刍议企业档案管理的困境与对策

孙江涛 徐建军

摘 要：档案作为一种记录文字、图像以及其他形式的原始材料，是十分珍贵的历史记忆，具有提供历史问题、历史文献和相关数据查询的功能，对于企业及整个社会经济发展来说都是不可或缺的资源。作为查询工作的中心内容，企业的档案管理工作主要是对本单位档案资源的管理和对单位档案中所包含信息的管理。为了适应当前社会发展进步对企业档案管理工作提出的更高要求，本文着重分析了当前企业档案管理工作所面临的困境，并据此提出了企业档案管理工作的应对之策。

关键词：企业；档案管理；困境；对策

当前，随着社会的进步与发展，人们对信息的需求愈发强烈，获取信息的真实性、及时性也愈发重要，这便对企业的档案管理工作提出了更高的要求。在此情况下，借助科学技术水平的不断提高，企业的档案管理水平也逐步得到了改善。档案管理作为一项专业性与事业性并存的工作，其发展进程会受到各种因素的阻碍。首先，档案管理的完整性原则对企业档案的数量和成分提出了严格的要去，必须做到数量齐全、种类多样，避免出现档案的缺失和遗漏，保证卷宗的完整性。同时，要最大程度的建立起企业档案间的历史联系，为查询提供便利；其次，档案管理的安全性原则要求企业档案管理要采取各种措施，努力延长档案的寿命，避免人为损坏以及自然腐蚀等现象的发生，保护其安全，因为档案是珍贵的历史记录，往往是孤本，一旦就丢就难以补回。所以，不断提高企业档案管理工作的水平，最大限度的发挥档案管理的信息查询功能势在必行。

一、企业档案管理工作所遇困境

对信息的处理与控制是企业档案管理的主要表现，这就需要建立起一套完整的信息处理与控制系统来进行有效的档案管理。但是，在这套系统的建立过程中面临着一些困境，阻碍了档案管理工作水平的进一步提高，主要表现在以下几个方面。

（一）档案管理工作具有一定的密闭性

企业的档案由于与其形成者的自身利益相关联，所以档案在形成之后会对外界进行一定时间的保密，这虽然保护了形成者的自身利益，但档案管理的密闭性直接导致了档案存储与利用之间产生矛盾，并始终伴随着档案管理发展的整个进程当中，需要有效的手段进行调和。

（二）档案管理工作面临不同阶段的转化

对于档案的管理都有一个不同阶段的转化过程，即从档案室管理向档案馆管理转化的过程。为了适应不同阶段档案所发挥的作用、服务的对象以及具有的价值，企业的档案管理必须也要采取相应的方式方法。这就要求在设施配备、工作人员专业素养、档案管理制度规则等方面为两个阶段的顺利转化提供保障。

（三）档案管理工作没有引起足够重视

一直以来，人们都对档案管理抱着可有可无的态度，其历史价值以及现实价值都没有引起人们的足够重视，这导致许多企业并没有将档案管理工作的重要性进行宣传与推广，员工对档案的管理、利用方面的知识也是知之甚少。档案的功能得不到全面和深入地开发，在工作中也不能充分地进行利用。

（四）档案管理技术化水平不高

当前，传统档案管理模式已经难以适应企业档案管理工作的需要，必须尽快将计算机信息技术广泛应用到档案管理中。但是，许多企业并没有抓紧展开档案管理的信息化工作，仍然采用传统收集和保存档案的方式。这严重制约了企业档案管理的现代化水平，不利于档案的开发和管理。

（五）档案管理人员、制度配备不健全

制度是档案管理工作实行的重要保障。但是，很多企业并没有一套完整的档案管理制度，有的即使建立了制度，也存在着各种缺陷，具体执行时往往不能严格按照制度行事。同时，许多档案管理人员对档案管理的基础知识、管理原则和管理流程都不能熟练的掌握，缺乏创新的观念，不能主动学习新的知识，仍然沿袭传统的人工模式进行档案管理。档案管理人员作为档案管理的直接执行人员，其素质的高低会直接对档案管理水平产生影响。

二、企业档案管理工作的应对之策

（一）加强对档案管理重要性的認识

档案管理的重要性对于企业的发展来说是不言而喻的，因此，必须时刻将档案管理工作摆在重要的位置上。档案管理工作人员更要怀有责任感，开拓思想，更新观念，紧跟时代步伐，不断对档案工作进行改进，通过现代化的技术手段，努力建设一套完整的现代化档案管理流程。

（二）采用电子信息化的档案管理模式

在信息技术迅猛发展的今天，档案管理也要与时俱进，加大信息化、数字建设的资金投入，完善企业信息化建设的基础设施配备，加强信息化档案的人才队伍建设，加强档案信息化系统的建立健全，并做好档案信息数据安全保障工作，提升查询的便捷性。

（三）配备专业性的档案管理技术人才

企业要把提升档案管理专业技术人员的档案意识和档案思维作为重点，让其充分认识到档案资源是一种潜在的价值来源。当前，随着企业现代化管理进程的不断推进，档案管理工作已成为企业管理的重要组成部分，打造一批技术过硬的档案管理专业人才队伍则是重中之重。为了吸引人才、留住人才，必须从提高工资待遇、加强技术培训等方面入手，调动起其工作、学习的积极性，使其能够自觉参与到档案管理工作中去。

（四）建立健全档案管理的相关制度与标准

档案管理制度只有不断健全与完善，将各个部门的档案进行统一管理，才能够与企业的发展进程相匹配。完善制度建设是保证档案管理工作者进行再教育的前提和保证。与此同时，要不断推行企业档案标准化管理。这就要求档案管理必须符合档案的各项标准化内容、编号、分类以及目录，每个项目都严格按照标准化的要求，符合各项标准的规定。如此一来便可做到有章可循，使得档案管理的各个环节都条理清晰、目的明确，从而保证档案的完整性。

三、结论

企业档案管理的发展进程并不是一帆风顺的，面临着各方面的困境，只有各种具体而全面的措施相结合，才能帮助其走出困境。在这个过程中，需要完善的基础设施、先进的管理规范、优秀的专业人员以及严谨的安全措施等各方面的综合配合。只有这样，企业的档案管理水平才能从本质上得到提升，档案管理工作才能为企业的进一步发展保驾护航，从而更好的发挥出其应有的价值。

参考文献

[1]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸，2010（05）.

[2]周莹.加强基础工作是档案管理现代化的前提[J].泰州科技，2010.