信息化背景下高校教学档案管理工作存在的问题及对策研究

摘 要：高校教学档案由高校的教学成果汇总而成，对于高校具有重要的意义。在信息化背景下，高校教学档案管理需要紧随时代的步伐作出改变。本文针对高校教学档案管理的问题及相应对策进行了探讨。

关键词：信息化；高校；教学档案管理；问题；对策

一、高校教学档案管理的意义

高校教学档案管理主要是为了更好地收集和整理汇总教学档案，以便提供相关服务。然而，随着信息化的发展，传统的高校档案管理所能够实现的效用收到互联网的冲击。在这种情况下，高校教学档案需要借助互联网进行信息化管理，以期在信息化时代更好地提供服务，从而发挥更大的价值和作用。

传统的高校教学档案基本上是以纸作为承载物，后来则出现了更多的载体，如光盘、硬盘等。随着信息化步伐不断加快，高校教学档案管理同样需要紧随时代做出改变。而信息化管理模式能够使高校教学档案更大限度地得到开发和利用，更好地发挥其服务功能。

二、信息化背景下高校教学档案管理的问题

1.档案管理意识和理念落后。档案管理工作随着高校的不断发展，其作用变得更为重要。虽然高校在教学档案管理工作和管理意识方面已经有了一定的提高，但是很多人对高校教学档案管理仍然认识不足，没有正确思考和看待信息化建设对高校教学档案管理的意义，导致教学档案管理工作无法紧跟时代发展的步伐。

2.档案信息化基础比较薄弱。大多数高校缺少教学档案信息化建设方面的资金，无法开展教学档案信息化建设，只能沿用传统的档案管理方法。然而，随着信息技术的不断进步，传统的教学档案管理方式已经无法满足人们的需求。要想提高教学档案管理效率，实现教学档案信息共享，高校需要加大对教学档案信息化建设的投入和重视程度。

3.缺乏相应的档案管理人才。受高校信息化建设和落实程度的限制，高校教学档案管理人员的信息化水平普遍偏低，互联网信息化的学习和应用能力不足，这在很大程度上影响了教学档案信息化管理的发展。目前很多高校缺乏这一方面的管理人才，人才队伍的专业技能和职业素养有待进一步提高。

4.网络信息安全存在问题。信息化发展使信息流通和交流变得更加便捷。然而我们在享受其带来的便利的同时，也承担着信息、文件失窃的风险。目前高校的网络技术水平还无法为教学档案提供坚实的安全保障，这在很大程度上影响了高校教学档案信息化管理的发展。

5.相关的管理制度不完善。目前现有的高校教学档案管理制度不完善，而且各高校落实的程度也不一样。很多高校的教学档案保管和存放并不规范，甚至出现缺失的现象，这在很大程度上影响了教学档案的完整性。虽然近年来有关教学档案的相关规定不断增加，在一定程度上提升了教学档案的管理水平，但是相关规定的落实情况以及高校对档案管理的重视程度仍然需要进一步提高。对于目前高校教学档案的各种问题如何解决、如何监督，仍然缺少有效的解决方案。

6.教学档案信息的功能受限。教学档案的开发、利用率比较低是目前很多高校存在的问题，一方面这些高校的教学档案管理比较封闭，很难实现相互交流，这样就无法对教学档案的内容进一步开发和利用；另一方面，很多高校的教學档案管理仍然以传统模式为主，信息化程度比较低，对教学档案的开发能力不足。受这些因素的影响，教学档案很难得到有效的开发利用，自然无法发挥相应的作用。

三、信息化背景下高校教学档案管理需要采取的对策

1.推进档案信息化建设。高校教学档案管理的信息化建设步伐需要进一步加快，通过互联网信息化技术将传统的教学档案管理工作转变为信息化管理，实现教学档案各个方面的信息化功能。在教学档案信息化管理建设和落实的过程中，应根据高校自身信息化水平发展情况分阶段进行，及时解决问题，掌握和了解最新的建设情况。高校需要加强对教学档案管理的重视程度，做好信息化建设的宣传和推广工作。高校教学档案管理工作需要高校各个部门的共同努力。高校需要不断完善内部管理机制，无论是教学档案的整理方面，还是教学档案的开发方面，都需要有严格的执行标准，从而确保教学档案管理水平的不断提高。

2.加大在教学档案信息化建设方面的投入。想要落实教学档案的信息化管理，首先高校需要在资金方面给予一定的投入。只有完善和加强基础设施，才能更好地进行信息化建设工作。高校可以根据自身实际情况，量力完善基本硬件设施，搭配对应的技术设备。其次，高校需要有明确的教学档案信息化管理执行标准。教学档案的各方面工作都需要细化并按标准进行操作。而在教学档案基础资料整理完善之后，则需要进行集中处理，利用网络技术对教学档案文件进行技术处理，从而保证教学档案可以进行信息交流和共享。高校教学档案信息化管理的目的在于对教学档案的开发和利用，这对高校的发展有着重要的作用。

3.提高网络技术水平，确保教学档案信息的安全。随着互联网信息化的不断发展，网络技术水平的不断提高，对信息的安全性提出了更大的挑战。高校需要不断提高网络技术水平，加强教学档案的加密程度，防止信息泄露所带来的不良后果，在确保教学档案资料完整性和流动性的同时，为教学档案的安全性提供有力保障。

4.加强人才培养，提高管理人员的职业素养。教学档案管理信息化建设，需要高校在加强整体信息化水平的同时，加强人才培养，提升信息化管理水平。高校可以通过定期培训、组织学习、考核等方式，提高教学档案管理人员的网络技术和信息化水平，也可以通过竞岗等制度，选拔优秀档案管理人员，从而将教学档案信息化建设和管理工作更好地落到实处。

5.增强高校教学档案的综合效益。增强高校教学档案的综合效益主要包括两个方面，一方面是提高教学档案获取的技术水平；另一方面是加强对信息化设施的应用，强化教学档案信息网络的功能，从而确保教学档案的完整性、真实性和安全性，通过利用高质量的教学档案，满足教育、科研等相关方面的需求。

6.提高教学档案的利用率和服务水平。在信息化进程不断加快的今天，高校教学档案工作需要改变其以管理为主、利用为辅的被动服务模式，通过对信息技术的应用，提高高校教学档案的利用率，从而不断提高服务水平。高校可以收集和分析用户需求，确定教学档案信息开发和利用的方向。高校可以通过网络技术的开发建立检索系统，如此一来，可以通过多种渠道将教学档案提供给需求者，从而真正发挥高校教学档案应有的价值。

7.学习高校教学档案管理的新理念和新模式。高校教学档案管理需要根据时代的发展和要求作出改变，学习和利用新的管理理念和模式，使高校教学档案的相关资源更好地得到开发和利用。高校教学档案管理人员则需要积极学习和利用最新的发展和管理观念，使教学档案管理工作与高校的发展和规划相统一，从而为学校更好更快的发展服务。

参考文献：

[1]徐美玲.电子档案与网络服务的探讨[J].兰台世界，2012（S4）.

[2]马秀英.试论网络环境下的档案创新服务[J].黑龙江科技信息，2011（1）.

[3]万军.档案管理办法的创新[J].中国科技博览，2010（25）.

作者简介：姜春美（1978— ），女，山东烟台人，硕士，馆员，研究方向：档案管理。