会计电算化的发展造成企业内部的控制问题与解决策略

郭秀红

【摘要】会计电算化是会计工作现代化发展的必然趋势，会计电算化在使会计工作的质量和效率提高的同时，也对原有的企业内部控制制度造成了极大的冲击，许多新问题急需得到解决，因此需要建立一套适合会计电算化系统的内部控制制度，而且企业应当采取必要的应对措施，不断完善企业内部控制制度，以更好地发挥会计电算化在管理中的作用。

【关键词】会计 电算化 内控制度

随着计算机在会计领域的应用与普及，现代会计的核算手段、操作技能、信息传输及应用环境、内部会计监督对象等都发生重大变化，基于传统会计理论和手工操作基础的内部控制制度受到了极大的冲击，某些内部控制制度在新的环境下显得落后了。

一、会计电算化下内部控制的变化

（一）内部控制的主要方向发生了变化

在电算化系统下，输入数据的准确与否成了最基本的前提，财务数据的正确与否很大程度上取决于输入数据的准确度。原手工下的一些内部控制措施在电算化下就没有存在的必要了，如凭证的借贷平衡校验；余额、发生额的平衡检查；总账与明细账、明细账与凭证之间的效验；报表数据的勾稽关系检查等。由于电算化系统的运用，大量的会计工作由计算机集中完成，凭证数据一旦录入电算化系统后，即在软件的控制下迅速、多次、毫无差错地分别记入各种账薄，所有的记账、账簿、会计报表的生成、预测等工作实际都是由电脑完成，只要凭证和会计软件正确，其输出的会计信息也必然是正确的，这就使账簿之间的核对没有必要了，编制科目汇总等试算平衡的检查也成为多余。若操作人员在不经意的情况下输入了错误数据，电脑无法自动识别，只能将错就错地得出错误的结论。

（二）会计人员职责、分工发生了变化

实行会计电算化后，会计部门内部单纯的会计核算岗位被撤销，增加了计算机操作、数据录入、凭证复核、会计软件维护、硬件维护、系统管理、等新的工作岗位，财务管理岗位比手工条件下划分得更细、管理得更加深入。在电算化下必须针对新的组织机构和岗位分工重建其内部控制制度。在手工会计系统中，内部控制是建立在不相容职能分离及相应职责分工的基础上的，一项经济业务都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。会计业务处理电算化为主后，财务人员的职能划分发生了很大的变化，电算化功能的高度集中导致了职责的集中，某些人员既可从事数据的输入，又可负责数据的输出和报送。因此，如果不加强内部控制，就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行个性操纵处理结果，从而加大出现错误和舞弊的风险。控制操作人员的职责，也是会计电算化对内部控制提出的新要求。

（三）会计信息存储的载体发生了变化直接记录在电脑硬盘或光盘上的电子数据取代了手工会计环境下的纸质账簿。电子数据与纸质数据相比，舞弊和犯罪的可能性更大，而且具有很大的隐蔽性和危害性。会计电算化的最大载体是会计软件，如果会计软件在安装或者操作过程中出现了任何问题，就很可能导致系统中电子数据被破坏甚至丢失。因此，电算化会计要求提高内部控制的计算机技术和手段。会计电算化系统下财务数据的安全保护、备份和恢复、禁止非法操作等成为会计内部控制的又一项重要内容。

二、企业电算化会计信息系统内部控制现状

（1）电算化会计基础管理工作不完善。有许多企业在实现会计电算化后没有按要求制定严格的、内容明确的、成文的内部管理制度：如上机操作管理制度、硬件、软件管理制度和会计档案管理制度等，对电算化的内部管理仍是使用原来手工系统下的财务制度，从而使基础管理工作滞后于实际业务工作。

（2）企业对系统日常维护能力差，会计人员电算化水平较低。很多会计人员在上岗前会进行一些电算化培训，但仅仅是最一般的电算化操作技术培训，财会人员上岗后，也只能进行一些一般的电算化操作，很难适应日常维护、电算化管理、电算化组织与实施等高层次的电算化工作，会计人员电算化水平的提高，已是一个巫待解决的问题。

三、内部控制制度的完善

（1）提高会计人员素质。会计电算化对财务人员的综合素质要求比较高，它涉及到财务会计知识、计算机运用、信息系统开发技术等多方面的知识。实践证明，计算机本身出错的几率几乎为零，但人为造成的出错和舞弊现象有增无减，而且一旦出现错误，损失巨大。在会计电算化已经普及的背景下，一个称职的财务工作者不仅需要扎实的专业知识和丰富的实践经验，同时必须要熟练地掌握计算机知识。经常对财务人员开展会计电算化内部控制风险的防范教育和业务知识培训，增强风险防范意识，不断提高财务人员业务素质、思想素质和职业道德素质，将会更加有效地防范会计电算化内部质量控制风险。

（2）建立全面规范的会计基础管理工作。会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。其次用电子计算机进行会计核算，使用的会计软件必须符合国家会计制度的规定。会计软件是会计电算化的重要手段和工具，会计软件是否符合国家统一的会计制度规定的核算要求，是保证会计资料质量和会计工作正常进行的重要前提。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展也将遇到重重困难。

（3）加强系统程序操作控制和系统文件安全管理控制。企业在实行会计电算化后内部控制重点发生转移，所以企业必须对系统操作，如会计数据的输入、输出和处理过程进行严格的规范控制。比如要明确规定每个用户的安全级别和身份标识，并分别定义具体的访问对象。为了保障会计信息系统的正常运行，必须定期对系统的硬件和软件进行检查和维护，对系统运行过程中出现的故障及时进行维修并记录，定时对软件和硬件进行升级，以确保系统的安全和系统运行的效率。另外，系统文件应由专人负责保管，使用和修改必须经过有关领导审批，与系统无关的人员不得接触系统文件，从源头上确保会计数据信息的安全。

四、结语

会计电算化系统的产生，极大地提高了会计的工作效率，但是任何计算机系统都不是无懈可击的，制度也不可能天衣无缝，应顺应会计电算化的发展潮流，建立和完善企业的内部控制制度，才能充分發挥会计电算化的高效性及准确性，确保企业财产的安全，为企业经营决策提供完整的信息，创造更高的效益。