提升国土管理行业档案管理效率的具体方法

刘飞飞

摘要：国土档案的工作内容包括管理区域内土地规划、开发的资料，并对土地利用过程中的地籍、测绘等方面的文字、图片数据进行收集、整理。在此基础上，档案信息资料的管理可以为土地资源的开发提供真实、有效、全面的数据参考，在维护国土安全以及查证历史等方面也有着极为重要的作用。为此，针对现阶段国土档案信息工作中存在的问题，应及时采取针对性的措施，为档案管理机制的安全、高效运行提供保障。

关键词：管理机制；数字技术；信息资源

信息化、网络化科技的深入发展，给传统的档案信息管理工作带来了新的机遇与挑战，原有的工作模式很难为国土信息资源的开发与利用提供支持。

一、当前阶段国土档案面临的常见管理问题

目前，档案管理模式在运行过程中还存在一些困难，引发问题的原因主要包括以下几种：

1、国土档案信息的管理机制存在漏洞，降低了信息管理的安全性

国土信息管理机制的漏洞具体表现为：首先，对档案信息管理的权责划分不明确，出现了分工不明、难以追责的管理漏洞。在实际的档案信息记录、存储、归类、管理过程中，有时会出现材料遗失、错漏等情况。在出现问题时，管理人员进行责任调查过程中，往往由于权责划分不明确或管理规定模糊等原因无法及时的追责。与此同时，由于国土档案部门的绩效考核是以完成领导阶层下发的任务为主要标准的，因此实际的工作范围界限模糊，容易出现工作重叠或管理空白，不仅降低了档案资源的利用效率，使得部分档案丢失、损毁，造成了严重的损失，还在一定程度上导致了人力资源的浪费；其次，信息管理机制的不完善也包括档案管理的硬件设施陈旧问题，一般情况下管理部门利用木质档案柜对纸质档案进行存放，部分资料的使用频率不高，档案库房处于长期无人管理的状态，由于空气潮湿、灰尘积累等原因，使得纸质的档案出现发霉、破损、虫蛀等问题，一些珍贵的资料由于字迹模糊或部分破损无法清晰的解读，造成严重的损失。除此之外，档案存储库房如果过于干燥，木质、纸质的材质及容易引发火灾，降低了档案存储的安全防护能力，为信息资源的管理、利用埋下了安全隐患。

2、网络信息技术在国土资源管理中的普及率较低

数据信息管理技术突飞猛进式的发展，为国土档案信息资源的管理模式提供了新的发展方向。运用数字化、信息化的技术解决管理中的难题，是当前阶段信息管理发展的必然趋势。然而，目前我国国土信息资源管理领域中，部分单位仍延续着传统的档案管理理念，使得数字化技术的信息开发优势无法充分的发挥出来。导致数字技术应用水平不高的原因主要包括两方面：第一点，人们对信息化技术的档案管理模式认识不全面，无法接受传统管理模式的改变，在实际工作中缺乏改革创新的思维意识；第二点，人力资源管理结构不合理，国土档案单位的工作人员中，年龄较长职工所占的比例较高，年轻职工的流动性较大，且部分职工的专业技能不强，使得数字化的信息管理模式难以推行。

3、档案资源的潜在价值没有得到充分挖掘

当前阶段，国土信息档案的管理实践工作中，通常将管理工作放在信息资源开发前，即重管理、轻开发的现象较为严重。造成这种情况的原因主要有两方面，首先，国土档案涉及的管理内容较为繁杂，信息的归类处理不及时，降低了资源的实际利用率；其次，档案管理人员的服务意识不强，通常只针对领导阶层下发的任务进行档案调动，主动管理的积极性不强，也在一定程度上为档案信息的资源开发提高了难度。

二、针对现阶段档案信息管理问题，提升管理机制运行效率的有效策略

1、结合实际信息管理情况，构建高效运行的管理体系

首先，针对现阶段档案信息管理过程中存在的人员结构不合理的问题，通过开展专业知识技能讲座、小组研讨会、内部培训等活动，增强管理人员的职业技能及專业服务意识。保证职员在档案的收集、归类、整理、装订、存储过程中的工作流程符合相应的管理标准，在提升管理人员实际工作能力的基础上，确保档案信息存储、利用的有序性与专业性；其次，需要对不同的岗位人员进行不同程度的培训，让每个岗位的人员都能够认真的做好自己分内的工作，将工作更加仔细的划分，让每个人员都能够清楚自己工作所带来的影响。

2、完善奖惩机制，降低人为失误发生的可能性

对工作人员进行合理的分配和安排，严格的对其工作进行监督，完善奖惩机制，从根本上使工作人员认清档案管理的重要性，认真地做好相关的管理工作。这就要明确每个人的职责，加强档案安全管理，确保不会出现档案丢失或损坏的现象；定期对档案进行清理和筛查工作，保证档案不会因为一些外界因素损坏；要加强档案管理的消防设施，一旦出现一些人为或者自然灾害等情况，就可以有效的去解决，将造成的损失降到最低。与此同时，还应该做好相关工作人员的培训工作，增强应对突发事件的策略和能力。

3、将数字化信息管理模式引进到档案工作中

由于当前科学技术已经取得了很大的进展，应该将互联网信息技术与国土档案管理工作更好的结合起来，使国土档案管理工作更加的高效。首先应该引进具有一定水平的网络信息人员来使传统纸质的资料能够储存到网络上，实现国土档案的网络化管理。要设计一些方便快捷的检索工具，使工作效率可以有效的得到提高，并且将信息化档案管理的模式进行普及，让所有的档案管理人员都能够感受到信息化档案管理的方便快捷性。

结语：

在信息化社会高速发展的今天，国土档案信息管理工作的重要性日益凸显，为更好的服务社会和为国土资源开发提供有效的信息参考，管理部门应针对现阶段档案信息工作中管理机制存在的漏洞、人力资源配置不合理、数字化信息管理技术应用水平较低等问题，通过制定高效全面的管理机制、设立合理的奖惩措施、大力推行数字信息技术应用等方式，提升档案的管理、开发、利用效率，为档案工作的现代化管理模式转变夯实基础。

参考文献：

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