供电企业电子档案单轨归档可行性探讨

郭慧妮

摘 要：作为电力企业管理中的重要组成部分，档案管理已经成为影响电力企业发展的重要内容，将电力企业管理中产生的电力信息及电力企业案件进行整理、归档，实现对电力行业的进一步管理，为解决电力行业发展问题提供基础信息。为适应发展需要，电力企业档案管理工作面临着进一步的改革，针对档案管理工作发展现状及产生的问题进行有效地分析，利用计算机发展技术推动电力企业档案工作朝着信息化的方向发展。从传统的双轨制管理方向转变为现阶段较为流行的单轨制管理，是未来电力企业档案归档的主要方向。

关键词：供电企业；电子档案；可行性探讨

随着社会经济发展需要，我国电力企业发展愈加繁荣，为人们营造方便、快捷的生活环境外，也增加了电力企业管理工作任务，传统的档案管理工作方式已经不适合电力企业的发展，使电力企业管理任务在社会发展新时期面临着新的挑战。计算机技术的发展改善了传统档案管理的形式，在纸质档案基础上增加了电子档案，由于电子档案信息共享和保存的时间相对来说很难控制，再加上大量的纸质档案电子档案的出现增加了电力企业档案管理工作的难度，因此信息化管理十分必要。从以往的双轨制管理形式看，将纸质管理和电子信息管理结合起来，容易造成工作中的混乱，因此从单轨制来说，将更有利于电力企业档案管理工作的进行。

1 实行档案管理双轨制“转变的意义”

档案管理中的“双轨制”主要是指将纸质档案和电子档案结合起来开展工作，在管理中形成新的档案信息，同时进行纸质管理和电子管理两种形式。但是由于纸质档案管理是最原始的档案管理状态，所以要想更好的进行就需要有专业的管理人员。随着现在网络技术和信息的快速发展与传播，传统的纸质管理形式已经不再被企业依赖，成熟的电子信息管理技术对企业发展来说至关重要。因此，在这样的发展形势下，企业档案管理工作由“双轨制”转向“单轨制”，不仅有利于企业档案管理工作的进行，还能进一步提升档案管理的工作效率，减少工作中的繁琐和重复，推动企业电子信息管理向着更加优化的方向发展。

2纸质档案和电子档案的区别

纸质档案主要是利用只作为记录信息的载体，而电子档案主要是利用计算机技术提升对信息的管理形式，电子档案可以将信息存储在光盘、磁带、磁盘等载体中，实现对信息的进一步管理。电子档案和纸质档案有着很大的差别

2.1 档案体积不同

相对于电子档案来说，纸质档案体积大，占领的空间面积也大。但是电子档案可以利用云存储等途径，信息存储的容量大，占据的体积小，所以能够比纸质档案节省更多的空间，信息的管理形式更加方便。

2.2 凭证作用和原始性不同

纸质档案比电子档案更具有凭证作用和原始性。这是由于纸质档案的内容和承载内容的载体是连接在一起的，无法分开的，所以纸上的重要内容，例如印张、签名等信息无法进行更改。而电子档案在传输的过程中，应现如今各种修图软件的存在，电子档案中的信息容易被修改，复制、粘贴等操作都很简便。所以从法律效益上来说，纸质档案具有更高的原始性和凭证作用，比电子档案有更多的真实性意义。

2.3 操作性和实用性不同

电子档案存储在计算机中，各种加密软件的使用有利于电子信息的保存，且在使用信息时，方便从计算机中搜索信息并进行使用。而纸质档案一方面占领空间面积大，可操作性低。电子档案还可以随时随地实现对信息的复印、传输等，满足使用者更多的需求。

2.4 信息共享的程度不同

电子档案比纸质档案更具信息共享性。电子档案可以通过网络连接和计算机的支持，随时随地实现对信息的共享，有利于更好的使用信息。同时很多人可以同时使用信息，实现真正的资源共享。

3 电力企业档案信息化管理的必要性

3.1 响应时代发展要求

随着电力企业环境不断变化，愈加复杂的电力企业发展环境给档案管理工作提出新的管理要求：电力企业档案管理工作要能够顺应时代发展，不断完善工作中的不足，提升电力企业档案工作质量，对电力企业管理提供良好的服务。加强档案信息化建设是响应建设发展做出的决定，利用信息化管理能够有效提升档案管理工作效率，提高其服务水平。在进行档案信息化工作中，应考虑采取有效地手段降低信息加工的费用，使电力企业发展更能顺应时代发展，改善不足，提高工作质量。

3.2 变革传统的管理方式

电力企业工程相关的信息管理是电力企业档案工作中的重要内容，涉及大量的公路检测等相关信息，对其材料进行归档需要耗费大量的人力、物力及足够的资金，同时材料整理耗费时间长，管理工作进行非常困难。因此，传统的纸质档案管理工作不能满足电力企业工程信息资料归档的要求，需要采取信息化管理手段保证电力企业工程方面信息的完整和全面，通过前端控制促进整体工作的完整实施，对档案管理进行全面控制。

3.3 推动电力企业档案管理向专业化、网络化发展

在传统的档案管理中，多为纸质材料，当要对档案信息进行查阅时，需要到指定的档案管理地点借阅档案，根据相关的借阅管理规定到期归还。虽然提供了档案服务功能，但是影响了档案材料在其他电力企业工作中的作用，影响电力企业管理工作的开展。采取信息化的管理方式，能够保证信息的共享和管理与实体管理之间的分离，转变了档案信息的服务模式，节约了档案管理工作人员的实践，让档案管理人员将时间用在档案开发和利用工作中。

4 推行电力企业档案管理单轨制进行的途径

4.1 建立有效的领导共走体系

档案管理工作开展的初衷就是为社会服务，电力企业档案管理工作要能够促进电力企业运输业的发展，做好为电力企业电力供应工作。要能够在实际中利用档案检验档案管理工作的质量，建立健全领导工作体系和网络体系，由领导对档案信息化部门进行管理、审查和组织，做好信息资源的开发利用和信息归档。

4.2 提升档案管理工作的开放性

现如今是信息快速发展时代，要想做好档案信息化建设工作，就要改变传统的以提供信息为主的工作出发点，将选择信息作为档案信息化建设的重点，全面推进档案管理工作的进行。建立一个结构严谨、系统完备、信息准确的综合管理体系，对电力企业系统中的工程建设、电力输出、电力维护等相关工作产生的信息进行有效归档，为档案信息化管理提供新方法、新途径，实现标准化、合理化、科学化的档案信息化建设。

4.3 以档案信息化建设促进电力企业运输发展

新时期进行档案信息化管理不仅要能够为电力企业电力管理提供服务，还应利用档案信息化建设推动电力企业的发展。电力企业档案管理与电力企业建设有着密切的联系，进行档案管理能够推动信息的开发与使用，成为电力企业生产与经营的动力。进行档案管理是进行档案管理工作开展的基础，实现档案信息化建设为生产力才是工作开展的目的。因此，档案信息化建设要结合实际情况，有效分析档案管理工作中的问题，构建使用价值的管理系统，提升档案管理服务功能与使用功能。

5 结束语

由于“单轨制”档案管理工作具有一定的难度，因此为了响应档案管理工作的开展，推动行业内档案管理工作迈向更高的台阶，相关管理部门已经在CMS的基础上进一步研究出适应CAD进行文件设计的平台，将其运用到档案管理工作中，能够更好的推动档案管理工作的开展。利用CAD平台，能够不断优化电子数据管理，更深层次的形成对图纸数字化的管理，能够有效的代替传统的“双轨制”的档案管理形式，提升电力企业档案管理工作的开展。

参考文献

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