校友工作信息化建设在完善校友档案中的作用

付卓栋 赵昕昊 孟婷婷 唐羚

摘 要：校友档案是高校档案的重要组成部分，其中最有价值的是校友们在社会上的奋斗经历和取得的业绩，然而档案中恰恰缺少这部分内容，因此校友档案需要不断完善。通过信息化手段完善校友档案可谓是不二选择的最佳途径，它迅速便捷，经济实惠，而且多元化传播，利于校友档案各种信息资料的收集。

关键词：校友；信息化建設；档案

《全国档案事业发展“十二五”规划》提出：“加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设，加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设，为社会提供全方位的档案信息服务。”高校校友档案是高校校友资源开发和利用的依据，完善校友档案是开发利用的前提，在智能手机高度覆盖普及和微信应用的热潮中，利用各类信息化手段完善校友档案，可谓是最佳手段和途径。

校友档案是高校档案的重要组成部分，其内容包括两部分：一是大学生在校学习期间的内容；二是校友走上社会奋斗业绩的内容。校友的工作业绩是档案的闪光点，也是最有价值的地方。然而校友档案往往缺少这部分内容，完善校友档案是校友工作者、档案工作者的责任和义务。

一、完善校友档案的内容

（一）校友风采照片

参加重大科研活动，如国家级课题照片，受省级、国家级表彰照片，先进事迹报告会照片，回校给大学生作报告照片，与著名人士合影照片，出版的著作封面照片等。

（二）在工作岗位上的业绩资料

业绩资料以文字为主，内容指校友在各自工作岗位上取得的成就、业绩。业绩资料应是概括性文章，主要介绍校友在社会上的打拼经历，取得的业绩。如毕业走出校门的本科生晋升到博导、硕导等的历程简介，特别是奋斗、打拼等情况。

（三）录音

知名校友在重大场合作各种报告的录音、学术报告录音、教授授课录音，演讲录音等。

二、信息化手段完善校友档案的优势

（一）信息传播的多元化，利于校友信息资料收集的多样化

通过微信、网站等手段，个人和组织都可以实现一对多的大众 传播，微信主要靠智能手机传播，而“智能手机因自身所嵌入的 CPU 和一系列硬件，可以支撑不同软件的嵌入，实现和电脑类似的智能化操作体验，实现消费者对游戏、商业、新闻、社交用途等应用需求”[1]。由于这些软件的嵌入，使微信具备了文字、语音、视频、图片、表情等多元化信息传播功能，用户利用其功能来实现和联系人的交流互通，传递信息。

（二）信息传递真切准确，利于校友档案完善的真实性

微信、网站等手段传播信息精确真切，精确就是按照受众者的个性需求，将所需的信息和内容准确传播送达到具体的个人。“微信和网站的信息传播属于点对点的对等传播模式，不管是双人对聊还是多人群聊都可以实现分组或地域控制范围内100%的精确消息即时推送，曝光率低，还可以进行有效的反馈和互动”[2]。

三、信息化手段完善校友档案信息资料的策略

（一）建立微信公众平台，添加校友为好友

微信公众平台与微博相比是一种带有强扩散能力的点对点大众传播模式，它“集合了图、文、音、视频等几乎所有的受众接受信息方式，凭借信息群发推送、一对一交流、自动回复、账号菜单设置等功能，俨然成为移动互联网时代‘连接一切的资讯载体和交流平台”[3]。微信公众平台为信息群发共享的一对多交流平台，并且信息传播过程噪音干扰少，辐射面大，受众可以即时精准接收到信息。同时，它具备了传播信息多样化的特点，如声音的原始性，图片的清晰度，声像的准确度，极利于传递校友档案信息资料，受到档案工作者的青睐。微信公众平台如同一个纽带，通过网络能快速达到与微信用户的媒体性行为互动，方便交流。微信公众号申请注册成功可获得权限搭建平台，校友工作者、高校档案馆可申请微信公众号，搭建高校微信公众平台，完成校友各种档案信息资料的传递。获得校友信息资料可通过微信公众平台添加校友为好友，使校友与母校远距离变为“零距离”。

（二）利用网站、校友会等联系校友

高校既是科技发展的摇篮，也是科技发展的前沿。学校应调动一切可以调动的力量和手段与校友取得联系，然后利用微信公众平台获取校友档案信息资料，完善校友档案。

1.通过建立校友网站联系

互联网的快速发展，网络覆盖面极大，这对于联系校友可谓是一种捷径。网站要科学，要设立模块，如校友风采模块，展示校友重大场合报告录像，与知名人士合影照片等。业绩模块主要展示校友所从事的事业取得的重大业绩、成就等；网站应畅通无阻，利于不同行业不同地域的校友点击[3]。档案管理人员要随时打开校友网，探寻校友的联系方式，通过档案馆公众平台，主动添加校友为好友。

2.通过校友会联系

校友会是母校与校友联系的纽带，学校应拨发一定的经费，在各大城市成立校友会，开展和宣传校友工作，主动与校友建立联系，表示母校以他们为骄傲，永远不会忘记在校苦读四年的莘莘学子。校友会要大力宣传，大张旗鼓，还要有声有色，吸引校友前来参加。校友会这一感情纽带，可以把某一地域、某一城市的校友仅仅联系在一起。校友工作者、档案管理人员可通过校友会联系校友，通过微信公众平台，添加校友为好友[4]。

总之，校友档案是高校发展的贵重资源，也是高校发展的本体优势。合理开发利用校友档案，要先完善校友档案，而大多校友步入社会几年、十几年，甚至几十年，他们的档案仅为在校学习期间的内容，而最具价值的是他们在社会上奋斗历程和取得的成就。然而这些校友分散在四面八方，甚至海外，联系他们则需一定的策略。而互联网的发展，智能手机的广泛使用和微信的普及为联系校友、收集和完善校友档案内容提供了极大的便利，高校校友工作者、档案馆工作者应躬身自行，利用多种方式联系校友，以促进高校的发展，为社会经济建设多培养人才。

参考文献

[1]匡文波.手机媒体概论[M].北京：中国人民大学出版社，2012：68.

[2]孙洋洋.微信技术应用于档案信息服务初探[J].中国管理信息化，2013（9）.

[3]赵晶.微信传播的正负效应及对策研究[D].天津师范大学，2015.

[4]季于峻男.微信公众平台在校友会工作的实践与探索[J].新媒体研究，2017，3（03）：40-41.

作者简介

第一作者：付卓栋，大连医科大学招生与就业处

通讯作者：赵昕昊，大连医科大学人力资源部

（作者单位：大连医科大学）