新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作

马飞

摘 要：在机关事业单位管理工作中，人事档案管理占据着重要位置，而快速发展的社会、经济，均让事业单位的人事档案管理面临巨大挑战。本文就机关事业单位人事档案管理存在的问题进行了简要论述，针对问题，提出了新时期做好机关事业单位人事档案管理工作的具体建议，以促进机关事业单位更好的发展

关键词：机关事业单位；人事档案管理；制度

人事档案是企事业单位在人事管理活动过程中所形成的、记载每一个工作人员业务能力、专业水平、思想道德、社会经历、奖励处罚等相关信息的原始记录[1]。对于机关事业单位而言，人事档案是其各项工作的真实记载，是工作人员晋升的主要依据，现实意义重大。基于此，机关事业单位管理人员应高度重视人事档案工作，并采取针对性有效措施，从而充分发挥人事档案的作用。

1 机关事业单位人事档案管理存在的问题

1.1 人事档案管理工作缺少主动性

传统管理模式下，机关事业单位开展档案管理工作的目的在于应付上级领导的检查，特别是计划经济时期，国有单位工作人员档案管理意识匮乏，积极性较低，难以主动参与到人事档案管理工作中。虽然，在机关事业单位日常工作中，这种情况并未凸显出各种缺陷，但是在新常态经济下这一行为不利于机关事业单位的可持续发展，亟需增强人事档案管理工作的主动性。

1.2 人事档案管理管理制度不完善

人事档案管理工作需要相对应的规章制度予以制约。缺乏相关制度的制约，人事管理部门的工作人员在档案管理工作中比较随意，一般按照自己的习惯和方式进行，然而因每个人的习惯和工作方式差异较大，使得人事档案管理工作效率低下，质量差强人意。制定详细的人事档案管理制度能够对机关事业单位人事档案管理工作予以一定的约束。然而，现阶段我国机关事业单位人事档案管理制度尚未完善，随意、杂乱管理的行为屡见不鲜，需进一步完善与改善。

1.3 档案管理人员的素质比较低下

现阶段，机关事业单位人事档案管理工作人员的专业素质还需进一步提高，主要表现于以下几个方面：其一，档案管理人员专业素质较差，管理经验不足，也未掌握先进的档案管理技术，难以满足现阶段人事档案管理需求；其二，现阶段机关事业单位人事档案管理人员整体年龄较高，其中大多数人思维较为落后，往往采用陈旧的管理技术，且思想上比较抵触新事物的学习。

1.4 人事档案管理的工作要现代化

我们正处于信息时代，然而大多数机关事业单位人事档案管理依然采用人工管理模式，其缺点主要表现为：其一，人事档案管理需投入大量的人力物力资源，计算机的运用能够有效提高工作效率，然而机关事业单位仍然采用人工管理方式，人事档案管理效率较低，造成大量人力物力的浪费；其二，传统的人事档案管理方式，人事档案难以备份与恢复，且纸质人事档案保存时间段，破损现象较多，人事档案管理质量较差。

2 机关事业单位人事档案管理工作的创新与完善

2.1 提升领导对人事档案管理的重视

机关事业单位各项工作的开展都需要上级领导足够的重视才能顺利的展开。就人事档案管理工作而言，需要机关事业单位领导人从发展的角度去分析人事档案可产生的间接性利益，具体说来就是在机关事业单位的健康发展之路上，人事档案管理工作的水平和质量在一定程度上决定了单位发掘人才和留住人才的有效性，与此同时还是单位改善工作弊端、實现工作创新的借鉴信息。首先，在单位领导的重视下与人事档案管理部门工作开展所需的软硬件设施才能得到进一步的完善；其次，需要单位领导深入员工工作和生活，尤其是在了解员工面临的一些困境后，按照国家的统一规定合理的为他们优化薪资待遇或者解决职称问题；最后，为了让人事档案管理形成一个高效性、规范性的管理制度，需要单位领导做好对部门工作的检查与考核。

2.2 进一步完善人事档案管理制度

机关事业单位的人事档案管理工作具有一定的复杂性和系统性，工作的顺利开展需要一个完善的管理制度作为保障[2]。对此，机关事业单位可在本单位人事档案管理现状的基础上，根据《档案法》中的具体要求建立并完善单位人事档案管理制度，尤其是管理工作考核制度和责任追究制度。人事档案工作包括搜集、整理、查阅、薄膜、调用等内容，而以制度的形式将其规范下来能让档案管理要求和标准变得更加明确，与此同时要严格的执行管理制度，只有相关工作人员坚持认真执行，管理规章制度才能真正发挥效用。最后需要完善人事档案管理制度的基础上强化对档案工作的宣传，通过在内部开展人事档案管理教育，逐渐的在单位议事日程中加入人事档案管理工作的考核，从侧面激励档案人员加强知识修养，提高认知水平，久而久之让单位全体工作人员都树立起“依法治档”的意识，从而促进档案管理的规范化发展。

2.3 扩大人事档案管理的工作内容

随着社会的发展与进步，传统的人事档案管理工作内容逐渐凸显了单一化的缺点，已经难以满足现代社会发展对档案信息的需要了，对此需要在现有的基础上进一步扩充人事档案管理工作内容。一方面要对原有的信息资料进行选择性保存、整理和存储，与此同时细化人事分析工作，对现有员工信息以及人员特征进行全方面的分析，并以此为依据寻找更加适合该岗位的优秀人才，深入开发人力资源的同时充分挖掘每一个员工的工作潜力；另一方面是顺应信息时代的发展，将人事档案管理工作的方式和内容扩展，传统的管理工作主要针对纸质档案管理，而信息化的发展出现了越来越多的电子版人事档案，因此对其作出相应的管理，除了传统的收集、整理和存储以外，还要做好信息安全、信息分享、信息备份、信息录入等方面的工作。

2.4 提高人事档案管理员工的素质

任何一项工作都是在人的主导作用下开展的，因此员工本身在人事档案管理中发挥中重要作用[3]。而工作人员对人事档案管理质量的影响主要由综合素质决定，因此提升人事档案管理工作人员的综合素质是优化机关单位人事档案管理工作的有效途径之一，具体可以从以下三个方面入手：第一，定期的对档案管理人员开展思想素质教育，思想决定人的行为，让员工思想素质不断提升才能更好的满足认识档案管理的工作要求；第二，以强化人事档案管理人员的业务能力积极积极组织员工进行专业知识方面的学习；第三，在提高人事档案管理人员综合素质的过程中，要充分发挥模仿和榜样的作用，对于取得明显进步的员工可适当给予鼓励，从而在机关事业内部形成一个积极良好的学习氛围。

在我国科学技术飞速发展的过程中，信息化时代的到来让各行各业进入了现代化发展阶段，就我国机关事业单位传统的人事档案管理模式和手段而言，都不符合现代化发展的要求，对此要想提高机关事业单位的人事档案管理工作水平和质量，必须采取措施来实现人事档案管理的现代化发展与建设，具体可以从以下两个方面入手，第一，由上级部门加大对人事档案管理工作的资金投入，从而有运营资金去更新管理设备，强化管理人才队伍，让人事档案管理工作在一个软硬件都现代化的环境中顺利开展，尤其是信息化的人事档案管理系统用以提升工作效率；第二，利用现代化的人事档案管理手段，对于人事档案进行多种手段的保存和管理，有助于提高人事档案存放的时间和日期。

3 结语

总而言之，机关事业单位的人事档案管理工作在全面深化改革的全新形势下，面临着很多挑战，但从另一个角度而言也是发展的机遇。一直以来档案管理工作都容易被忽略，所以需要各机关事业单位从上级领导开始提高对档案管理工作的重视，从而才能顺利的开展管理工作现代化发展、提升管理人员综合素质以及扩充人事档案管理内容等优化措施。

参考文献

[1]夏长玉.谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].才智，2017（10）：261.

[2]戎范儿.加强机关事业单位人事档案管理的几点思考[J].赤子（上中旬），2016（17）：154-155.

[3]程力.浅谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].才智，2016（13）：252.