信息化时代勘察设计单位档案管理工作探讨

康郁杰

【摘要】现如今信息化已经变成了时代的一种趋势，自动化的办公要求被广泛运用到档案的数字化管理当中。但由于现如今在环节开展的过程当中，勘察设计单位的资料管理仍然存在有较多的矛盾。本文将信息化来作为前提条件，就现如今勘察设计单位档案管理当中存在的问题，给出切实可行的处理建议。

【关键词】信息化；勘察设计单位；档案管理

现如今的技术发展非常迅速，我们的社会环境正在发生巨大的变化，逐渐向信息化时代发展，现如今技术改革的重点以及整体就是信息技术革新，21世纪将会变成信息时代，在这一个层面上已经达成了共识。信息技术已经成为了现代社会经济以及经济开展的必要资源，信息化的程度已变成了现代化水平以及国家实力的一种象征与衡量标准。

一、勘察设计单位档案管理实现信息化的必要性

（一）旧的管理模式跟不上愈来愈快的信息节奏。勘察设计机构的资料管理会保留很长的时间，但是在管理体系以及设备层面上，依旧存在有很多的缺陷与不足，没能跟上时代以及社会发展的脚步。不但会阻碍整体的经济效益，并且也会为其管理造成很多不必要的麻烦。因为，勘察设计机构的档案管理是一种相关人员的信息资料库，因此，强化整体的管理工作，开展信息化非常关键。

（二）加强档案管理对企业发展非常重要。这些年以来，虽说勘察设计机构在技术上不断深入，但是原本的档案管理形式会对我们的工作造成极大的阻碍。与此同时，也会在一定程度上为查询工作造成麻烦。这样一来，就会使得整体的工作效益降低，不能发挥资料应有的作用，不利于企业信息化进程的开展。强化勘察设计机构档案管理信息化，合理地将各种资源开展归纳、总结、归类，这样一来可以提升整体的工作效益，让查找信息的时间大大缩短，以此来提升企业的办公效率。

（三）信息化己经成为一种时代潮流。以前的纸质档案管理形式，不但跟不上时代的步伐以及发展的进程，更不利于相关的人员查询档案的信息。纸质资料的存放与储存更是为相关工作人员造成了很多不必要的麻烦，首先，其搬运以及存放就要消耗大量的人力以及物力资源，无形之中增加了其管理的成本，与其管理理念以及要求相违背。信息化的管理形式已经成为现代社会的必然需求，随着信息化时代的到来，信息传递的形式也逐渐增多，自动化的办公形式已经逐渐进入我们的社会当中，强化档案的信息化管理，不但可以提升对于资源的使用，使查找的过程更简单，并且还可以提升其整体工作的效益。

二、提高勘察设计单位档案管理水平的措施

（一）提高檔案管理人员的专业水平。档案管理相关工作成员的专业素养在很多层面上与勘察设计机构档案管理的工作效率相关，总的来说，档案的管理就是人对于资源、对于物品的管理。资料的整理工作、分类工作与总结工作都要求有人员参与才可以完成，勘察设计机构的档案主要包含有人事档案以及技术资料，同人事资料相比较，科技资料更为专业，绝大多数档案有专业综合的性质，并且其资料的来源较广，不但有电子档案，同样也有很多的纸质档案，这就要求我们的技术人员根据其对应的知识理论基础与相关的管理技术来实施分类管理。所以，勘察设计机构应当完善工作人员的准入体系，选出那些知识体系完善、服务意识到位的综合性人才。针对在岗的相关技术人员而言，要求机构定期组织培训活动，为员工带来更多、更好的提升环境，以此来保证其自身的技术水平满足信息化发展的需求。

（二）全面落实现代化管理方法。1.确保管理体系的流畅性。管理体系的流畅性是落实档案管理信息化的根本，所以，要求每个勘察设计机构应当根据《档案法》与《关于加强企业档案信息建设的意见》确保对应的体系以及规定落实到位，所以，在机构当中要求构建起完备的档案管理领导责任体系，把具体的责任分配到个人头上，确保档案管理机构以及其对应单位工作的顺利开展。2.借助现代化管理设施。档案的相关设施是强化档案管理工作开展信息化进程的根本，没有完备的设备作为辅助，就算有着再完善的体系、职业素养再高的相关从业人员也无从下手。伴随着现代化进程的不断深入与电子信息技术的深入开展，档案管理环节也要求跟上时代的脚步。在之前的档案管理体系之下，针对档案的维护，大致局限在档案库房、档案装置的防水、防尘、防电、防辐射维护层面上，伴随着信息化进程的不断开展，在现如今的工作当中存在有音频资料、机读资料、电子资料等相关的新兴档案种类，同之前的档案储存形式相比，这些形式的资料在其储存形式以及介质上都截然不同，所以，要求我们相关单位要配置对应的储存设备，全方位开展档案管理信息化。

三、结语

勘查设计机构的资料管理一直以来，都是一个值得我们去注重的课题，档案可以按照其性质归类为一种无形的信息类资产，慢慢成为企业整体实力的一种具体象征，更是企业市场竞争力的一种具体体现。但是，因为档案管理的信息化发展程度还不够深入，所以，就要求借助科学的手段来强化档案管理工作的整体效益及其质量。

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