浅谈如何加强行政办公用品管理

曾婉婉 韦蕾 张绘

摘要：在经济全球化背景下，企业的发展结构变得更加的复杂，尤其是行政办公用品的管理弊端问题，例如办公用品使用浪费，利用率低下，供给不满意以及管理制度不规范等问题正在日益凸显。行政办公用品管理作为企业经济发展的重要后勤部分，必须要紧跟企业发展的步伐，做出相应的改革。由于办公用品种类多，繁杂，购置分散且不容易管理，因此企业管理人员需要重视这方面并采取相应措施进行完善与提升，将注意力更多的放在内部可持续的管理政策上。

关键词：行政办公用品管理；完善责任制度

一.加强行政办公用品管理的意义

1.提高员工的工作能力

为了使员工更加有效率地完成平时的工作，更好地履行自己的职责，提升其工作能力是势在必行的，办公用品的有效管理规范使用方便了员工的使用且提高了员工的满意度，因此是其能力提升的因素之一。

2.改善企业工作质量

员工对办公用品的管理有了较好的满意度，在日后的工作中事故发生几率会有所降低；可以增加责任感，每次工作时会更加的认真；可以增加管理意识，使管理者的水平提升，做到更加有效的管理。因此，企业办公用品管理质量的影响是不可估量的，有利于企业建立高效的工作系统。

二.办公用品管理现状

1.办公用品管理工作的规范性较差

办公用品管理的一个重要因素是用品管理的规范化和规范化。然而，由于中国的经济仍处于发展的转型期，许多行业都在发生变化，许多行业的标准化和标准化程度不高。当然，这个问题也反映在国内企业办公用品管理问题上。现阶段，在中国很多企业办公用品管理工作的责任分工是极其混乱的，内部管理秩序管理不到位，用品管理和分类不明确，用品放置没有规定的场所。因此没有规范的办公用品管理工作不仅给企业本身带来了一些问题，阻碍了企业办公用品管理的信息化，同时也给其他部门在企业工作中造成了一定的障碍，不利于企业的良性发展。

2.办公用品管理整体满意度低

在企业办公用品管理中员工满意度情况会直接影响员工的工作效率，从而与整个公司的绩效挂钩，然而当前大部分企业办公用品员工的满意度处于一个较低的水平，是管理体制不科学导致的问题之一，这种情况严重打击了员工的工作积极性，员工工作的动力急剧下降，这是管理制度本身造成的后果，低了员工的工作积极性与企业的绩效水平。

3.管理模式陈旧。

随着科技的发展高新技术产业的发展和推广，新事物层出不穷，其形式和内容多样而复杂，办公用品管理的规模进一步扩大。然而，大多数单位跟不上新时代的发展。大多数企业不能用计算机和网络技术进行办公用品管理服务，一直采用传统的操作模式。

三.加强办公用品管理的对策

1.完善责任制度

办公用品管理由于牵涉岗位过多，工作人员也过多，每个岗位由于其差异性的原因，对用品要求也不同，因此管理责任制度要落实到每一个人身上，这样才能全面提升办公用品管理规范的效果，在工作中遵守规章制度。目前管理出现问题，由于管理意识不强，找不到相对应的负责人，导致整体管理质量不高，浪费现象一直存在。因此针对此类问题，必须改进管理，采取有效的措施来落实办公用品管理责任。落实责任制，提高管理者的责任心。要根据实际情况来决定，并且要随时不断的调整。另外在平时也要加强员工关于办公用品使用的考核制度，实行奖惩制度，促进员工工作的积极性，保证办公用品管理制度的顺利进行。

2.建立办公用品管理体制

办公用品使用的控制水平对于企业费用的产生起到非常大的影响。加强办公用品管理，其目的就在于选用有效的成本控制措施，不断优化企业的办公用品成本管理措施，探索出能够有效降低公司办公用品成本的措施。為了合理地组织办公用品成本核算，发挥其应有的功能，在建立办公用品成本核算的过程中，必须与各项工作环节成本计算相结合，构建公司成本核算的完整系统。这就要求在研究、设计办公用品成本核算的内容与方法的工作中，针对企业成本核算进行全面、深入地考察，明确两者的区别和联系，做到收支的计算过程同时也是成本的核算过程尽量完善，使企业成本核算成为较完整的系统。

3.提高工作人员参与度

由于对办公用品管理工作的宣传力度不大、广度不够，用品管理工作在公司里影响不大，很多人对办公用品管理工作不了解。大多数人认为是无关紧要的。因此，要搞好办公用品管理工作，公司管理部门必须改变过去默默无闻式的工作方式，应该通过各种手段，大力宣传办公用品管理工作，增加员工对办公用品管理工作的理解、重视和支持，同时，要增强自身的规范意识，使办公用品管理工作走向全公司。

4.利用现代化带领办公用品管理进一步发展

运用现代技术，对办公用品管理模式进行改革，提高工作效率和有效管理，减轻员工的工作劳动负担，更重要的是保证用品管理规范性和准确性，进行办公用品管理工作，要遵循便于利用的原则。只有按照真正的管理规范的原则，实现标准化和规范化，为办公用品的现代化管理奠定了坚实的基础。

四.结语

办公用品管理是一门科学性的体系，是公司财务和资产管理的重要部分，也代表着公司的形象。目前为止，多数企业办公用品管理工作已经取得了一定的成效，但是仍有层出不穷的问题，随着企业的迅速发展，为了保证企业的绩效和工作人员工作的积极性，企业管理人员对于办公用品管理工作必须重视起来，制定完整科学的管理制度，提升办公用品管理的质量，以便于提高企业的竞争力，促进企业的发展。

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