医院档案精细化管理中“加减乘除法”的有效应用研究

沈栋

摘 要：为了提高医院档案管理的精细化程度，就需要有效运用“加减乘除”法，实现对于档案的高效管理。其中“加法”“乘法”是指要提高医院档案管理的精确性程度，扩大档案管理范围，将医疗纠纷案件等纳入档案管理中；“减法”“除法”是指要可利用数字化技术进行科学高效管理，降低档案管理中的不稳定因素。基于此，本文简要分析医院档案管理现状，同时应用“加减乘除法”实现档案管理的精细化程度，以供参考。

关键词：加减乘除法 医院档案 精细化管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）02（b）-0121-02

近几年来，随着我国经济水平的不断提高，人均生活水平也不断发展，健康问题逐渐成为人们关注的重点话题，因此对于医院医疗水平和服务质量的要求也不断提高。加之，档案管理工作在医院管理中发挥着重要作用，与其他各项工作的开展息息相关。为此，在医院档案管理中应该运用“加减乘除法”进行精细化管理，提高档案管理工作效率，提高医疗水平和服务质量。

1 医院档案管理现状

现阶段档案管理过程中主要存在以下两方面的问题：其一，管理制度不合理。尤其对于中小型医院而言，甚至缺乏医院档案管理的相关条例，使得医院档案管理工作不能顺利开展，无法发挥档案储存、保管的作用，更不用提进行科学化管理，实现档案信息的高效利用。这对医护工作者查阅往年手术档案、资料产生了极大影响，降低了医院的医疗水平。其二，管理模式比较呆板、单一。一方面医院领导没有对档案管理工作有足够的重视，导致档案管理人员在管理档案时工作方式比较单一、工作效率比较低，给档案资料的管理和查阅带来的一定影响。另一方面医院档案管理人员缺乏专业素质，不能使用科学有效的管理方式进行管理。同时作为医院管理工作的重要组成部分，档案管理工作的低效，也会影响其他工作的开展[1]。

2 “加减乘除法”在医院档案精细化管理中的应用策略

“加减乘除法”是数学中的基本运算方法，其应用到医院档案精细化管理中，有更加深刻的含义。其中“加法”是指扩大档案管理的范围，不断增加医院有关的资料信息，不断丰富档案管理方式；“减法”是指采用更加先进的管理方式，利用高科技技术从而降低管理过程中的成本投入；“乘法”是采用更加科学有效的管理方法进行管理，从而调动档案管理人员的工作积极性，进而提高医院工作整体工作效率；“除法”是指将档案管理工作中可能存在的问题和不良因素降到最低，提升档案管理工作效率[2]。

2.1 “加法”：增加档案管理范围

根据我国与档案管理相关的法律法规可知，档案管理的内容包括所有与社会发展相关的文字、图像以及视频信息。因此医院在档案管理过程中，需要将一切与本院发展以及具有社会效益和公共利益的信息进行保存，例如医院的奖杯、证书、与医院相关的协议、合同以及规划等。档案管理的方式多种多样，一般来说有电子或者纸质两种形式。随着我国医疗水平不断发展，人们对于医院档案管理的要求越来越高。为此，档案管理也应该不断增加管理范围，将医患纠纷事件也纳入管理范围内。医患纠纷是指医患双方对于治疗结果产生纠纷的事件，或者患者认为在治疗过程中生命权等权益受到损害要求赔偿的事件。同时，档案管理人员在记录医患纠纷案件时，需要将事件内的细节进行详细记录，尤其对于与事件相关的相关责任人、出现医患纠纷的原因以及最后的解决方式等。在对医疗纠纷事件进行详细记录以及相关资料收集之后，需要由科室相关负责人签字确认，并以纸质的形式保存下来[3]。

2.2 “乘法”：强化档案管理力度

为了改变传统医院管理档案的单一化模式，就需要强化对于档案管理的力度。这就需要，首先加强对于档案管理的认识，制定详细、具有可行性的管理制度。同时要根据本院的实际情况进行调整和改进，对管理内容不断进行优化补充。其次，提高档案管理人员的综合素质。一方面，需要提高档案管理人员的聘用门槛，确保管理人员持证上岗；另一方面医院方面要定期组织培训教育工作，确保档案管理人员不断丰富补充其自身的管理知识，并且能够灵活运用先进的科学技术进行档案管理。同时具有丰富档案管理经验的管理人员能够确保在医院档案管理过程中，全方面收集各种数据和信息，进而通过对数据的分析，为后期医院领导进行工作决策提供数据支持依据。最后，可以将医院一些重大事件的收集工作与宣传工作结合起来，通过编纂医院年鉴等刊物，客观反映医院内各项先进科研成果以及工作规划总结等[4]。

2.3 “减法”：降低管理成本

医院在传统档案管理过程中，主要采用纸质化的记录方式，一方面需要大量的人力、物力进行记录、编写、归档，还需要足够的空间进行保管，需要投入大量的成本；另一方面在档案管理过程中由于工作量比较大，因此出错率比较高。随着社会的不断发展，纸质化档案管理方式已经不再适应快速发展的时代需要，需要进行改革。加之，互联网科学技术、大数据、云计算等技术发展比较快，数字化管理模式已经广泛应用于各行各业中。因此，医院档案管理可以采用电子化技术代替传统纸质化管理，用电子文件、电子存档的方式进行管理。不仅能够降低管理过程中的成本支出，而且能够节省大量的人力、物力。据统计，使用电子管理模式的出错率约是人工管理的0.12倍[5]。

2.4 “除法”：消除安全隐患

在传统纸质化档案管理过程中，存在比较多的安全隐患，例如火灾、潮湿、虫咬等因素都有可能导致纸质档案的损坏，除此之外，人工造成的档案丢失、破损更会给档案管理造成严重影响。因此在档案管理过程中，不仅要加强对于档案室的防火、防潮、防窃、防虫工作，还需要制定严格的档案使用准则，实现档案管理的精细化。此外，为了提高纸质化档案保管的安全系数，还需要加强档案室的巡逻工作，避免由于机密档案丢失造成的严重影响。最后，为了解决纸质化档案管理过程中的不良因素，最有效的方法就是进行数字化管理或者数字化备份。即将与医院相关的资料信息在进行全面收集之后，进行扫描、上传、归类、编号等电子化备份工作，再将纸质化档案以及电子化档案进行科学归档。在医院职工查询相关档案时，仅需要输入关键词或者档案编号，就能够获得相关信息，避免造成纸质档案的丢失危险，提高查阅效率和安全系数[6]。

3 结语

总而言之，在医院档案管理中应用“加减乘除法”，不仅提高档案管理的科学性和精確性，扩大了档案管理信息收录的范围，凡是与医院工作相关的信息资料，都由档案管理部门进行收集和整理，而且节约管理成本，“加减乘除法”打破了传统档案管理中分部门建档案进行管理的复杂局面，实现医院档案管理一体化，大幅度降低档案管理中的经费支出。此外，为了充分发挥档案信息的作用效果，还需要将医院历年的工作经验和工作数据等信息进行编纂，作为医院领导管理医院的参考依据，从而提高档案信息的资源利用率。

参考文献

[1] 耿玲.医院档案精细化管理中“加减乘除法”的应用分析[J].中国卫生产业，2017（15）：147-148.

[2] 肖中付.精细化管理在医院后勤管理中的应用研究综述[J].中国管理信息化，2017（19）：109-110.

[3] 李传琳.精细化管理在医院门诊药房管理中的应用探讨[J].中国卫生产业，2017，14（13）：100-101.

[4] 刘珊珊.精细化管理在康复科护理管理中的应用研究[J].中国卫生产业，2017，14（9）：106-107.

[5] 刘晓丽.精细化管理在神经内科护理管理中的应用研究[J].临床医药文献电子杂志，2017，4（38）：7505.

[6] 崔云燕.医院档案精细化管理研究[J].中国卫生产业，2017，14（17）：167-168.