秘书在企业文化建设中的多维作用探究

【摘 要】 本文分析了企业文化建设存在的主要问题，阐述了秘书在企业文化建设中的作用，指出了秘书在企业文化建设中应注意的事项。认为，秘书在企业文化建设中应发挥好“刀笔吏”作用、情报收集作用、幕后推手作用和参谋辅弼作用。但应注意的事项有：要明确定位，全心履职；持续学习，科学管理；沟通协调，融通资源。

【关键词】 企业文化建设；秘书；多维作用

20世纪70年代末到80年代初，威廉·大内的《Z理论——美国企业界怎样迎接日本的挑战》等著作的相继出版，掀起了企业文化理论传播的热潮，从研究日本企业管理发端，席卷全球，引发了管理思想的革命。以具体企业为例，张瑞敏临危受命在海尔率先提出企业理念先行，文化先行的战略，最终使公司扭亏为盈。杰克·韦尔奇执掌美国通用电气期间，毅然决然扫除内部官僚主义积弊，减少管理层次，构建学习型组织等一系列面向企业传统文化大刀阔斧的变革，使企业焕发出耀眼的光彩。

企业文化由构成同心圆的三个层面组成，内核是精神文化层，包括使命、愿景、价值观念、经营哲学、企业伦理等内容。环绕的第二层是制度文化层，涵盖人事、生产、安全制度等各项规章制度。第三层是物质文化层，是文化的外显载体，即统一标识、自然环境和建筑设计、产品造型包装等内容，三层紧密联系，相互作用。企业的文化管理是每一家企业绕不开的话题，基业长青的百年老店一定会形成其独树一帜的鲜明文化。文化是企业育人的土壤，是激励员工发挥潜能的有生力量。企业办得好不好，透过其企业文化便可一目了然。企业的美誉度、品牌效益、竞争力，顾客的回头率，员工的忠诚度均与一家企业的文化品位休戚相关。

一、企业文化建设存在的主要问题

1、文化建设一味模仿，标签化

不少企业急于求成，照搬世界500强的做法，认为仿照是快速解决文化缺失的“药方”，妄图立竿见影。国内一些企业在厂区和办公区张挂的口号标语、行为准则大同小异，有相互仿照的痕迹，毫无特色。另外，文化建设标签化现象颇多。片面地认为文化建设就是叫响公司的核心口号，包装企业领袖成为公众明星。不惜花重金在报刊、电视、互联网等媒体平台上大肆宣传，频频亮相。结果把文化建设做成了广告宣传或公共关系。架空本土文化和企业自身实际的媚外模仿容易使文化建设缺乏精神气质，难有文化底蕴。国外企业文化的借鉴如果只是学到皮毛则不能恰到好处地为己所用。

2、裙带关系制约企业文化的良性生长

无论何种类型企业，沾亲带故的裙带关系难以避免，有的是家族成员，有的是同学老乡，网络关系错综复杂。人情文化浓重，容易诱发员工的隔阂，互相猜疑、打压。人员擢升论资排辈，一些优秀人才的出走并非源于企业所给的薪资待遇，本质在于对内部争斗的忧虑。在公司内部“非正式组织”的作用下，形成了三五成群的小团体，派系林立。人治代替法治，机构臃肿松弛，企业文化建设有令难行。自发的裙带关系弱化着组织机能，对企业文化的各异理解，毫不掩饰地坚持团体的价值判断和行为准则，使得企业全盘文化体系支离破碎，权力倾斜，导致部门间沟通不畅，内耗不断。生产效率和经营效益受到冲击。对于那些在国内外拥有分支机构的企业，集团总部的文化建设难以落地生根。

3、企业文化与企业管理制度不匹配

企业管理制度应与文化纲领相匹配，但现实当中，我们看到的是领导批评员工不按文化章程办事，自己却不能以身作则，率先垂范。由于缺乏對中高层管理人员的监管，企业内部官僚风气盛行，一些中层管理者为了充分享受权力带来的快感，打着为公司着想的旗号，自设吹毛求疵的内部审查制度，繁文缛节令一线员工耗费大量精力和时间去应付这些用处不大的琐事，过度疲乏便无暇顾及消费者的真实需求，被动应对市场的挑战。许多员工崇尚魅力领导，认为企业文化就是领导文化，上级领导或个别魅力领导的思想言行就是公司文化的风向标，言听计从。很少去仔细分析个别领导的言行是否符合公司的企业理念，归根结底是因为员工没把自己当成企业的主人翁，企业文化建设还停留在文字材料的层面，核心理念未能渗透进员工的心灵，制度只是管理者的“文化”。制度和文化两张皮，制度成为挂在墙上的装饰品，不能为文化的践行保驾护航。

4、企业文化与思想政治工作混同

企业文化与思想政治工作都需要作用于人的思想意识，很多人简单地把政治思想工作等同于企业文化，让政工干部担当文化建设重任，公司内部采用大会宣讲、民主生活会等形式大搞职工教育，殊不知思想政治工作侧重于人员的价值观念、道德品质、理想信念等问题，企业文化的内容不仅涵盖思想政治工作，还包括企业运作，经营生产，习俗礼仪、器物文化等更为宽泛的领域，偏重于管理。

二、秘书在企业文化建设中的作用

1、秘书的“刀笔吏”作用

企业文化脱胎于经年累月的经营实践，精神、文化潜藏其中，需要借助语言文字进行提炼，文字工作作为秘书的一大强项义不容辞。公司文化诊断与建议报告、文化建设项目方案、员工手册、公司制度汇编、公司文化报表等文本的起草、拟定，秘书的写作才能均能派上用场。“以文辅政”，在准确揣摩领导意图，开展文稿撰写时，字里行间要体现领导与员工并肩作战、共同奋斗的浓郁氛围，通俗易懂地阐释企业文化建设的系列举措，定性定量地描述企业文化的建设目标，塑造一流的执行文化，用好笔墨文才彰显文化魅力。

2、秘书的情报收集作用

近水楼台先得月，秘书作为领导的左右手，深处机要部门，公司的重大决策、战略部署、人事任免、文化建设情况均能率先获悉。办公机构成为信息交换的枢纽，每天吐纳着诸如客户的产品需求、服务投诉，竞争商家的价格、优势，员工的思想动向、心理情感等信息流。秘书要充分利用好信息资源，编辑工作简报让文化建设顺势而为，寻找并树立文化建设标杆，为企业创新营造适宜生态。

3、秘书的幕后推手作用

文化的一以贯之，要赢得全体员工的理解和支持，就必须抢占员工的意识形态高地。秘书作为联系领导和广大群众的纽带，要多创造领导走进员工的机会，借机树立领导正面形象。主动通过访谈、问卷调查等形式让下情上达更为顺畅。秘书作为公司形象展示的“窗口”，必须严于律己，做好企业文化的示范，工作风格、精神面貌要反映出企业文化的价值取向，在日常的办文、办事、办会业务中，上情下达带头践行企业文化要求，把公司独特文化优势落到实处。在领导授权下召集相关人员召开文化建设专题会议，协调解决所遇困难，并及时汇报领导。

4、秘书的参谋辅弼作用

秘书工作不显山露水，隐匿于领导的各项活动之中。对于文化建设过程中领导的指令，秘书要服从但不盲从，审慎思考，明辨是非。辅助参谋的职能不能被不加分析的附和领导喜好所代替。对于领导做出的指示和安排，如有欠妥之处，秘书要灵活变通，抓取恰当时机，不偏不倚地给予合理化建议，避免决策失误造成不必要的损失。从而使领导者所管理的组织形成一种良好的心智模式，能在不断变化的复杂环境中持续正确决策，纠正偏差。

三、秘书在企业文化建设中应注意的事项

1、明确定位，全心履职

秘书始终要保持清醒的头脑，明确自身辅佐领导决策，参谋助手的角色定位。切忌越俎代庖，在推进企业文化建设过程中甘当无名英雄。切勿意气用事，以二首长自居，对企业文化变革工作大包大揽，甚至颐指气使，原本抱着一腔热情为企业着想却因用力过度过猛，不讲方法，落得个人人怨声载道，费力不讨好的结局。辅助决策不等于决策。秘书要想在工作中实现自我价值，建功立业，必须在文化建设的各个环节处处留心，敏锐觉察项目进展中存在的问题，及时汇报给领导和有关部门，防患于未燃，化危为机。尽职履责，认真做好文化建设的档案管理工作，为资料的方便取用、完备保存提供服务。

2、持续学习，科学管理

企业文化建设离不开管理学、文化学等多学科理论知识的支撑，作为文化建设积极参与者的秘书应当不断丰富自己的相关学科知识，谙熟中华民族的传统文化特征，意识到文化在企业和产品的不同生命周期里会随之变迁，动态衍化。广泛收集卓越企业的文化建设案例，比较研究，以资借鉴。对于跨国经营的企业，秘书还要熟悉域外文化类型、文化差异等国际企业文化管理实务。事先为向领导建言献策做好功课。以企业管理理念为引领，结合所在企业的特点，精准服务企业文化战略，减少工作中瞎打误撞带来的损失。

3、沟通协调，融通资源

企业文化建设的具体实施大体可以分为三个阶段，初期的筹备组织阶段，中期的全方位推动阶段和后期的维护提升阶段。秘书在这三个阶段均有用武之地，但工作侧重点各不相同。总的来说，企业文化实施的不同阶段，难免会遇到来自内外部的一些阻碍和压力，秘书要在期间树立沟通意识，真诚交流，化解抵触与纠纷，整合各方面资源保障企业文化建设的有序开展。前期筹备阶段，文化建设领导小组的成立，资金投入，宣传推广，战略定位的明确，新旧文化观念的冲突等棘手问题常使主管领導坐立不安，捉襟见肘。此时，秘书应充分发挥沟通左右，联系上下的职能。维护领导威信，补台而不挖墙脚，使领导的文化建设理念能有效传达下去，深入人心。不相互推诿，齐心协力配合同事参与企业文化建设大纲等纲领性文件的起草，制定出台相应文化制度。走近基层，广泛听取意见并反馈给决策领导，善于进谏，运筹帷幄。在中期阶段，需要运用培训宣导的手段，向全体员工灌输企业愿景、使命、价值观，进一步规范员工行为，外塑形象、内强素质。稳妥合理地将企业文化建设纳入到全年的整体工作评价中去。在此时段，上下意识是否统一，员工工作时的言行举止是否合规，宣传效果是否达到等指标的检验离不开督办检查、跟踪落实。这正是秘书人员的常规工作，所以默契协助文化建设领导小组贯彻执行企业文化规划，清除文化建设死角，化解现实矛盾显得尤为重要。后期企业文化的维护提升，是一个漫长的阶段。秘书应协助有关人员做好文化建设的成效调研，了解配套的奖惩措施是否起到了令行禁止的作用。评价企业文化的全面传播是否塑造了全新的品牌形象和良好口碑。多方收集信息，评估管理风格与企业制度的契合关系，冷静分析文化价值体系、规章条文与工作作风中尚待解决的问题。思考随着社会环境、科技、政治经济的发展，企业文化系统是否需要调整改进。工作多而繁琐，考验着着秘书的耐心和毅力。

企业文化在潜移默化中作用于员工的行为，产生相应的结果。文化建设是一个系统工程，关乎企业生存与发展，并非一朝一夕之事。秘书在工作过程中，要摆正位置，自觉服务，遵照领导的意见行事，将企业文化贯彻至基层且不走样。秘书要长袖善舞，分享信息，加速决策过程，提高决策质量。关心企业命运，守护企业荣誉。通过细致入微的交流，疏导在文化建设中产生的个人与组织文化的冲突与对立，维护企业团结，极大限度地发挥人的主观能动性，激发企业生命活力，发展壮大企业事业。

【参考文献】

[1] 李丽，宋雁超.秘书如何参与企业文化建设[J].秘书，2006.6.

[2] 王吉鹏.企业文化建设[M].北京：中国人民大学出版社，2017.

【作者简介】

范振华，广东培正学院人文系教师.