交通档案管理信息化建设的重要性及途径研究

摘 要：作为交通运输管理中的重要组成部分，档案管理已经成为影响交通运输业发展的重要内容，将交通运输管理中产生的交通信息及交通案件进行整理、归档，实现对交通行业的进一步管理，为解决交通行业发展问题提供基础信息。为适应发展需要，交通档案管理工作面临着进一步的改革，针对档案管理工作发展现状及产生的问题进行有效地分析，利用计算机发展技术推动交通档案工作朝着信息化的方向发展。本文首先对交通档案信息化建设的重要性进行有效阐述，结合交通档案信息化管理中存在的问题提出相应的解决方案，提升交通档案管理信息化建设。

关键词：交通管理；档案信息化；建设发展；研究分析

随着社会经济发展需要，我国交通运输业发展愈加繁荣，为人们营造方便、快捷的生活环境外，也增加了交通运输管理工作任务，传统的档案管理工作方式已经不适合交通运输业的发展，使交通运输管理任务在社会发展新时期面临着新的挑战。计算机技术的发展改善了传统档案管理的形式，在纸质档案基础上增加了电子档案，由于电子档案信息共享和保存的时间相对来说很难控制，再加上大量的纸质档案电子档案的出现增加了交通档案管理工作的难度，因此信息化管理十分必要。针对现阶段档案管理人员对信息化管理流程不熟悉，难以有效使用信息化管理手段的情况，应提高交通档案管理人员的业务素养，为交通档案信息化管理奠定基础。

1 交通档案管理涉及到得重要信息内容

综合看交通档案管理中的材料信息，主要有以下几个方面：公路试验及检测资料、公路桥涵等设计图、对交通项目的咨询、审查、评估等。公路检测主要是为公路施工项目中用到的材料进行检测，为施工工作提供施工标准。检测资料主要包括公路工程和水运工程试验检测，涉及到检测后产生的大量信息内容。公路桥涵设计图是涵盖公路施工过程中大量施工信息的设计图纸，对公路维护和维修来说有着重要的作用。对交通项目的咨询、审查和评估等工作，工作结束要做好相关信息登记，进行材料归档。

2 交通档案信息化管理的必要性

2.1 响应时代发展要求

随着交通环境不断变化，愈加复杂的交通环境给档案管理工作提出新的管理要求：交通档案管理工作要能够顺应时代发展，不断完善工作中的不足，提升交通档案工作质量，对交通管理提供良好的服务。加强档案信息化建设是响应建设发展做出的决定，利用信息化管理能够有效提升档案管理工作效率，提高其服务水平。在进行档案信息化工作中，应考虑采取有效地手段降低信息加工的费用，使交通发展更能顺应时代发展，改善不足，提高工作质量。

2.2 变革传统的管理方式

交通工程相关的信息管理是交通档案工作中的重要内容，涉及大量的公路检测等相关信息，对其材料进行归档需要耗费大量的人力、物力及足够的资金，同时材料整理耗费时间长，管理工作进行非常困难。因此，传统的档案管理工作不能满足交通工程信息资料归档的要求，需要采取信息化管理手段保证交通工程方面信息的完整和全面，通过前端控制促进整体工作的完整实施，对档案管理进行全面控制。

2.3 推动交通档案管理向专业化、网络化发展

在传统的档案管理中，多为纸质材料，当要对档案信息进行查阅时，需要到指定的档案管理地点借阅档案，根据相关的借阅管理规定到期归还。虽然提供了档案服务功能，但是影响了档案材料在其他交通工作中的作用，影响交通管理工作的开展。采取信息化的管理方式，能够保证信息的共享和管理与实体管理之间的分离，转变了档案信息的服务模式，节约了档案管理工作人员的实践，让档案管理人员将时间用在档案开发和利用工作中。

3 交通档案信息化建设中面临的问题

3.1 资金投入不够

档案信息化建设需要足够的资金支持，引进设备，为档案管理工作人员提供相应的硬件支持。但就目前交通档案信息化管理看，很多企业并没有投入足够的资金，购买相应的设备。严重存在档案库房地域狭窄，硬件设施简陋的问题，很多计算机设备多为旧设备，计算机使用速度无法保证信息化管理，没有达到档案信息化管理的要求。资金投入是制约档案信息化建设工作的重要内容，因此要想做好信息化建设工作，就要投入足够的资金。

3.2 领导重视程度不够

很多单位领导对档案信息化管理不够重视，认为档案管理是一项可有可无的工作，没有认识到档案管理工作能够促进企业发展，提升企业经济效益和社会效益的重要性。很多单位在进行单位内部管理改革时，将档案管理部门作为调整的基础，档案工作人员担任多项工作职务，没有足够的实践进行档案工作和学习，使自身的档案管理知识不能及时更新，跟紧时代发展的步伐，响应社会发展对交通管理提出的要求。

3.3 没有配套的软件体系，知识结构不牢固

很多单位工作人员依然沿用传统的档案管理工作方法，一是由于单位内部没有配备相应的软件设施，很多单位中软件不配套，使用标准不一，很难达到使用要求上的统一。二是管理工作人员对信息化管理建设没有足够的认识，缺乏计算机使用技能及信息化管理方面的知识，导致交通档案信息化建设工作不到位。

4 有效进行交通档案信息化建设的途径

4.1 建立有效的领导共走体系

档案管理工作开展的初衷就是为社会服务，交通档案管理工作要能够促进交通运输业的发展，做好为交通运输业服务工作。要能够在实际中利用档案检验档案管理工作的质量，建立健全领导工作体系和网络体系，由领导对档案信息化部门进行管理、审查和组织，做好信息资源的开发利用和信息归档。

4.2 提升档案管理工作的开放性

现如今是信息快速发展时代，要想做好档案信息化建设工作，就要改变传统的以提供信息为主的工作出发点，将选择信息作为档案信息化建設的重点，全面推进档案管理工作的进行。建立一个结构严谨、系统完备、信息准确的综合管理体系，对交通系统中的工程建设、公路养护保养、车辆治超等相关工作产生的信息进行有效归档，为档案信息化管理提供新方法、新途径，实现标准化、合理化、科学化的档案信息化建设。

4.3 以档案信息化建设促进交通运输发展

新时期进行档案信息化管理不仅要能够为交通运输业提供服务，还应利用档案信息化建设推动交通运输业的发展。交通档案管理与公路交通建设有着密切的联系，进行档案管理能够推动信息的开发与使用，成为交通企业生产与经营的动力。进行档案管理是进行档案管理工作开展的基础，实现档案信息化建设为生产力才是工作开展的目的。因此，档案信息化建设要结合实际情况，有效分析档案管理工作中的问题，构建使用价值的管理系统，提升档案管理服务功能与使用功能。

5 结束语

档案信息化建设是保证交通行业良好发展的根本内容，进行档案信息化建设要结合实际问题，在有效分析的基础上，采取有效的手段，使档案信息化建设发展能够适应发展需要，满足人们的生活。

参考文献

[1]李妮.交通档案管理信息化建设的重要性及途径[J].中外企业家，2014（02）.

[2]姚小芳.试论交通档案管理信息化建设[J].才智，2014（06）.

[3]张学富.如何加强档案管理工作的进一步完善[J].魅力中国，2013（23）：381.

作者简介

申雁君（1982-），女，汉族，甘肃省平凉市人，本科，甘肃省交通科学研究院有限公司科技信息部，馆员，主要从事研究方向：档案及图书管理