新形势下社保业务档案工作规范化建设探讨

黄炳辉

摘 要：2009年，国家颁布《社会保险业务档案管理规定》，对社保业务档案管理工作提出明确要求。随着经济社会的发展，社保业务档案工作取得了一定成果，同时也存在一些问题和不足。本文首先分析了社保业务档案工作的重要性，然后指出当前管理工作存在的问题，最后阐述了规范化建设措施，以供参考。

关键词：社保业务；档案管理；规范化；建设措施

社保业务档案属于国家档案资源的组成部分，是社保经办单位日常工作的真实记录，做好档案管理工作，能提高管理的标准化、规范化、信息化，保障社保基金安全有序运行，保障参保人的实际利益。从内容来看，社保业务档案包括养老、医疗、工伤、失业、生育五类，以下结合实践探讨了规范化管理方法。

1 社保业务档案工作的重要性

1.1 维护民众合法权益

社保业务档案，记录了单位和个人参保情况、社保费用缴纳情况、享受社保待遇情况等，是一种基础凭证。透过档案资料，反映出党和国家在社保工作上的政策方针是否落到实处，以及各项管理措施是否高效运行[1]。新的经济社会背景下，做好社保业务档案工作，能确保档案的真实度、完整度，促使社保体系更加稳定发展，从而保障参保人员的合法权益。

1.2 促进社会和谐发展

统计数据显示，目前我国参保单位和个人的数量不断增加，与此同时劳动者的流动性更加明显，这就为社保业务档案工作带来难度。实现档案管理的规范化，才能科学有序地处理各项档案资料，提高管理效率和质量，推动社保事业健康发展，促进经济社会和谐发展。

2 当前社保业务档案工作存在的问题

2.1 融合性不强

众所周知，社保业务范围广泛，由此形成的档案数量繁多。档案机构缺少完善的管理标准，管理工作的随意性和盲目性大，甚至出现按照以往经验办事的现象。此外，部分工作人员采用综合性档案管理模式，单纯对自己保管的部分档案进行管理，会影响整个档案管理工作的统一性[2]。由于管理方法不统一，本系统、 本部门的档案资源，和其他系统、其他部门的档案资源难以共享，横向、纵向沟通时的效率低下，影响档案管理工作有序进行。

2.2 规范化不够

社保业务档案管理的规范化不够，主要体现在以下几点：一是档案管理人员的配备不合理，要么是专业知识体系丰富，但缺少工作经验，导致实际管理效率低下、错误频出；要么是只有经验、没有专业知识，实际工作方法不当，缺少创新意识。二是工作经费投入不足，档案管理设备陈旧，对于档案柜、计算机、扫描仪、复印机的使用不到位，日常工作中的防火、防潮、防尘、防虫措施不到位，影响档案资料的安全性。

2.3 信息水平低

随着社保业务档案工作量加大，管理机构逐渐实现了信息化管理，利用计算机取代人工开展计算、查询、核对等工作，能显著提高工作效率和质量。但是，由于硬件、软件、人员的配备不完善，因此实际管理工作的信息化水平低，依然存在人工操作现象；档案管理模式落后，数据的收集、统计、查询均费时费力。另外，档案资源的开发利用效率低，针对不同类型的社保档案，没有建成一个系统化的数据库，影响开发利用工作的开展[3]。

2.4 人员素质差

在社保业务档案的管理人员配备上，由于缺少明确的规定，难以实现定人、定岗、定编的目标。以基层管理机构为例，人才数量有限，面对大量的管理工作，可能存在兼职现象，难以全身心投入到档案管理中。另外，社保业务档案工作具有明显的政策性，对工作人员的思想素质、业务能力提出了较高要求。然而实际情况中，部分档案管理机构的业务培训不到位，人才聘任机制不完善，导致工作人员的知识、技术、素质不满足工作要求，难以适应新形势下档案管理工作的需求，直接影响管理效果。

3 新形势下社保业务档案工作规范化建设措施

3.1 完善制度保障

建立完善的规章制度，能为社保业务档案工作提供支持和保障。其一，档案工作要有章可循，根据档案工作特点，合理设置管理机构，遵循依法管档的原则，通过完善制度来规范管理。以《中华人民共和国档案法》为依据[4]，要明确档案工作人员的职责，从借阅、保密、库房管理等方面，完善相应的规章制度，推进档案工作的制度化、专业化。其二，管理制度要严格落到实地，提高社保业务档案管理的严肃性，管人、办事均以制度为准，实行责任追究制度，避免出现管理漏洞。对于管理机构而言，应该提高档案管理意识，认识到档案管理的重要性，制定明确的管理目标；将管理工作纳入绩效考核中，工作成果和薪酬待遇、评优争先相挂钩，以此激发工作人员的积极性。

3.2 提升人员素质

社保业务档案工作的政策性强，管理人员作为档案工作的主体，综合素质的高低直接影响管理成果的好坏。对此，管理机构应该树立人本意识，充分发挥管理人员的主观能动性。其一，学习和档案管理相关的法律法规，分析总结社保业务档案的特点，树立高度责任心，提高管理工作的自觉性，避免出现随意管理、擅自篡改资料等行为。其二，开展技能培训工作，组织工作人员进行业务交流，实行引进来、走出去战略，学习成功的档案管理经验，实现自身管理方法的创新和优化。其三，适应新形势下社保业务档案管理的需求，努力学习互联网、计算机、现代通讯等设备的使用，以此提高档案管理效率和质量。

3.3 加强规范管理

针对社保业务档案进行规范管理，是维护参保人员和单位实际利益的必要途径。在具体做法上，首先明确归档范围，完善档案管理流程和方法，保证档案资料管理工作的及时性。其次从安全性入手，档案资料不可再生，应该加强保管，落实九防措施，委派专人负责档案的保管和维护。最后从实际工作出发，将档案资料分为以下内容[5]：①基本信息；②账号征缴材料；③人员变动手续；④工伤认定文件；⑤医疗费用清单；⑥缴费记录凭证。

3.4 落实审查措施

分析社保业务档案造价的原因之一，就在于档案建立管理过程中的审核不到位，难以保证档案的真实性。对此，社保档案建立之前，应该审核参保人，了解家庭情况、資金信用情况、经济收入等资料，保证个人资料的真实性。在档案建立完成后，定期开展审核工作，确保档案内容和个人实际情况相符合，保证各项资金均能到达参保人手上。

3.5 推行信息技术

现代信息技术在社保业务档案管理中的应用，一是建立信息管理系统，管理平台用于档案信息的收集、编辑、查询、使用等，实现档案资料的统一管理，为资源共享提供依据。二是档案信息采用数字化录入形式，工作人员要熟练使用计算机和专业软件，以提高工作效率，改善档案服务水平。三是加强档案资源的开发利用，建成档案信息数据库，研发缴费凭据、缴纳记录等模块，拓展档案资源的服务空间。

4 结语

综上所述，做好社保业务档案工作，能维护民众合法权益、促进社会和谐发展。当前社保档案工作存在的问题，主要是融合性不强、规范化不够、信息水平低、人员素质差。对此，应该完善制度保障、提升人员素质、加强规范管理、落实审查措施、推行信息技术，适应新形势下社保档案管理工作的需求。

参考文献

[1]徐滨清.新形势下社保业务档案工作规范化建设研究[J].办公室业务，2017，（10）：99.

[2]鲁艳丽.论新形势下社保业务档案工作规范化建设[J].办公室业务，2017，（5）：103.

[3]省社保局.强化基础服务民生全力做好社保业务档案工作[J].兰台世界，2014，（z1）：10-10，11.

[4]肖红霞，陈俐.关于社保业务档案管理若干问题的思考[J].城市建设理论研究（电子版），2013，（16）.

[5]郭东水.完善社保档案达标与电子文件管理[J].管理观察，2014，（17）：57-58.