大数据时代档案管理模式及完善策略研究

刘伟

摘要：大数据时代的到来，给人们的生活方式与工作方式带来了新的变化。大数据技术给档案管理部门也带来了巨大的冲击，其管理模式发生巨大转变。大数据时代背景下，对于档案管理模式的探索与研究，有利于对于文档信息的保护，优化文档管理流程，提高文档管理水平，最终促进文档事业的发展。

关键词：大数据；档案管理模式；完善策略

“大数据”近些年来广泛地被提及，其通常被用来指与信息技术的快速发展与创新有关的大量数据。在这样一个知识爆炸和拥有海量信息存储的时代，档案的管理模式也发生了非常重大的变化。大数据时代，对于档案管理模式的探索与研究，有利于对于文档信息的保护，优化文档管理流程，提高文档管理水平，最终促进文档事业的发展。

一、大数据时代档案管理模式的特征

我们通常所说的大数据，就是指通过一些软件等来获取和处理数据信息所消耗时间的数据集。大数据主要有三种数据类型：结构化数据、半结构化数据以及非结构化数据。大数据有四个基本特征，数据规模大，种类多，价值密度低，处理速度快。大数据时代的关键技术就是指从大量的数据信息中，快速有效的获得有价值的信息的技术。其发展过程大致可分为大数据的采集、存储、挖掘以及分析四个阶段。大数据时代，档案管理模式呈现全新特征：

1.更加复杂，更加多样化。大数据时代档案管理模式的特征是档案数据资源的种类繁多、业务量巨大，但是必须要进行科学管理。第一，各个档案管理部门需要把过去众多的纸质档案运用计算机全部的转换为现在的大数据网络档案，其业务量非常的巨大。第二，随着这种大数据的管理模式，档案的数据资源量会呈现出几何式的增长速度，需要对它们进行科學数据管理会花费掉大量的时间与精力的，体现了这种新形势下档案管理工作的复杂性和持久性。此外，有识之士认为，网络信息时代，信息记录就是档案，生成的数字化的记录就是不可删改的档案。任何一条信息的记录都有可能产生巨大的价值，在一些单位中，有一些信息价值偏低而不能被保存下来加入到档案当中。在大数据时代，保留了信息的完整性，把信息作为一种不可分割的整体，在这一方面发挥了巨大的价值。与此同时，多样化的档案形式，要求档案工作者有更高的档案管理水平，明白档案的使用情况才是的真正价值，能够在大数据中发现价值，挖掘有用的档案数据。

2.档案资源利用效率更高。大数据时代档案管理模式的特征是档案资源利用效率的提高。在大数据时代运用网络科技的技术特点下，通过归纳、分析、整理、总结等方式，档案管理的利用效率会得到明显的提高。从这个角度来说，这种新型档案管理模式的建立对于人们在未来的生活与工作中更好地利用档案打下了一个良好的基础。

二、大数据时代完善档案管理模式的方法

从总体而言，在大数据时代进行档案的管理工作需要我们运用发展的眼光来进行管理理念与工作流程的突破与创新，形成一种科学、高效、便捷、安全、充满活力的新型档案管理机制。具体来说可分为四个方面：

1.完善档案资源管理体系。因为具有完善管理体系的档案管理部门可以使档案的管理工作呈现出标准化和科学化，保障存储档案资源信息的完整与安全，使这些档案的所有者可以放心地把档案放在现有的储存地点。想要完成这一目标，我们可以从以下几个方面来进行工作。第一，在档案管理部门内建立一个统一的档案管理信息中心，对于所管理的档案进行集中的信息登记。第二，按类别对所管的档案进行不同类别与地点的保存。第三，运用远程连接系统把档案管理信息中心与各个类别的档案室进行有效的信息链接。第四，加强对于档案管理部门业务人员的技术培训工作，使他们具有良好的素养进行大数据时代档案管理的操作。第五，加强对于档案管理人员的职业道德与精神品质的培训工作，使他们能够热爱自己的岗位、并且遵守岗位的职业道德和行为准则。第六，建立起档案管理工作的严格奖惩办法，对于在管理工作中出现的严重渎职和泄密行为进行严肃的查处，并且进行点名的通报。通过这种方式可以更好地对档案管理人员进行教育，使其守法认真的进行工作。

2.加强档案资源防护力度。因为，网络科技的飞速发展为档案管理工作既带来非常大的便利，同时也带来了非常大的挑战。网络黑客的盛行导致资源信息的攻击问题与窃取问题越来越严重，已经成为一个世界性的难题。所以，在大数据时代档案管理模式的建立需要运用专业的防护软件对这些档案资源进行保护。其具体由以下几种措施。第一，对于负责具体档案管理的计算机系统要多设立几道防火墙有效地对于干扰行为进行拦截。第二，我们也可以通过设立出多个虚假档案信息资源管理中心，并且对于真实的档案信息资源中心采用网络隐藏的方式躲避网络攻击。第三，对于保存的档案信息进行数据资料的多种备份工作，保证存储的档案信息不会因为各种意外情况而导致数据信息丢失。

3.进行档案管理服务创新。虽然，档案管理具有明显的社会性，尤其是一些政府部门的专业档案管理机构在这一点上表现的最为明显。但是，从市场经济的角度来分析，档案管理机构也是一个市场主体，想要进行更好的生存和发展需要有良好的服务作为保障。比如：进行良好的本人信息查询与档案电子周转工作，防止档案遗失或者是部分内容在进行电子传递时因为各种情况导致部分档案信息丢失情况的发生。

4.进行档案资源管理法律法规的建设。进行档案资源管理法律法规的建设工作，能够从法律法规上对档案资源管理工作进行保障。比如：建立专业的档案信息资源管理法来对档案资源管理工作的方方面面进行详细的法律条文列举。同时各个地方还要出台档案管理的相关规定细则条例，严格约束工作人员的行为。除此之外，这些法律与具体档案管理的条文需要在实践运用中针对出现的新情况和产生的新问题不断地进行修正与完善，全面地保障我国的档案管理工作在大数据时代可以得到有序的发展。

四、结论

大数据时代的到来，给档案管理部门带来了巨大的冲击，对于档案管理部门来说，这既是一种机遇，也是一种挑战。我们应当积极迎接挑战，顺应时代发展潮流，不断完善管理模式，为民众提供更优质的服务。

参考文献：

[1]王勍.大数据时代档案管理模式变化研究[J].办公室业务，2017（1）

[2]弓顺芳.大数据时代档案管理模式的创新研究[J].山西档案，2017（1）