和当地《档案信息化建设管理办法》等法律法规来开展工作，以此来确保在管理过程中不会因疏忽而导致档案出现不完整的情况，从而使所开展的档案信息化管理效果达成预期目标。

（二）注重档案信息化建设的效益

同时，在开展企业档案管理信息化建设的过程中，管理人员还必须要注重建设可能会对企业的经济效益所造成种种有利或不利影响，尽量使其有利的一面得到充分发挥从而达到趋利避害的理想管理效果。其方式如下：

1）企业应以实用性为出发角度来开展档案管理信息化建设工作，其需要明白该工作的目的是为了提升企业在档案管理上的效率从而使自身获得更高经济效益，不应该单纯为了实现信息化而盲目的开展工作，而是应当从企业的实际情况出发，找准档案管理工作的开发切入点。例如：一家旅游企业在其业务档案中只需要对曾经或在当前有过合作的旅游景点进行记录即可，而没有必要将下一步要开展的业务目标包括在内，这样可以使档案管理的内容量精简到合适数量范围之内，这不但能够充分降低因意义不大工作所花费的时间成本和人力成本，还能促进档案管理工作变得更有针对性和集中性；2）企业档案管理的信息化建设工作并不是一蹴而就的，因此，企业应在开展档案信息化建设时，应当留意关注同行业内在该项工作上的同步变化情况，从而在市场情况发生变化时预先采取措施进行应对。这样不但可以使企业在档案管理工作方式上走到市场前列，还能充分降低因管理方式调整而可能会产生的花费成本，以此来促进企业市场竞争力得到有效提高。

（三）提高员工的信息化管理能力

企业档案管理信息化建设工作达到理想效果的基础是员工要具备足够的管理能力，但目前很多企业的档案管理者还不能完全适应信息化的管理工作方式，导致其常常因跟不上形势变化而最终拖累公司发展。应当做出如下改变：

1）企业应在档案管理人才的聘用上做好控制，例如：企业不但要确保新招聘到的员工都能够具备足够的档案信息化管理能力，同时其还应该抓紧对老员工的信息化管理培训工作，不管该员工已经在企业中工作了多长时间，必须要采用职业培训的方式使其掌握足够的信息管理工作能力。培训应采用考核制的方式开展，只有培训完考试后获得通过的员工才能使其进入到工作岗位，没通过的可以让其进行补考，若连续补考两次还未通过者不论其工作年限和职务都应做开除处理，这可以在很大程度上提高企业档案管理员工特别是老员工对档案管理信息化建设的重视程度，以此来充分激发其产生学习动力，从而有效提升其在信息化管理上的工作能力；2）此外，由于企业档案管理信息化建设工作是需要企业内档案部、信息部、财务部和人事部等多个部门来相互配合开展的，因此，企业应做好各个部门对开展建设时的协调，促进其相互之间形成通力合作从而力保建设工作能够高效、持续性的得到推进发展[2]。

总结：综上所述，本文初步探究了企业开展档案管理信息化建设工作的相关策略，得出结论，利用本文所列举的策略可以帮助企业在档案管理上取得：使企业在档案管理工作方式上走到市场前列，充分降低因管理方式调整而可能会产生的费用成本从而促进企业市场竞争力得到有效提高的良好效果。希望本文的研究可以帮助更多的企业更好地开展档案管理信息化建设工作，以此来为其能够不断获得更高的经济效益打下坚实基础。

参考文献：

[1]陶建花.企业档案管理的信息化建设思考[J].新疆石油科技，2013，23（04）：78-80

[2]段春雁.論新形势下企业档案管理的信息化建设之我见[J].办公室业务，2013（03）：151-152