高职院校加强和改进办公室管理工作探究

方晓琴

【摘要】高职院校办公室在学校党委和行政工作中发挥着重要的作用。随着形势的发展，高职院校办公室工作也要进一步优化，着重提高质量和效率。本文结合工作实际，对高职院校办公室工作进行分析研究，并提出新时期强化和改进办公室工作的对策和建议。

【关键词】高职院校；办公室；管理工作；研究

办公室是当前学校党委工作和行政工作综合办事机构，在高校发展中具备十分显著的影响与地位，办公室不仅是校党委和行政工作对广大教职工进行联系的重要渠道，同时也在实际工作中起到了承上启下的重要作用。随着近年来我国教育工作的开展和完善，高职院校也得到了十分显著的发展，这使得办公室工作职能出现了相应转变，不仅自身的工作任务越来越重，同时要求也在逐渐提升。所以怎样学校改革与发展环节中实现对管理工作的优化，进一步提升工作质量与效率，也是当前我们在实际发展中必须关注的问题。为此笔者对高职院校展开研究，进一步分析对办公室管理工作进行强化和改进的对策和建议，以期对这项工作的开展提供帮助。

一、关注工作的三个重点，对工作职能进行明确

（一）获取工作信息，发挥引导作用。领导进行决策管理的过程中往往需要借助现代管理体系的引导，办公室虽然不是专家智囊团，但是办公室的人员素质在很大程度上决定了自身智囊作用。此外，学校中的各个领导在日常工作中往往需要应对大量的工作，身为学校领导，只能将工作重点放在对重大问题的处理上，而对于一些相对比较具体的事情或是工作，就必须要办公室工作人员进行开展。办公室就是为各级领导工作高效开展专门设立的机构，所以在某种意义上说，办公室也充当着领导者的助手。办公室在实际工作中的主要内容就是为校领导准确提供信息，并针对工作中心组织调查研究，在领导的要求和工作方向要求下对相关文件进行起草，从而对工作提出更多建议。所以在学校办公室工作中，更要为学校改革工作的开展继续努力。

（二）解决工作矛盾，实现协调发展。在当前的学校发展中，协调功能应该始终贯穿在学校办公室工作的方方面面。所以这需要办公室在工作中将时间和工作重点放在协调环节上，受到工作的实际影响，工作人员在思想上也存在明显的差异，所以在繁杂的日常工作中，很容易出现问题与矛盾，因此只有在协调的作用下才能对工作进行完善，实现相互理解，更好的对矛盾进行化解。此外在实际工作中，办公室还应该利用有效的监督工作实现对工作的推动，积极发挥协调在工作中的积极作用。

（三）求真务实，对工作效率进行提升。办公室开展的每一项工作，都直接影响着办公室的整体功能和效率实现，这也将对学校的整体运转造成影响。所以要想对为学校提供更优质的服务，就要对每一项工作进行关注，确保工作态度的严谨。对于一些决策性的问题来说，还要全程实现跟踪，将工作有效落实于各个环节中，从而将出现的问题或是困难及时反映给上级领导，只有这样才能为领导提供更为完善的帮助。

二、确立思想，明确工作思路

开展相应的办公室工作，工作思路清晰是当前工作的首要前提，而在实际工作中要想对工作思路进行明确，就要在工作中完善以下几点意识：

（一）对服务意识进行明确。对服务意识进行明确也是当前办公室开展工作的基本原则。办公室在日常工作中往往需要对大量的文件、信件等工作进行处理，在实际工作中要想对各种职能进行发挥，就要对工作服务范围进行扩大，通过对服务质量的提升满足对办公室的各种要求。我们都知道，当前学校各个部门都肩负着十分繁重的教学任务，所以工作压力和困难都比较大，所以在当前的办公室发展中，办公室的服务工作也十分重要和显著。

（二）树立起全局意识。这项工作的开展是当前办公室工作的主要落脚点。办公室工作是对学校领导提供信息的重要方式，作为综合性和协调性部门，办公室在工作中也需要对各种情况进行掌握。办公室必须要站在学校发展的角度上，确保当前办公室工作重心与当前学校工作重心保持一致，通过这种方式确保更好地树立起全局意识，保证工作的正常开展。

（三）发展工作创新意识。创新意识的建立是当前办公室工作中的灵魂所在。当前时代发展的基本要求就是保证创新性，同时也是开展日常工作的重要基础保障。目前我国高职院校正处于飞速发展的关键时期，特别是在当前我国素质教育的开展，对于管理模式都产生了十分显著的影响，如果在办公室工作中我们仍然保持原有的观念和思想意识，就会造成办公室工作的停滞不前，甚至走向循环往复的死循环模式。所以，办公室工作人员更应该树立起积极的创新意识，摒弃各种传统理念和固有的工作方式，从而打破传统封建的思想方式，树立起“以人为本”的先进工作理念，只有这样才能确保我们工作思想的拓展，进一步创新工作方式和理念，为办公室工作质量与效率的提升奠定良好基础。

三、对素质进行提升，建立更优秀的工作团队

（一）培养良好的政治素质。办公室是当前学校的重要综合部门，因此每一项工作的开展都将具备政治性。所以政治能力完善是当前对办公室工作人员最为基本的工作条件，更是有序开展办公室工作的重要前提。

（二）提升職业道德。职业道德素质是当前学校办公室工作人员素质发展中不可忽视的重要素质。当前各个高校正处于改革与发展的关键时期，在实际工作中也要对办事机构进行精简，所以经常会出现人少事物多的问题。所以，在今后的学校建设与发展中，办公室工作人员不仅要具备良好的职业道德，同时还应该对管理者理想进行关注，确保这项工作的开展与服务工作紧密相连。

（三）对文化素质进行强化。办公室工作人员作为和教学工作紧密联系的管理人员，需要具备较高的文化水平与素质，同时还应该具备一定的心理学、管理学知识，只有这样才能科学地开展办公室工作，实现工作的协调性发展。此外，办公室工作人员也需要适当开展学习，在平常的工作中积极进行文化知识的学习，进行科学管理，从而建立起完善的知识储备与知识结构形式，在此种背景下工作人员不仅能建立起十分先进的管理经验，对于工作人员管理水平的提升也将具备十分显著的影响。

（四）完善心理素质。由于办公室工作面相对比较广泛，同时面对的事务也相对更为繁杂，很容易在实际工作中出现领导、职能部门之间的工作矛盾。工作人员如果心理负担比较严重，很容易出现烦躁的情绪，对于工作的顺利开展也将产生不利影响。针对这种情况，更要求管理人员要具备良好的心理素质，用更为宽松和平和的心态实现对工作环节的有效处理。

四、结束语

综上所述，开展办公室的管理工作，要求相关工作人员在实际工作中更好地树立起科学发展观念，从而将高等教育管理作为工作依据，确保教育发展和管理工作的顺利开展。在此环节中，我们还应该紧密联系教育发展的特点，更好地实现工作职责和服务的统一，为办公室服务工作质量的提升奠定良好基础，更好地强化和完善学校办公室的科学化管理水平，实现高职院校的综合发展与进步。

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