信息化背景下的事业单位档案管理

孙晶

摘 要：在事业单位的内部，档案管理扮演着重要的角色，这可以进行更准确的决策.文章通过分析事业单位档案管理信息化建设内容，研究了事业单位档案信息化建设的不足，有针对性的提出了信息化背景下事业单位档案管理的措施，为相关的工作人员提供参考和借鉴。

关键词：事业单位；信息化；档案管理

1 引言

伴随着时代的发展，科学技术的进步，事业单位档案管理工作面临着发展机遇，相关的事业单位档案管理部门必须加大对于信息化背景档案管理工作的重视力度，下面是笔者对信息化背景下事业单位档案管理的研究。

2 事业单位档案信息化建设的必要性分析

首先，通过档案管理信息化可以提高档案管理的可靠性，过去的档案管理工作里，档案材料是以纸质材料为载体的，这些纸质材料很容易受到多种因素的影响，一旦遭到破坏就很难修复，必然会对事业单位自身造成损失。通过现代的信息化手段可以把原本需要纸质材料保存的档案存储到计算机里，防止档案被破坏。一方面可以实现档案资料的长期保存，另一方面还可以更快的检索信息。

其次，档案管理信息化更便于实现档案检索使用。将档案资料合理进行分类归档储存以后，通过档案管理信息系统以及各种档案管理软件的使用，可以直接进行有关档案资料的线上查询检所使用，取代了传统的借阅方式，不仅有利于保护档案资料，更有利于提高档案管理效率，提升档案工作为事业单位内部管理和业务服务的水平。

3 当前事业单位档案管理信息化存在的问题分析

3.1 事业单位档案管理信息化的制度体系不完善

事业单位档案管理信息化工作必须借助于完整的制度体系，只有这样才可以保障相关工作有序展開，但是现在的制度建设存在很多漏洞，造成了档案管理信息化建设在推进过程中缺少科学指导。

3.2 档案信息化建设的规范化水平不高

对于一些事业单位领导来说，他们意识到档案管理工作信息化的价值，然后没有针对归档的原始资料提出统一标准，不管是归档资料的格式要求，还是归档目录设置等方面，不够统一规范，有的归档检索流程也不够完善，一定程度上影响了档案资源的共享利用。

3.3 档案管理工作人才队伍建设落后

档案管理工作对于工作人员有非常高的要求，不过，现在很多事业单位的档案管理者人才缺乏，而且培训投入力度也比较小，有些档案管理工作人员能力水平难以适应档案信息化工作的实际需要，这对于整体档案管理工作水平具有一定不利之处。

3.4 档案管理手段落后，缺乏创新

从目前来看，事业单位的档案管理工作并不主动，很多信息需求者不能获得足够的信息，对于事业单位来说，它们的档案管理部门仅仅是形式主义，未能主动地去开发档案信息资源，且其管理手段十分落后，过程繁琐，效率低下，缺乏有时效性的管理创新方案。

3.5 事业单位档案管理较为封闭，难以进行共享

对于我国的事业单位来说，在进行档案管理时使用的都是过去的档案管理模式，由于档案信息都是非常保密的，所以常年以来都不公开档案材料信息，造成事业单位的档案信息处于半封闭状态，其价值不能被充分地利用起来。

4 信息化背景下事业单位档案管理创新措施

4.1 按照信息化建设的相关要求对事业单位的档案管理制度进行规范完善

在信息化背景下，事业单位的档案管理工作必须按照不同事业单位的内部组织机构以及实际业务管理需要等，进一步完善事业单位的档案管理制度。在设计具体的制度时，必须规定好具体的档案管理内容，保障各个工作可以有序进行。

4.2 提高事业单位档案信息化管理的标准化水平

要想提高事业单位档案管理工作的规范化，就要做好内部流程的管理工作，制定好相关的档案管理工作流程标准，规范好具体的档案管理工作。重点是对事业单位的档案信息化管理基础设施、数字档案资源数据库建设、电子档案归档和管理、档案信息化利用、数字档案资源的价值挖掘、信息化安全标准等关系到事业单位档案工作基础、业务要求、技术处理等方面的内容，进行系统的规定，通过高标准来规范事业单位档案管理工作，有利于提高事业单位档案管理工作水平。

4.3 改进事业单位档案信息化管理技术水平

要想提高事业单位档案信息化管理水平就要重视技术的作用，具体来看要从以下几个角度出发：第一，要在事业单位建立完善的档案管理信息系统，并将事业单位的档案管理信息系统与事业单位内部的办公自动化系统之间进行有效的衔接，以实现有关档案资料电子文件的全过程管理和前端控制；第二，不断优化现在的信息检索技术，借助于多样化的搜索技术来提高整体检索效率；第三，加大对于信息技术的安全管理，重视技术保密工作，特别是对联网的档案管理，更应该加强病毒防范以及木马侵袭等问题，确保事业单位档案管理的保密性。

4.4 加强对事业单位档案管理工作人员的培训教育

事实上，在影响事业单位档案管理工作水平的众多因素里，工作人员的综合素质是最关键的因素，要想提高档案管理工作信息化，就要重视档案管理人才队伍水平提高，具体来看，要从以下几个方面采取措施：首先，要让员工们掌握好基础的知识。特别是强化对事业单位档案业务流程标准、档案管理法律法规、档案资料开发利用等方面的培训，强化基础业务能力保障；其次，必须加大对于事业单位档案管理人员技术水平的培训，这样可以提升事业单位档案管理工作整体水平。

4.5 管理人员要注重档案系统的硬件安全

要想在信息化背景下建设事业单位档案管理系统，就要加大对于硬件安全的重视力度，这里所提及的设备安全主要包含系统硬件自身的安全和其他因素对于硬件设施的影响。分开来看，系统硬件本身的安全问题，例如网络设备的安全，其中包括存储设备的安全、服务器的安全、操作设备的安全等。周围的影响因素主要有各种灾害的影响等，所以相关的工作人员必须及时做好检查工作，预防出现安全事故。总得来说，系统硬件会对整个数字档案存储工作产生直接的影响，必须加大对其重视力度。

4.6 事业单位数字化档案管理者要重视信息技术的管理、运用与软件系统安全

事业单位的数字化档案可以更好的共享信息，同时对于事业单位自身工作也具有重要意义。在事业单位数字化档案作用下，那些非法分子很容易盗取事业单位档案信息，因而，网络安全技术必须得到重视和运用。通过设置安全密码来存储信息，相关管理者还要及时做好检查工作，防止病毒侵入，做好对数据的备份，加设一些认证身份的环节，积极预防潜在风险，将危险拒之门外。另外，对于事业单位来说，必须意识到档案信息的价值，及时备份信息，包括纸质档案备份，并且要建立恢复机制，在数字档案遭到破坏的时候，能够进行“灾后重建”及时恢复相关数据。

5 结束语

通过上面的分析可以得知，在信息化背景下事业单位档案管理信息化具有重要意义，相关的管理人员必须意识到信息化档案管理的价值，优化事业单位档案管理途径，同时还要不断完善档案管理制度，创新档案管理技术手段，提高档案管理工作人员的素质水平，实现档案管理工作的创新发展。文章通过分析事业单位档案信息化建设的必要性，研究了事业单位档案管理信息化存在的问题，有针对性的提出了解决措施，为相关事业单位工作者提供参考和借鉴。

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