现代信息管理技术在高校档案管理中的应用研究

隆燕

摘 要：在各方面极为发达的现在，到处都是各种各样的信息，由此我们把这个时代称为信息时代。可以说现在各行各业都有着许许多多的信息，如何管理运用信息也是一个需要解决的问题。信息管理技术的出现，为各个行业的信息管理提供了极大的便利。各所大学由于学生众多，各项关于学生的学籍、人身信息等信息自然也非常多，面对众多相关的信息，如何整理是个关键。在对大学的各项档案管理中，如果用到信息管理技术对其管理是有很大帮助的。

关键词：信息管理、应用、高校档案

高校档案包括自身管理与发展的资料、学生档案等等，需要管理的档案信息有许多。传统的档案管理方式，需要大量的档案管理人员，档案的存储和保护也需要人工进行，会消耗大量的人力物力。而信息管理技术的运用便可以解决这些问题，不仅仅可以解决管理方面的问题还可以解决人事方面的问题，本文将论述在高校的档案管理中存在的问题以及解决措施。

1 在高校档案整理中运用信息管理技术的意义

各个高校都有许多学生的信息，除了学生的信息以外还有管理工作中也有许多信息。高校信息的数量多、种类也繁多，一直运用传统的档案管理方式的话，无法有效率地正确处理繁多的档案，还会带来许多不必要的麻烦。传统的档案管理方式在面对过多的档案时，会出现不能准确归类档案、找档案要花费过多时间等等一系列问题。运用先进的信息管理技术，让复杂繁重的信息管理工作变得更加轻松、有条不紊。人们管理信息只需要运用管理档案的计算机平台，在需要提取和检索信息的时候也只需要运用计算机，便可以准确且迅速地找出所需要的信息，有需要的话还可以马上找到纸质的档案[1]。不单单省去了不必要的环节，还节约了时间、工作人员也省去了精力。从管理角度来看，利用计算机进行资料管理和人工手抄相比较，优势非常明显。在信息容易泄露的如今，运用计算机进行档案管理还能够给信息加密，增强安全指数，防止信息泄露。对于人事管理来说，计算机进行工作可以避免人工工作的许多缺点，给档案管理人员提供了新的管理方式。如今相关的工作人员由于运用计算机方式的进行信息管理，工作内容减少、档案管理人员在管理档案上的效率增加。

2 各个学校在信息管理时常见的问题

2.1 人力资源方面

信息化档案管理也不是一蹴而就的，需要一个渐进的转变过程，从计算机配置到人员的管理和引进，都不是一天就能够完成的。许多高校经过了长时间的改革还未实现信息化管理，主要是由于人员和资金方面的问题。部分高校的档案管理人员有许多是退休下来的高校教师，很多年龄大的教师对信息化技术的掌握微乎其微，很难追上时代的步伐，但由于教师曾给学校的教育事业做出过贡献，大多数高校在裁减以退休教师为主的档案管理人员方面陷入两难境地[2]。

2.2 档案整理工作未完全实现信息化

由于资金的缺乏，许多高校还未开始采取信息化档案管理的方式，仍然采用传统的人工管理方式。人工管理不仅仅效率低下，档案管理的保密性也比较低，而且对于信息的保存也没有保障。档案在一个地方长时间放置以后，很容易出现受潮、虫蛀等等问题，另外一些高校仍然采用未全面信息化的档案管理方式，也就是在工作中，大多是以人工管理为主机器为辅。这种工作方式往往会导致先进的机器不能派上用场，资金投入增加但人力物力丝毫没有减少[3]。

2.3 文档的管理

采用信息化档案管理的话，必须要有能够运用计算机进行管理的专门从业人员，部分高校的相关工作人员只有传统的整理和保存的知识储备，不会运用计算机来整理相关档案，对档案的整理、保存的专业能力差。

进行档案管理改革后，档案记录由传统的纸质转变为电脑数据存储在电脑上，修改方式也由原来的手写修改变更为电脑输入修改。但是这种方式也存在一定的弊端，比如电脑中病毒或者电脑损坏，都会造成信息资料的丢失。如果资料被修改、删除或者拷贝，都不会被及时发现，而且没有迹象可寻，这样的话档案的真实性或者完整性就没法保证。

3 在高校档案管理中的具体运用

3.1 树立信息化档案管理观念

新疆乌鲁木齐地区的部分高校，档案管理人员的工资和待遇水平不高，工作人员缺乏工作动力。此外，有些高校领导没有信息化档案管理的观念，他们认为档案管理只需要保存档案就行，没有意识到档案管理也需要信息化，要跟上时代的脚步。所以高校要逐步建立起科学档案管理的概念，推进高校相关档案整理科学化。

3.2 增加信息化档案管理的投资

档案信息化管理需要充足的投资，这些投资主要花费在专业的信息化档案管理人员的聘用、管理设备的引进、档案保存上。新疆乌鲁木齐地区高校与其他地区的高校一样，资金主要用于教育建设，对于信息化档案管理的投资少之又少。为了全面建立起信息化档案管理，应当在档案管理上也进行大量的投资，确保档案管理信息化的顺利进行。

3.3 提高档案相关工作人员的工作能力

传统的相关工作人员所掌握的技能只适合于传统的档案管理方式，倘若要采用专门的档案管理的方式，档案管理人员的管理技能也要随之更新。要对档案工作人员进行培养，培养相关工作人员运用计算机进行档案管理的工作能力，对相关设备的熟练运用、还有检索以及提取相关档案的技能。为了鼓励相关人员进行技能更新，不僅仅要对他们进行培训，还要采取定期考核和考试制度[4]。在学习完相关知识以后进行考试，奖惩分明，激励档案管理人员认真进行培训，从而提高工作人员的工作能力。

4 结束语

综上所述，在高校的档案管理中进行信息化改革是不可轻视的工作，一个高校的信息的保存和保密对于高校来说是十分重要的。要对高校进行信息化档案管理，可以从信息化管理观念的树立、管理人员的培训、管理资金的投入等等方面着手，从各个方面全面进行改革，逐渐形成合理的档案管理格局。信息化档案管理可以使高校的档案全面完整地保存下来，随时进行检索和提取，有利于高校的发展。

参考文献

[1]唐桂娟.现代信息技术在办公室资料管理中的应用[J]科技创新与应用，2013（14）.

[2]宋莹.刍议信息技术与档案信息管理的有效融合[J].城建档案，2015（8）.

[3]傅水珍.现代信息管理技术在高校档案管理中的应用探析[J].科教导刊，2011（12）.

[4]黄元旦.信息技术在高校档案管理中的有效应用[J].文学教育，2013（11）.