城乡居民养老保险档案的规范化管理分析

孙桂业 莱州市土山镇人力资源和社会保障所

一、前言

近年来，我国城乡居民养老保险参保人数不断增加，保险覆盖面也不断扩大，要求养老保险档案管理工作水平也要逐渐提高，加强规范化管理，以满足现代城乡居民养老保险档案管理需求。当前我国城乡居民养老保险档案管理工作中缺乏完善的规章制度，管理经费也较为欠缺，档案收集与整理工作不够严谨，严重影响档案管理工作成效。基于此，采取必要措施，有效提升城乡居民养老保险档案管理工作规范化水平，以推动档案管理工作的健康发展。

二、城乡居民养老保险档案管理现状

（一）缺乏完善的规章制度

在城乡居民养老保险不断扩大覆盖率的过程中，参保人数骤增，要求相关档案管理工作也要及时加强，以满足管理需求。但是目前城乡居民养老保险档案管理制度还不够完善，导致日常管理工作较为混乱，整体办事效率低下，难以充分做好养老保险服务工作。虽然城乡居民养老保险档案管理部门依据相关管理规范和条例对档案管理和收集工作提出了明确要求，但是在实际工作中，依旧存在对参保人员的缴费、参保以及注销等相关资料填写不准确的情况，并且经常出现人为涂改以及印章缺失的问题，档案资料严重缺乏准确性、完整性和客观性[1]。

（二）管理经费不足

近年来，城乡居民养老保险档案管理工作量日益增加，管理工作经费需求也越来越多，但是实际上财政部分对档案管理工作拨付的经费并没有显著提高，日常档案管理工作经费比较紧缺。在保险档案管理工作缺乏充足的资金支持情况下，很难有效开展全方位的管理工作，档案管理工作效率也难以有效提升。

（三）档案管理工作人员专业素养有待提高

基层档案管理人员受到编制的影响，工作人数不多，但是面对大量的城乡居民养老保险档案管理工作，这些工作人员的管理工作较为繁重，很难抽出时间进行专业管理知识的学习。虽然档案管理工作难度不大，但是在工作量骤增过程中，很难在短时间内达到规范化管理。大部分档案管理工作人员的岗前培训时间都比较短，专业知识大多都只是表面化学习，但落实到实际工作中，执行难度就比较大。一些基层档案管理人员缺乏工作热情，在工作中缺乏主动服务意识，细节工作也不够全面，严重影响城乡居民养老保险档案规范化管理。

三、城乡居民养老保险档案的规范化管理措施

（一）建立完善的档案管理制度

为了有效推进城乡居民养老保险档案规范化管理，首先需要管理部门完善的建立档案查阅利用、立卷归档、岗位职责、移交、保密、库房管理以及保管等多方位制度，并严格落实，保障城乡居民养老保险档案可以有序存放和妥善保管。在档案管理制度当中，需要着重对档案收集与整理工作进行规范化管理，对文件规范范围进行明确划分，并确定其保存价值，规定保管期间，要求管理人员对各类档案资料做好整理和归档工作，保证资料的准确、完整和客观[2]。在档案管理中，要加强档案管理信息化建设，重视管理电子档案，并对电子文本做好脱机备份工作，结合纸质档案进行联系化管理，充分保障档案信息的安全与完整。

（二）增加管理经费

在城乡居民养老保险档案管理工作中，为了有效提升工作规范性，还要重视增加管理经费，以充足的资金支持各方面管理工作顺利开展。当地政府部门要在财政预算中纳入城乡居民养老保险档案管理工作，增加相关工作的资金投入，保障档案管理工作有充足的资金进行硬件设备和软件设施的建设。在基层城乡居民养老保险档案管理机构，要根据工作需求，完善的配置电脑、灭火器、除湿机、密集柜以及档案盒等基础的设备设施，充分达到“十防”管理标准，保障档案资料的安全与完整。

（三）做好基层档案管理人员的培训工作

城乡居民养老保险档案管理工作具有突出的专业性和政策性，各方面档案资料都是参保人员享受待遇的关键性凭证，与参保人员的切身利益有直接关系，必须做好完善、规范的管理工作。为了有效推进城乡居民养老保险档案的规范化管理，需要对相关工作人员加强思想教育，使这些工作人员充分认识到保险档案管理工作的重要意义，在提高管理人员使命感和责任感基础上，有效提升档案管理工作的规范性[3]。同时，相关部门要做好人员的培训工作，除了上岗培训，要积极组织多种形式的培训活动，对各级经办人员进行专业业务培训，有效提升其专业化工作水平。另外，可以制定一定激励和考核机制，提高工作人员学习主动性，积极参加各种培训活动，并努力提高自身档案整理、收集能力，在自身业务经办能力与政策水平不断提升基础上，促进管理工作的规范化。

结束语：城乡居民养老保险档案管理工作质量，直接关系到参保人员切身利益，为了充分满足现代保险档案管理工作的需求，需要加强城乡居民养老保险档案的规范化管理。基于目前档案管理工作中存在的问题，需要相关部门充分做好档案管理制度的完善建设，加强管理人员的培训工作，增加资金投入，以推进城乡居民养老保险档案管理工作效率和质量的全方位提升。