事业单位电子档案管理工作之我见

于婷

摘 要：在社会经济快速发展的今天，档案管理工作获得了很大进步。信息技术在档案管理中的应用有效地提高了档案管理的效率，但是当前形成的电子档案管理仍然处于初级阶段，管理人员对电子档案管理的认识不够，专业能力不足，都影响了电子档案管理的安全性。文章主要对当前事业单位电子档案管理工作的现状进行了分析，进而推动电子档案实现现代化管理，提高电子档案的使用价值。

关键词：事业单位；电子档案管理；问题；对策

当前事业单位也在积极地推进电子档案管理工作，相比传统的档案管理方式，当前的电子档案管理更加便捷，并在实际应用中逐步被认可和推广。不过，当前我国事业单位的电子档案管理呈现出无序管理状态，不仅缺少管理制度，而且管理人员也不专业，这就对电子档案管理工作的发展造成了阻碍，进而影响到事业 单位档案管理工作的有序开展。

1 电子档案具有的特点

传统的档案管理工作与电子档案管理有很大的不同，传统档案管理工作主要是以人工为为主，例如：工作人员通过传统的誊写、整理以及汇总等，因此，这种档案管理的方式导致了档案的保存方式很难完整保存，内容精准度不高，而且不便于查阅，工作效率也十分低下，对档案内容的查阅和保管造成了很大难度。针对这种现状，我们可以将信息技术应用到事业单位档案管理的工作中来，它可以提高档案内容的精准度，便于查阅和储存，同时，它还可以提升工作人员的工作效率，扩大档案的使用率和利用范围。

电子档案相较于传统的档案来说有以下几个优点：

第一，电子档案可以提高档案内容的处理效率，可以有效利用计算机进行对原始档案的扫描、录入，提高档案内容的精准度，还可以利用计算机数据处理的相关软件进行汇总、整理与分析，可以提高档案的使用率和利用范围。

第二，方便查阅。在档案的原始内容录入完毕后，可利用计算机制作目录与检索项，可以针对查阅目的对档案进行检索，可以迅速的找到想要搜索的内容，提高查阅效率和精准度。

第三，便于信息的储存。传统的纸质档案主要通过分类整理，放置到指定位置进行存放，它对存放的位置、环境以及空间要求较高，随着档案的不断增加，需要无限的扩大存放空间。而电子档案占据的空间小，可以存放在不同的介质中，如U盤和移动硬盘，它易于复制和携带，能够安全完好的长期保存。

第四，可以提高档案的利用效率。传统的纸质档案在查阅时，需要到指定位置提取档案，并针对要查阅的信息进行逐页翻阅，因此，查阅效率不高且多次翻阅易损坏，也不利于档案的整理和保管。而电子档案相较之下就能更好的实现信息的共享，实现档案的高效率利用，减少查找档案和归放的障碍，只需要为相关人员开通档案信息查阅的权限即可。

第五，方便信息的补充和完善。档案内容的全面性和完整性是档案管理工作中的重中之重。传统的纸质档案每次在信息需要补充时，要重复提取和翻阅，效率十分低下，然而电子档案可以通过检索项找到需要补充的信息，予以补充录入即可，保存也相当快捷，可以提升档案管理的工作效率。

第六，可以有效提高檔案管理工作的效率。传统档案管理的工作量巨大，内容比较庞杂，需要耗费大量的人力和精力，然而档案管理的工作者每天工作精力有限，把大量精力耗费在整理和汇总档案上，无法再分出精力去学习新的工作知识。电子档案的出现把档案管理的工作人员从传统的繁杂的档案管理工作中解放出来，使他们可以减少工作负担，提高工作效率。

2 电子档案管理中存在的问题分析

2.1电子档案管理缺乏安全性

虽然电子档案管理比过去传统的档案管理方式的安全性药膏，但是随着计算机技术的不断发展，黑客、病毒等都会影响到电子档案管理的安全性。有些事业单位的电子档案管理设备十分陈旧，杀毒软件等软件配套设施不够完善，档案管理人员对安全性的认识不足，这些都会给电子档案的安全造成威胁。此外，在档案传输、发送、接受等过程中都可能受到病毒的入侵，所以安全性问题必须引起相关人士的重视。

2.2档案管理人员没有认识到电子档案的重要性

有些事业单位虽然已经引进了电子档案管理的设备，但是档案管理人员却还是没有完全从过去传统的管理模式中脱离出来，有些年龄较大的管理人员并没有认识到电子档案管理工作的优勢，不愿意接受新鲜事物，使得电子档案管理工作不能得到很好的发展。甚至有些事业单位所引进的计算机设备都在闲置，管理人员仍然在使用手动建档，这也能看出事业单位对档案管理人员的知识培训投入不足。

2.3电子档案管理制度不完善

有些事业单位虽然已经使用了电子档案管理，但是整个管理的过程却缺乏完善的管理制度。这就导致电子档案管理处在无序管理的状态。一旦出现了管理上的问题，领导没有处罚的依据，使得管理人员的行为无法得到约束，不利于电子档案管理工作的开展。

3 电子档案管理的加强对策

3.1完善电子档案管理软硬件设施，保证电子档案安全

为了保证电子档案的安全性，事业单位应该配备高质量的硬件设备，采用安全稳定的系统软件，并把管理区域与其他部门隔离。这也是保证电子档案能够稳定安全发展的前提。在管理的过程中定期地对硬件设备进行维护和保养，保证计算机能够正常运行，同时也需要对系统软件进行杀毒，避免因为病毒入侵导致档案资料泄漏。对重要档案资料设置密码，并只能由有专门权限的人才可以使用。

3.2培养专业的电子档案管理人员

各事业单位抽调综合素质高、责任心强、勇于创新、工作严谨的档案管理人员，作为重点培养对象，通过自学、集体培训、交流学习、先进经验分享等形式，对电子档案的法律法规、软硬件操作技术、业务知识等进行全面的学习，通过分析贴近工作实际的生动形象的典型案例，让档案管理人员切实感受到电子档案的优势，真正提高档案管理人员的创新意识和业务能力，既能具体做好电子档案管理工作，还能研究创新电子档案管理方法和管理模式，成为电子档案的管理者、宣传者、推广者。

3.3建立健全电子档案管理的各项规章制度

电子档案管理制度化、规范化管理，必须有健全完善的规章制度作为保障。事业单位要结合档案法、档案管理规定的要求，立足工作实际，制定本单位的电子文件归档及电子档案管理办法，明确收集、整理、归档、审核、检验、调阅等标准，促进硬件设备、软件升级、人员培训、保密协议等各项工作制度化、规范化，确保电子档案管理工作安全有序发展。

4结束语

综上所述，实现电子档案管理已经成为了事业单位的重要管理方面，也是顺应时代发展的需要。不过在实际管理的过程中各个环节都还不够成熟，档案管理人员自身专业知识不足，也缺乏足够的创新精神。这就要事业单位能够积极地引进专业的电子档案管理人员，对原有管理人员进行培训，进一步提高其业务水平，同时也要不断完善硬件设备，建立规范的管理制度。

参考文献

[1]蔡俏冰.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].办公室业务，2017，（13）.

[2]薛玉玲.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].才智，2017，（14）.

[3]周丽君.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].黑龙江科技信息，2017，（05）.

[4]吴秀娟.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].中国经贸，2016，（10）.

[5]杨玲花.浅析高校电子档案存在的风险及防范措施[J].商，2017，（05）.