高校二级学院教学档案管理现状与应对策略

阿曼古丽·依斯拉吉

内容摘要：高校二级学院为一所一所综合性大学中的所有学院，二级管理是为了适应新形势发展和社会需求而出现的一种新的办学模式。二级学院由所属大学办学和控制，而具体教学管理工作由二级学院自身实行。在教学管理的过程中，档案管理具有重要作用，是提升教学成绩和管理质量的重要方式。目前的档案管理过程中并不完善，需要进行多方面的改进。本文围绕档案管理现状进行分析，探讨相应的应对策略。

关键词：二级学院 教学管理 档案管理 问题及对策

随着国家对于教育和对人才的培养的重视，高等学校的教育事业得到了巨大的发展，许多高校的规模已经越来越大，甚至同一所学校的不同学院都分了不同的校区，伴随着规模的扩大，原有的教学档案管理模式受到了巨大的挑战。为了完善管理结构以及制度，二级学院的教学档案管理建设势在必行，从而能够在日益激烈的高校竞争中保持优势。[1]高校教学档案是在日常的教学工作中逐渐形成的一些资料，这些资料往往具有很大的价值，对今后的教学有许多启示。通常包括教学中形成重要思想，在教学中的一些重要实践以及值得借鉴的管理经验，还有珍贵的研究材料等，从各个方面记录了高校的教学活动。它们通常以文字，图表等形势进行保存，是以后进行教学活动等的依据，对于教学计划的制定，预测教学成果等都有指导意义。一个学校的教学水平和办学质量，就是体现在教学档案上面。

一.高校二级学院教学档案管理的重要性

1.为学生提供证明材料，使学生就业更加便捷

教学档案中学生的各种材料，档案占有很大的比重，从高中毕业的档案，学生各学科的成绩单，毕业证，学位证相关材料，这些对于学生的就业有很大意义，可以为学生提供相应的证明，在求职就业中更加方便。

2.为教学研究提供原材料，为制定教学政策提供依据

教学档案本身就是各种资料存储的载体，教学活动中的实践过程均由档案记录在册，这些实践材料对于教育研究具有很好的指导作用，

3.提供教学评估的原材料，对学校进行客观综合的评估

为了保证高校教育水平和高等教育的办学质量，教育部制定了一些评估政策，其中最重要的为本科教学评估，它以五年为一个周期，对于促进高校的水平，推动高等教育的发展，以及扩大高校的声誉具有重要作用。

二.高校二级学院教学档案管理现状

目前随着教育事业的发展以及学校规模的扩大，传统的学校掌握一切管理权限的管理模式已经逐渐被摒弃，二级学院的管理已经逐步应用于高校的管理工作中。其中在教学档案管理中也需要进行相应的改变，在平常的管理工作中出现了许多问题，需要进行完善。

1.管理理念落后，无法适应新形势下的要求

我国高等教育的飞速发展使得二级学院管理愈发受到高校管理者的欢迎。虽然为了提高教学水平，使教学质量得到最大的提升，高校投入了很大的精力，花费了很大的资金，但是在教学档案管理过程中，管理员对教学档案的重要意义缺乏充分的认识，对于档案管理缺乏足够的重视，档案管理制度不完善，存在很大的漏洞，这些都可能具有导致档案缺失的隐患。[2]在学校对于档案资料的管理中，没有进行纸质上面的规定，或者即使规定了，也并没有进行落实。同时对于学院工作的各类文件无法进行及时的分类与归档导致大量重要的信息丢失。在需要檔案资料的时候，需要花费很大的人力去寻找，这将大大降低高校办学的效率。在高校的发展中一些相关的小学院进行合并，必然导致档案资料的大整合，在学院合并以后原先的管理思路必然无法再对规模更大的档案资料进行管理，因此管理理念的改革势在必行。

2.教学档案管理的信息化水平落后

当今社会科技越来越发达，科学技术已经融入到了各行各业中，高校的教学档案管理工作也逐步应用了信息化的管理，但是仍然存在这设备落后的问题。档案的安全性无法得到充分的保证，同时先进的管理设施和维护水平低下，在档案管理过程中依然以纸质的资料为主，然而纸质资料具有一定的缺点，比如容易损坏，易受潮湿的影响而发霉等，这些导致纸质资料很难进行长期的保存。而教学档案并没有进行完备的信息化处理，没有进行妥善的电脑录入，这就导致纸质资料一旦损坏将很难进行复原，这是导致许多珍贵资料没有保存下来的一个重要原因。因此，高校的教学档案管理中信息化水平需要进一步的提高。

3.资料分类不系统，管理人员专业水平不足

高校办学规模的扩大使得在校学生日益增加，教学档案相关资料也相应增加，然而管理员的数量并未增多，这就凸显出来教学档案管理工作量与管理人员不足的矛盾。除此之外，管理员的专业水平不足，没有接受系统的教学档案管理培训，对于一些档案分类和档案管理的能力缺失。

4.各大高校教学档案管理经验交流甚少

我国的高等教育事业发展蒸蒸日上，高校规模越来越大，一所学校的二级学院数量也有许多，但是高校的二级学院对于教学档案管理工作的经验却鲜有交流。其实二级学院的教学档案管理是有许多共同之处的，各个学院甚至各个高校之间是可以增进彼此的交流经验的，但是由于种种原因却无法实现频繁的交流，这对于教学档案管理的发展和学术创新是不利的。

三.高校二级学院教学档案管理问题的对策

1.加强档案管理理念建设，提高教学档案管理建设

对于管理理念的改变，首先应该提高管理员的档案意识，使管理员对于档案的重要性有深刻的认识，加强教学档案相关知识的宣传，充分认识到完整的教学档案，系统的资料信息在教学管理工作中的不可替代的作用，充分认识到教学档案管理对学院的发展的重要推动作用。将档案管理进行完善的整理，将档案整理归入教师的职责范围，在各项工作完成的条件下，也要核查教学档案的工作，使教学档案资料可以及时记录下教学工作。要使大家意识到教学档案工作不仅要靠管理人员，同时要靠广大教师的协同合作。使大家意识到完善的教学档案资料对于自身教学过程中尤其是科研工作中也具有重要的价值。同时管理人员也要完善管理制度，落实登记，避免意识；限时归还，及时收集；完善督察，及时核查。

2.加强教学档案管理信息化建设

首先应制定相应的管理制度，与纸质资料不同，电子版的存储不容易丢失，但是在相关管理以及存档方面也不同，因此制定规范的制度是必要的，这样可以使档案的管理工作更加科学。但是在电子版的录入并不能完全取代纸质版资料的存在，可以使电子版资料与纸质版共同进行归档。其次，教学档案管理人员的信息化管理水平，加强对管理人员的信息化管理知识的系统培训。最后，应该加大对信息化建设的力度，积极吸引高素质的教学档案信息化管理的人才，同时投入大量资金，对落后的设备进行及时的更新，加强硬件设备和基础设施的建设，同时购买先进的软件，使整个教学档案管理系统硬件与软件设施俱全，使教学档案管理更完善。

3.提升管理人员的专业管理素质

教学档案的管理工作具有许多特性，比如管理和服务等。同时，教学档案内容丰富，涵盖了各方面的内容，这对管理人员的知识水平提出了较高的要求。管理员要具有较高的专业水平，同时吃苦耐劳，热爱工作，细致认真，可以熟练操作相关设备。对管理员进行业务培训，不断掌握新的档案管理知识，同时让教学档案管理人员逐步形成一个理念，即终生学习，对于新式的管理方式可以及时學习，更好的完成教学档案管理工作，使教学档案可以更好的教学评估等相关工作服务。[3]

4.加强各高校及高校所属二级学院的交流

由于教学档案资料管理的一些共性，各高校及二级学院可以进行相互交流。而随着高等教育的发展，各个高校之间的交流也越来越多，教学档案管理由单一的开发逐渐进入了联合的阶段，这对于加强地区高校的交流具有重要意义。多个高校及二级学院的联合意味着更多的信息交流，信息相互分享，各自可以取长补短，可以极大的促进各自的发展。

教学档案管理是高校二级学院建设的重要内容之一，随着我国教育事业的发展，它将会体现出越来越重要的价值，对于高校办学质量的提高起着不可或缺的作用。通过改变管理理念，摒弃原先管理工作中的缺陷；加强教学档案管理的信息化建设，使教学档案管理更加系统而全面；提高管理人员的专业化管理水平，使档案分类归档更科学；同时加强各个高校之间的合作，加强信息交流，实现互利互惠，共同进步。通过对以上几项措施的大力推动与实施，争取使高校的教学档案管理工作更加规范，信息化建设更加先进，不断吸取先进的教学档案方面的相关经验，使自己的业务和服务水平不断提高。当然这些措施只是众多举措中的一部分，还有大量的有效的方法需要我们去探讨与研究，我们应该不断发挥自己的创新精神，锐意进取，不断钻研更加可行的措施，使二级学院的教学档案管理工作更加完善，为高校的教学评估以及学生的未来就业等提供更多的帮助。

参考文献

[1]肖蓉.新媒体环境下高校档案管理工作的探析[J].中国管理信息化，2017（1）.

[2]项念.浅议信息化背景下的高校档案管理科学化[J].改革与开放，2017（4）.

[3]陈一红.对做好高校教学档案工作实际加强高校教学档案信息化建设[J].通化师范学报.2011（10）.

（作者单位：塔里木大学动物科学学院）