提高办公室综合管理水平的探究

李振振

【摘要】办公室是企事业单位的核心部门，也是一个综合事务的管理部门，其综合管理水平的高低直接影响着各部门之间的协调、沟通，同时也影响着上级部门的指令是否能高效传达到下级部门或员工手中。因此，本文从影响办公室综合管理水平的因素为切入口进行分析和研究，探究出提高办公室综合管理水平的措施，让办公室综合管理发挥出应有的作用。

【关键词】办公室；综合管理水平；因素；措施

一、影响办公室综合管理水平的因素

（一）管理思想偏激。管理思想偏激是我国各企事业单位普遍存在的情况，在很大程度上降低了工作管理效率，以至于降低了办公室的综合管理水平，其主要体现在两个方面：其一，办公室工作人员为了在单位彰显自我和突出自己的存在感，经常在管理工作中盲目制定一些不符实际的目标，例如，目标太高，让单位付出了较多的精力，其结果却令人失望，不仅打击了员工的工作积极性，也难以调动员工的工作热情。目标太低容易被员工所忽视，使员工降低了工作的严谨性，甚至是养成惰性的工作态度。其二，办公室管理人员没有充分考虑单位的时际情况进行管理，而是从方便自己管理的角度进行管理，也势必会影响办公室的综合管理水平。

（二）信息传递效率不高。传递信息是办公室综合管理工作的重中之重，其传递效率直接影响着办公室的综合管理水平。但就目前情况而言，我国各企事业单位的传递方式普遍还是以书面材料的方式进行传递，在现代化的工作中，这种传递方式起不到较好的效果，因为信息在各部门之间传递的过程中需要制作和打印书面材料，甚至不能及时把信息传递出去，这样不仅延长了信息传递的时间，降低了传递效率，也浪费了不必要的人力资源和物力资源。同时，也很容易让信息在传递的过程中造成泄露的情况，对单位造成一定程度的信息安全威胁。

（三）管理制度更新周期较长。办公室管理制度是办公室管理工作人员的指导思想，其规范着办公室管理人员的工作态度和工作行为，促进和保障管理工作的顺利进行。随着时代的进步和社会的发展，企事业单位所面临的内部及外部环境都有所改变，这就意味着企事业单位的办公室管理制度也要与时俱进适当完善和改进，但现实工作中，很多企事业单位的办公室管理制度不能经常更新或更新周期较长，致使管理制度较为落后，发挥不出最高管理效力，制约着办公室综合管理水平的提高。

二、提高办公室综合管理水平的措施

（一）构建有效的会议体制。目前，我国企事业单位普遍缺乏有效的会议体制，只能在单位遇到重大事件或制定重要战略决策时临时召开会议，虽然也能满足日常工作需要，但具有一定的局限性，难以促进办公室综合管理水平的提高。因此，各企事业单位要构建有效的会议体制，定期召开工作会议，以便反映工作情况、总结工作经验、布置工作内容等，可以有效促进办公室综合管理水平的提高。

（二）建立高效的信息化沟通体制。办公室在企事业单位中扮演着“传话筒”的作用，其作用主要是体现在传递信息的效率方面，让决策层和实施层的交流、沟通更加畅通。因此，可以利用现代化的科学信息技术建立高效的信息化沟通体制来代替传统的信息传递方式，提高信息传递效率，例如，建立内部网络信息平台，把所需要传递的信息放入平台中，并通过信息平台的提示功能来提示各部门及时接收被传递的信息，这样就大大缩短了信息传递的时间，也加强了信息的保密性。

（三）制定合理、有效的奖惩制度。要对企事业单位的实际情况和工作人员自身情况进行综合考虑，制定出合理、有效的奖惩制度。一方面对工作优秀的员工进行奖励，激励和调动他们的工作积极性以及工作热情，以便更好地投入到工作中。另一方面，对表现较差的员工进行适度惩罚，使他们罚而无恨并积极改善自己的工作态度。

（四）规范管理工作流程。办公室的工作流程是否規范也直接影响着办公室的综合管理水平，因为不规范的管理工作流程会造成管理混乱、盲目制定管理目标等情况的发生。当有了规范的管理工作流程就可以对办公室的任何事务进行监管、审核，从而有效防止影响办公室管理水平的现象发生，例如，可以有效防止管理思想偏激的现象发生。

（五）积极更新办公室的管理制度。管理制度是行使管理工作的依据，因此，在办公室管理工作中要经常了解单位内部环境和外部环境的变化，并对现有的管理制度进行认真、仔细的审核和评价，并依据单位自身情况和外部社会环境对管理制度进行更新，提高管理制度的有效性和可依据性。

三、结语

总之，办公室的综合管理工作是各企事业单位工作的重中之重，其综合管理水平将直接影响着企事业单位的正常运行，因此，必须要通过各种途径来制定行之有效的措施提高办公室的综合管理水平，防止和避免不利于综合管理的因素产生，这样才能促进办公室职能的全面发挥。

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