试论事业单位档案管理信息化建设问题

李莎莎

摘 要：社会在飞速的发展，经济建设也在大跨步的提升，在如此迅猛的发展下，档案管理工作的重要性被越发的凸显出来，信息化时代背景下，档案管理的信息化建设是顺应时代发展要求的结果。 事业单位档案管理能够体现出一个单位的工作业绩与管理水平，而信息化档案管理模式能够帮助事业单位提高管理水平，提高工作效率，进行资源信息交流，为事业单位长远发展奠定基础。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

目前，网络化与信息化成为了社会主流的发展方向，在此种大环境下，事业单位也应该积极的提升档案管理的信息化建设水平，努力适应时代要求。根据目前的形势来看，档案管理的信息化建设为事业单位的发展提供了契机，信息化的档案管理可以把事业单位的发展历程清清楚楚的记录在案，也为分析研究每一时期的发展历程提供见证资料，拥有很强的使用价值与参考价值，方便了事业单位管理者对单位情况的了解，能够有效分析总结经验，有助于确定正确的发展方向。

1 事业单位档案管理信息化建设的现状

1.1 重视程度不够

根据情况分析，事业单位的管理者对档案管理的信息化建设工作的重要性认识还不够，对此项工作的意义认识了解还不充分，由此可能造成对档案管理工作中部署不够或缺少直接管理，往往存在档案管理工作人员不足，或者单位对档案管理工作的投入不够等问题。对于事业单位自身发展所形成的真正有价值的档案也不够重视，没有积极的进行开发，对档案的使用也不够充分和深入，从而影响了单位档案管理信息化建设推进。

1.2 针对性不足

宏观的考量事业单位档案管理工作的开展，很多事业单位不具备自主建设信息化档案管理系统的能力，所以需要聘请软件研发公司来完成设计，然而这些软件公司缺少对事业单位发展现状的了解，不熟悉事业单位的特点、管理特色、业务流程等，也不会花费大量的精力进行专门的设计，通常会照搬套用同一模式来完成对档案管理的信息化建设，如此一来软件公司设计的系统与事业单位的契合度并不是非常高，其实用价值大打折，并且没有足够的针对性，在投入应用后所取得的效果也不佳，这对事业单位档案管理信息化建设的开展是不利的。

1.3 管理人员素质问题

档案管理工作需要一定的专业性，事业单位档案管理人员必须具备一定的专业素质、系统的理论知识，同时还应该对本单位主要业务有充分的了解。此外，目前计算机在档案管理工作当中的越来越重要，对档案工作者的计算机使用技术也有了更高的要求。但是，当前事业单位的档案管理工作者大多不是专职，只是在其他工作之余来进行档案的管理工作，所以档案管理知识专业性不够，對计算机技能的掌握也不够，因此推进档案管理信息化建设不够有力。

2 加强档案信息化建设的建议

2.1 加强重视程度

领导的意识很大程度上决定了单位档案管理信息化建设的实施，事业单位领导应该把档案管理信息化建设提到事业发展的规划当中，明确其重要意义。 第一，事业单位应该保障充足的资金来开展档案管理的信息化建设，通过引进先进的管理硬件设备和信息化，增强单位档案管理的总体水平。第二，在事业单位开展相应的思想建设，加大宣传力度，让信息化意识深深的扎根在每一位员工的心上，使员工充分认识了解档案管理信息化的意义和优点，用发展的眼光看待问题。事业单位应该拟定出相关的工作管理要求与规范，让每一个部门都能够清楚的了解在档案管理信息化建设当中承担的职责，并且把档案管理的信息化建设写入事业单位的政策与制度当中，推进档案管理信息化建设的发展。

2.2 做好档案的数字化工作

在档案管理工作当中，管理工作的质量和水平决定了管理的效果，由于计算机技术的发展，档案逐步趋于数字化，所以要对档案的格式、字体等进行明确的规范，使档案具有统一性。规范的模式、鲜明的字体，能够增强档案的可读性，极大程度的降低材料的乏味性，便于工作人员的阅读。针对纸质文件进行规范的时候，要对数字制定出恰当的浮动范围，保证数据的正确性，降低误差。执行国家对相关文件管理工作要求，面对那些失效、没有价值的档案资料要及时的进行销毁，而且还应该对资料展开分类、编制、归档等工作，不同类型的档案要进行区分编码，再根据专业进行细分，如此一来查阅与归档都便利了很多。在对图像、视频这类文件进行管理的时候，要及时进行数字备份，储存在光盘、磁盘当中。

2.3 加强对工作人员的专业化培训

事业单位应该加强对档案管理人才的培养，人才始终都是事业长远发展的根本，在档案管理工作开展的过程当中，应用到的不止计算机技术这一种，网络技术、信息技术等同样非常关键，多种专业人员一起联合研究设计出与自己单位契合度最高的管理系统。档案管理工作还是需要员工来完成，管理效率一定程度上取决于相关人员的素质，所以需要对档案管理人员的专业能力进行强化，对外进行人才招聘，使其尽快的完成对事业单位的了解；对内开展档案信息化管理的专业技能培训，特别是提高员工对计算机技术的掌握度，把理论知识能够很好的应用出来。档案管理工作者需要认清自己的身上承担的责任，把握档案管理发展的趋势，时刻保持积极进取的姿态，增强自身的专业能力，深知档案管理工作的重要性，增强自身工作的责任感，对待工作一丝不苟，拥有很好的团队意识，在工作当中投入足够的热情，不因为工作失误造成档案管理事故。

3 结语

事业单位档案管理信息化建设是满足时代发展需求的，档案管理工作应该积极的向着现代化方向努力，把最新科技及时的融入到事业单位的档案管理当中，为事业单位提供更高的工作效率。在档案管理实现信息化建设后，能够加强信息共享，提高档案管理工作的质量和效率，有利于事业单位创造更好的社会效益，提高单位社会影响力，为事业单位的长远发展奠定基础。

参考文献

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