浅析新时代背景下不动产登记档案管理

李丽

【摘要】不动产登记档案的主要特点包括：数量大、种类多；跨度大、周期性长；动态性强，具有历史延续性；专业性强，具有不可替代性；真实性要求高。因此，当前档案管理存在以下难点：一是现有档案业务重点不同，整合难。不动产登记业务分类复杂，各有各自业务侧重面与标准，业务衔接不可能一毗而就，档案管理的业务衔接难度亦不容低佑。二是档案数量巨大、时间长，关联难。目前，分散在各部门的不动产登记档案数量大，历史跨度长，动态性强。如何将这个巨大信息资源有序整合融合关联，需要统筹规划。随着中国特色社会主义步入新时代，做好不動产登记档案管理工作的意义和作用日益凸显。本文针对不动产登记档案管理工作中的问题，有针对性地提出了几点建议。

【关键词】不动产登记档案 新时代 管理

不动产登记档案，作为一种权威性的官方原始证明材料，往往以不动产登记簿的形式进行记录，应用纸质文字、图表描述、网络登记表等存储方式，将文字、数据、图表、声像等关键信息记录在纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等介质之上。

一、不动产登记档案管理存在的主要问题

（一）原始材料分散在不同部门，没有形成统一的管理标准

在机构整合之前，不动产登记职责较为分散，国土、住建或房管、林业、农业等部门自行保存相关档案资料，归档标准千差万别，使用的档案管理技术手段各有不同，缺乏统一、协调的规范管理。

（二）材料不完整，数据真实性准确性较低

数据的准确性对于档案登记管理来说是重中之重。如果不动产档案原始材料不准确、不规范，不仅老百姓的财产安全得不到保障，而且政府信用将会面临严重危机，工作将会变得混乱不堪。在档案登记管理方面，特别是原始档案存在的主要问题如下：一是土地性质、房屋用途、不动产坐落、面积等数据方面误登、错登问题；二是存在着身份信息、门牌信息缺失的问题；三是存在不动产档案信息不完整、资料不清晰、数据不准确的问题；四是存在着档案管理杂乱无序的问题。

（三）数据整合质量不高，信息共享水平有待完善

不动产登记中心是将多个部门相关职责、编制整合到一起，必然要对原单位相关档案数据，集中统一管理，完成整合工作。但是，由于技术力量不足，整合的质量还有待提高。

同时，不动产登记档案信息化管理水平还不是很高。例如，依然存在一些没有数字化的纸质档案，给集中、规范化管理带来了困难，也制约了档案管理资源的共享。

二、规范不动产登记档案管理的几点建议

（一）制定目标计划，逐步分步实施

根据建立不动产登记制度工作部署，不动产登记档案的整合，建立新型管理工作应分三个阶段实施。第一阶段目标是理顺关系，摸清分散档案的情况，清理档案资料，为整合作准备。第二阶段目标是整合现有档案，规范电子文档，建立电子文档数据库，逐步移交档案，逐步实现集中统一管理。第三阶段目标是全面规范档案管理，建立完整数据库，实现不动产档案以传统管理为辅，信息化管理为主的根本转变，为不动产登记档案管理工作提供保障，为社会提供高效快捷的服务。

（二）理顺管理机制，规范操作流程

整合、优化不动产登记档案机构、人员、库房资源，构建分工明确、协调一致的管理机制。根据不动产登记机构工作量情况配备档案专业人员，充实一线管理人员和查询窗口，并适当进行人员流动，增强紧迫感，调动员工积级性。全面梳理业务流程，从申请、受理开始，经过审核、审批，到最后缮证、发证、归档，这是档案形成到归档的生命线，使办理业务与归档环节紧密衔接，需严格执行操作规范和统一归档标准。

（三）建立统一信息平台，健全网络风险防范机制

以不动产登记信息平台为基础，建立不动产档案管理系统。实现“统一归档、统一监管、统一查询与服务”等主要功能，同时要注重做好网络风险防范工作，采取严格的保密措施，为不动产统一登记信息化平台建设奠定技术基础。

（四）设立省市不动产登记档案数据中心

近年来，二维码、物联网信息技术发展突飞猛进，大数据时代己经来临，给档案管理、流转带来极大的发展空间。我们应充分利用这个高科技环境，构建一个基于计算机网络环境的管理一体化、资源数字化、服务网络化的不动产登记档案信息资源管理系统，对分散各部门的不动产登记档案进行优化组合与无缝联结，实现数据安全地传输、充分地共享，实现不动产登记档案信息资源的内在价值和社会效益，为社会提供多维的、一体化的信息服务，最大化地发挥出不动产档案信息资源整体效能。

（五）建立一支高素质人才队伍

不动产登记档案是不动产登记动态管理的基础和保证，高质量的档案管理需要一支既懂登记业务、又熟悉档案业务、具有奉献精神的档案管理队伍。为做好这项专业性、技术性强的工作，档案管理人员要主动、及时地加强政治知识、相关科学文化知识和档案学知识的学习，熟悉档案工作的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的规定，密切关注国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平。人才是网络经济时代的第一资源和首要依托，不动产登记部门要重视专业人才队伍的建设，为现职工作人员创造条件鼓励他们岗位成才，同时不定期组织业务培训，及时更新、增长业务知识，还要创造条件，引入专业科技人才。

三、总结

综上所述，对不动产登记档案进行整合、集约化管理，不但能够在管理上极大节省时间，提高工作效率，而且还能优化资源管理，减少不必要的资源浪费。档案登记管理方面缺乏相关的技术型人才，管理设备上落后；较多农村地区档案登记管理工作仍停留在纸质存档登记管理，管理技术上落后。如果档案数据信息不准确，信息滞后，那么今后的工作后续将难以展开，造成了许多困难与麻烦。因此，必须加强不动产登记档案工作的管理，加快登记档案整合、集约化管理的步伐。

参考文献：

[1]方莘.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台探索[J].纳税，2018，（03）.

[2]吴侨燕.探析加强不动产档案集约化管理[J].民营科技，2018，（02）.