公务活动中应高度重视“函”的使用

李梅

摘要：从起草者的角度来说，明明知道应该使用函却使用了请示，这种情况实属无奈，而从领导的角度来讲，这种混用确实是对公文知识尤其是对函的使用规定缺乏正确的理解造成的。

关键词：公务活动；公务函；使用；问题

晓玢是龙骑地产公司办公室新招聘的文员，有一天，办公室的林主任交给她一项写作任务，主题是向西山区国土局申请购买位于羊市口西山脚下的一块土地。

晓玢很快拟好了稿件。以下是晓玢所拟写的文稿内容：

办公室的林主任看完晓玢写的这份公文，很生气。打回去叫晓玢重写。为什么林主任很生气呢？因为晓玢犯了一个不应该犯的错误，最起码在文种的选用上就是错误的。而晓玢觉得自己很委屈，心想：难道请求事项不是用“请示”吗？

“请示”是用于相隶属的上下级机关。也就是说请示的行文机关之间必须存在“领导”和“被领导”的行政关系，或者在相关的业务范畴有着“指导”和“被指导”业务归口关系，请示是下级机关用来向上级机关“请求”或者“批准”有关事项的上行文件，是标准的上行文种。前面晓玢所拟写的文稿在文种的选用上就出现了错误。“龙骑地产公司”与“西山区国土局”这两个单位显然不存在“领导”和“被领导”的行政关系，业务上也没有“指导”和“被指导”的业务归口关系，因此晓玢使用“请示”文种行文肯定就是不对的了。不能用“请示”行文改用“函”行文可以吗？我们接下来看看函的适用范围。

“函”这个文种是用在不相隶属机关之间，在公务活动中相互进行工作的商洽、询问和答复问题、以及请求批准和答复审批事项的时候所使用的平行公文文种。按照这个规定，晓玢在选择文种的时候就应该选用“函”来行文。

在现实工作中，类似像晓玢这样出错的情况比比皆是。有的地方明明就该使用“函”请求批准事项却使用了“请示”。例如：医院向所在地供电部门要求增加用电量，本就应该使用“函”行文。因为供电部门是这项工作的主管部门，而医院要求增加用电必须要征得供电局的同意，但医院和供电局没有上下级的关系，所以行文要用函。而医院却选用了“请示”行文。这样的行文结果，直接导致“函”处于被“请示”、“批复”等等文种边缘化或者掩埋的境地。显然这是一种非常不正常的现象。

“函”之所以处于这样一种境地，其原因大概有以下几个方面。

一、起草公文的人认识上的原因

因撰写公文的人不注重学习和领会公文的相关规定，对“函”的适用范围模糊不清，对其缺乏明确的认识，所以只要是需要向相关的主管部门请求批准事项的行文，一概认为是需要请示对方，自我感觉要“低人一等”，于是就以“请示”替代“函”去行文，从而导致了文种的误用。

二、发文机关签发人的原因

在大多数情况下，公文的撰稿人能正确选用函向有关主管部门请求批准事项，却不能过本机关签发领导这一关。例如，某厂举办文化班，需要聘请一名英语教师，向某学校行文，有关人员最初选用的文种是“函”，但领导者认为函不算是正式文件，用函来请求人家批准解决这个问题，不能表达自己谦恭的态度，担心会影响到问题的解决，所以最终还是被领导者改写成“请示”。从起草者的角度来说，明明知道应该使用函却使用了请示，这种情况实属无奈，而从领导的角度来讲，这种混用确实是对公文知识尤其是对函的使用规定缺乏正确的理解造成的。

三、受文机关思想意识的原因

受文机关思想意识上的问题是造成“函”错用的原因，也是主要的症结所在。在公务活动中，有关主管部门大权在握，有权利审批某一事项，于是不管机关之间是不是具有领导和被领导的隶属关系，不自觉地就把自己放在高高的领导机关的位置上，以上级机关自居，认为函只是直来直去的平行公文，用它来使唤我这个主管部门办这办那，小看了本机关。于是，一定要对方采用“请示”行文。如若不按照这个意图行文，就给对方设置一大堆不必要的障碍。而当对方采用“请示”行文，便又会采用“批复”给对方回文。例如：某县工业局向该县财政局申请购置防暑设备的经费，将题目拟写成《某县工业局关于申请购置防暑设备经费的函》，文种的选用我完全正确。县工业局与县财政局是不相隶属机关，平级的关系，按照公务文书的法规规定，这样的机构之间行文应当使用“函”。然而，这份没有问题的公文发出后却杳无音讯。后来，相关人士道出实情，之所以会出现石沉大海的原因，是行文没有采用“请示”。后来该县工业局只好将“函”修改成了“请示”，之后很快便收到该县财政局的“批复”。

“函”是我国15种现行的党政公文之一，被列为主要的公文文种。函的发文和受文机关之间，不存在职权上的领导和被领导的关系。在实际工作中，除了有上下级隶属关系外的一切组织之间进行公务活动（相互商洽工作、询问和答复问题等等）的时候都可以使用函来行文。但由于“函”具有向有关主管部门请求批准的功能，所以在公务活动中人们常常把“函”与“请示”混用，给正常的公务活动造成了困扰和麻烦，这样的错误必须要进行纠正，因此需要从几个方面入手：

首先，应当在思想上高度重视“函”的重要地位及其功用，不要把普通的“便函”（ 便函是現实生活中常用的一种日常应用写作的文种。）当做是公务文书的“函”，不能混淆不清。

其次，加大力度宣传公文法规，特别是对公务文书“函”的使用的相关规定。弄清函的适用范围，从根本上杜绝错用、混用现象的发生。

最后，起草者、签发人以及受文单位应协调联动，严格按照公文法规规定行文。有关主管部门之间要相互沟通和理解，确保作为公务文书的“函”这一文种使用的正常化、规范化。