浅谈独立高校办公用品管理现状及对策

吴东扬

摘 要：本文主要对独立高校办公用品管理现状及对策进行了研究分析。文章第一部分介绍了独立独立高校办公用品管理的现状，包括：办公用品管理制度现状、采购和付款现状、领用和保管现状。第二部分探讨提出独立高校办公用品管理的对策，包括：加强办公用品管理制度建设、完善采购和付款环节的管理、强化领用和保管环节的管理。

关键词：独立高校；办公用品；管理

现如今，独立高校办学的层次与规模持续提升，与之相伴随的便是办公用品种类与数量地逐步扩大，也相当于学校资产的重要组成部分。比如说像一个规模适中的独立院校来讲，每年在购买办公用品方面的费用超过了1000万。在独立高校的办公用品里面，主要是打印纸、U盘、碎纸机、扫描仪等，另外像办公电脑、打印机价值比较大的固定资产，可以说种类多、需求大、同时购买也较为頻繁。当前，独立高校在管理办公用品方面基本上采取的是“自用自购，以报列支”的模式，财务机构只不过是在控制经费总额上进行管理，依然存在管理空白和漏洞的地方。所以，本文希望通过研究独立高校办公用品管理的现状，并有针对性地探讨相应的对策，从而全面提升独立高校办公用品的管理质量和管理水平。

一、独立高校办公用品管理的现状

（一）管理制度现状

实际上，能够围绕办公用品管理制定书面管理办法或者口头管理办法的独立高校能够占到85%以上，但是依然有部分独立高校没有制定有关办公用品管理的方法制度。就算大部分独立高校制定了有关办公用品管理的方法制度，但是不是非常规范与健全，在日常运行过程中经常出现一些问题和漏洞，亟需加以完善。

（二）采购和付款现状

第一，申购环节存在问题。作为采购和付款流程的起点，申购所涉及到的风险点也非常多，比方说仅仅获得授权才可以提出采购申请；对采购申请的提出和批准是彼此独立的，从而全面强化对采购的控制。现如今独立高校办公用品申购中，只有少部分独立高校制定了办公用品书面采购计划和办公用品采购方面设置书面申购单。第二，采购环节存在问题。采购环节包含订货、询价、签订合同等，所涉及的风险点也很多，比方说采购审批、询价。大部分独立高校在确定办公用品供货商的时候，都由询价人员自己去确定，没有严格按照询价和确定供货商职责分离的要求去做。严格来说，询价和供应商的选择属于不相容的职务，由一个人来负责和承担，极容易发生舞弊的现象。第三，验收环节存在问题。当前很多独立高校都由采购人员对验收工作进行负责，书面验收记录不规范或者根本就没有书面验收记录。一个工作人员同时负责采购和验收工作，没有办法实现职责分离，极易产生各种不良现象，比方说负责采购的人员和供应商进行不正当交易，供应商为独立高校提供的办公用品较为劣质。

（三）领用和保管现状

实践中发现，独立高校办公用品领用和保管环节所涉及到的风险点也非常多，比方说像授权程序，领用须经过批准，防止多领或者被盗；设置台账对进货、领用、结存情况及时反映；实物控制，定期盘点等方面，但是在办理领用手续的时候，仅有少部分独立高校在填写书面领用单并获得批准之后才领用，还有就是大部分独立高校都是由保管人员对登记和设立台账，这表明在办公用品保管和台账记录职责彼此独立方面，独立高校还应该进一步加以关注。此外，虽然大部分独立高校能够对办公用品进行定期或者不定期地盘点，但是还是有部分独立高校无法做到办公用品的盘点，在实物控制方面做的显然不够好。

二、独立高校办公用品管理的对策

（一）加强办公用品管理制度建设

第一，应该对独立高校办公用品管理的目标加以明确。独立高校办公用品管理应该将服务学校教学事业发展作为宗旨，将防范舞弊和勤俭节约作为目标，防范舞弊主要是指独立高校在办公用品管理的任何一个环节都应该对风险点加以考量，对控制程序加以设置。勤俭节约主要是指一定要避免产生浪费，在制定办公用品采购计划的过程中，应该对库存的现状、采购的性价比进行科学地分析，坚决防止盲目采购。第二，增强管理制度的全面性。独立高校办公用品管理制度不但应该包含采购方案制度、日常保管制度，还应该包含领用授权制度、内部监督制度、验收入库制度等。第三，要确保制度具有可操作性。独立高校应结合自身的实际状况，针对性分析存在问题，制定操作性和执行性强的制度。进行内部控制必然会使得管理成本增大，所以应该对怎么样来避免繁琐进行考量，尽量做到简便实用，便于落实和执行。

（二）完善采购和付款环节的管理

第一，完善请购环节的管理。独立高校在采购办公用品的过程中，针对集中、大额的采购应该制定书面采购计划，同时应该在预算申报中加以体现，避免发生随意性和盲目性采购。并且还要设立书面请购单，对请购过程中的审批手续以及权限进行确定，对相关流程进行规范。第二，完善采购环节的管理。独立高校务必要确保至少两个人参与到办公用品的采购过程当中，在采购的各个环节都要努力做到彼此制约和职责分离。第三，完善验收付款环节的管理。独立高校务必要专门设立负责验收的工作人员，同时和采购人员相分离，做好有关具体验收情况的各种书面记录。

（三）强化领用和保管环节的管理

第一，应该逐步完善独立高校办公用品的审批领用手续。独立高校应结合自身的实际状况，设立统一申购表和签领表、规范的审批流程，避免办公用品领用过程中产生浪费现象。第二，应该设立办公用品台账。独立高校应该详细做好办公用品领用、进货、报废以及维修状况的有关记录。第三，应该强化对办公用品的盘点工作。独立高校应该切实做好对自身办公用品的定期或者不定期盘点工作，对实际库存数量和账面结存数量进行逐一、精准地核对，努力实现账实相符，最大程度地确保独立高校各种办公用品和固定资产的安全。

结束语

独立高校办公用品管理是独立高校资产和财务管理的重要组成部分。窥一斑而知全豹，一个独立高校在办公用品方面所体现出的管理质量和管理水平，直接标志着该学校在各个方面的综合管理质量和水平。因此，独立高校都应该立足自身情况，不断探索和总结管理上存在的问题，进一步规范和提升自身的办公用品管理水平，逐步规范化、信息化和统一化管理，从而为实现独立高校自身的又好又快发展提供坚实的保障。

参考文献

[1]黄培宇，金明华，刘波，方加胜.独立高校实行政府采购的利与弊[J].实验室研究与探索.2015年05期

[2]谢海军.浅议做好独立高校的政府采购工作[J].实验室研究与探索.2016年11期

[3]白叶，王文武.加强独立高校化学实验物品管理的探讨[J].四川省卫生管理干部学院学报.2010年09期

（作者单位：中山大学新华学院）