新形势下事业单位人事档案管理信息化探讨

徐青

【摘要】人事档案的信息化管理，已成为人事档案管理研究的新课题。为了更好地适应时代发展的需要，提高人事档案管理水平，加强人事档案信息化建设，有必要对人事档案信息化建设管理做进一步的探讨。

【关键词】事业单位；人事档案管理；信息化

人事档案是事业单位选拔人才、干部升职、任用、调动、退休等利用的重要依据。也是坚持公道正派地选人用人的重要基础。人事档案信息化管理是现今社会发展的需要，是事业单位组织人事工作的重要内容。

一、事业单位人事档案管理的现状和问题

（一）人事档案基础工作投入不足，电子化硬件设备得不到保障。有的单位没有独立的档案室，档案设备简陋，没有烟感器、电子摄像头，没有防光效能高的窗帘，没有仿真扫描仪，计算机硬件和档案存储设备落后，不能适应新时期档案管理工作的信息体系。

（二）单位领导不重视，没有配备充足的档案员。传统的档案管理需要耗费大量的人力，一旦人员不够，就会使得材料归档不及时、归档材料不齐全，不利于档案的完整与保管，也影响了工作效率。

（三）缺乏专业的档案管理人员。大部分事业单位没有专业性强的档案员，人事档案管理人员没有经过专业的培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，对计算机使用、数字化管理和信息化软件使用不熟练，甚至一窍不通。随着信息技术的不断应用，传统的档案管理模式也在不断改进，为适应现代信息化、数字化档案管理需求，对档案管理人员专业化水平的要求也越来越高。

（四）传统的纸质档案保管不方便。传统的纸质文档保存、借阅、管理不方便，容易损坏泄密，造成不良影响。信息化时代急需提供电子档案的管理，大量的电子文档和数据，有效的管理方法就是信息化管理。如何确保海量档案资料安全？如何更好地发布档案信息，便于查找和使用？这些都是纸质档案管理无法解决的问题。因此，新时期电子文档数据化、信息化管理很有必要。

（五）管理的科学化、信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已经被普遍采用。但在实际操作中还没有充分挖掘和发挥一些先进技术手段，人事档案管理现代化、智能化、数据化没有得到广泛的应用，有的单位只是简单地将个人信息、档案目录输入电脑，资料检索、调阅则进行手工操作，基本没有实施无纸化阅档。

二、人事档案管理信息化的必要性和作用

（一）信息化人事档案管理改变了传统的档案管理模式。传统的人事档案信息工作“重藏轻用”，在数字化信息管理环境下，档案工作的最终目的是为了利用。信息化档案管理可以将数据进行一定层次的分类，解决了纸质档案信息量大、数据复杂的缺点，使人事档案管理工作变得越来越有条理性，为档案利用提供了高效便捷的档案信息服务渠道，提供了更加全面的信息，还能够有效避免信息的丢失，解决了纸质版档案保存的弊端。这种档案管理模式的改变既节省了人力又能提高档案管理工作效率，还能提升档案管理水平。

（二）信息化档案管理可以实现档案信息资源共享。对于企事业单位来说，档案管理信息化的模式可以对电子档案、电子文件进行有效的集中管理，通过对信息资源的接收、采集、整理、保存等过程，对档案管理进行信息化处理。对于领导来说，在规定相应使用权限的情况下，可以更加方便查阅本单位个人部分信息，调取档案数据，公开、透明地选人、用人。对人事工作者来说，档案往来变得更加快捷明了，办理调动及退休时查档审档越来越方便，实现了档案信息资源的共享。

三、对策和建议

（一）实行档案规范化管理。领导要对干部人事档案工作高度重视，完善档案管理体制。将档案管理工作纳入单位的议事日程，主管领导亲自抓档案管理工作，从制度上、硬件设施上、人员管理上得到支持和保证。

（二）提高档案管理人员的档案意识和责任感。管档单位要加强档案人员的责任意识，挑选责任心强，有耐心的员工承担这份工作。要求管理人员积极上进，及时转变思想观念，开拓进取，熟练掌握档案数字化处理技术，以及计算机软件系统操作规程。

（三）强化管档人员的业务培训。上级管理部门应加大对干部档案管理人员的培训力度，努力提高档案管理人员的业务素质和综合素质。采用“请进来，走出去”的方式，既邀请上级主管单位的专业人士进行指导，又鼓励支持管档人员参加地市级举办的人事档案管理培训班。特别是现代信息技术发展日新月异，干部档案管理引入信息技术手段势在必行。

（四）加快檔案信息化进程，提高工作效率。尽快做好数据库的建立工作，充分利用微机、扫描仪等现代设备和现代技术，用微机整理输入档案资料，通过相应的技术处理，把文字资料向数据资料进行转变，使人事档案纸质和数据格式的并存有所实现；建立人事档案数据库，将目前人事档案管理工作中手工管理的方式向数字管理进行转变，确保人事档案接收、传递、存储和利用实现一体化。

（五）加快人事档案全文数据库建设。为了深化人事档案信息资源的开发利用，提高人事档案利用工作的效率，满足利用者的需求，保护实体档案，全文数据库的建设就显得尤为重要。建立一个全文数据库，利用者通过屏幕就可以方便地查阅并按要求摘录打印了。建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络，以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对人事档案信息资源的共享。

事业单位人事档案管理人员要依据当前事业单位发展的需要，抓住当前有利时机，结合单位实际情况，加强学习、不断改革创新，改变以往纸质版档案的管理模式，将电子化档案广泛应用到实际工作中来。

【参考文献】

[1]李香仙.浅谈人事档案管理信息化建设[J].科技创新导报，2011（17）.

[2]坤贤.试析新时期档案管理信息化转型[J].中山档案，2013（1）：9.