探析互联网时代档案管理面临机遇与挑战

李雪莹

摘要：互联网时代，企业档案管理效率提高，存储更加方便，这是这一时期的机遇。但与此同时，新时期的档案管理也存在诸多挑战，如黑客等导致信息被窃取等。为此，企业应强化档案管理，发挥优势，去除劣势，保证档案管理的高效性和安全性。

关键词：互联网信息技术；档案管理；机遇与挑战

传统档案管理与互联网时代的管理所面临的挑战不同。新时期，企业应把握机遇，并且要正确面临挑战，以保证互联网时代的档案管理高效性和安全性。

一、互联网时代档案管理的机遇

档案管理是企业人力资源管理的主要手段，在企业管理中不可或缺。随着互联网时代的到来，企业档管理的效率得以提高，与以往的纸质档案相比，管理人员的任务大大降低，互联网对传统档案管理模式也造成了极大的冲击。 档案管理工作的特点主要体现在几个方面。

（一）技术手段丰富

互联网信息技术使得档案管理更加多元化，在传统的档案管理中，纸质档案管理需要大量时间，且容易受到外界环境的影响，丢失和缺损是主要问题。同时，在纸质档案管理中，资源消耗较大，管理人员的任务量大，从记录到整理到备档等，均需要通过人工来完成，这样就是的其准确度下降，容易出现失误。互联网则是信息存储变得十分方便，将档案以电子的方式存储于计算机中，方便使用者随时调取和查看，且档案可以以多种形式进行存储，便于档案的分类管理，降低了管理成本和工作强度，管理手段越来越丰富。

（二）拓展服务空间

互联网时代，档案管理呈现出大信息量状态。与以往相比，纸质档案明显不能跟上信息增长的节奏。并且占用空间远超过电子档案管理。而在空间成本逐年增加的基础上，信息的增长无疑是提高了成本。在这一背景下，互联网以虚拟空间的形式出现，极大的降低了档案占有空间。并且计算机的存储空间与现实意义上的空间在概念上存在不同，档案的实际占有面积降低了，其管理成本也自然的降低。位于计算机中的档案信息可以随时供企业人力资源等部门查阅，使企业员工信息更加清晰，便于员工的调度和安排，突破了空间上的限制，使档案管理更加高效化和便捷化。

（三）提高档案时效

随着信息时代的到来，档案管理模式也逐渐成为互联网下的管理模式，实效性也就成为管理中不可缺少的任务。如在档案管理过程中，很明显是针对当前的信息的，如不能根据当下信息的变化而改变，则档案无实际意义。在信息变化过程中，档案管理方针也与纸质档案管理方式不同，无法跟上快节奏的信息变化。基于互联网的档案管理则不同，通过计算机系统的操作就可以更改信息，不会对原档案造成影响。档案的信息更新方便，其存储也就具有实际作用，从而促进企业人力资源的发展。结合电子信息技术，云处理技术等，信息档案的工作强度降低，工作实效性提高。

二、档案管理面临的挑战

（一）对管理人员素质的挑战

与传统的档案管理方式相比，计算机档案管理与以往的方式对管理人员的需求不同。对新时期的管理人员提出了新的要求，如了解互联网管理流程，树立网络管理安全意识等。传统档案管理人员在长期管理方式下，很难直接适应新时期的档案管理，这是档案管理变化的根源。标准化管理模式的建立是新时期档案管理的基本要求，也是提高管理效率的根本。因此对档案管理人员的素质和能力需要进一步提高。

（二）管理存在风险

在管理過程中，网络环境复杂。档案管理存在诸多风险，档案丢失现象时有发生，且与以往的管理方式相比，私密信息丢失将对企业造成更大的影响，因此这一时期也给管理人员带来了挑战，需要管理人员对互联网技术进行了解。如档案不备份，则很有可能造成档案丢失。另外机械故障也可能造成信息丢失。

三、档案管理的对策

（一）改变管理意识和建立管理体制

建立全新的档案管理模式，当然首先是保证档案管理人员能够认识到档案管理的变化，树立正确的档案管理意识，面提高档案管理规范性。树立终身学习意识，将专业知识应用于档案管理中。在人员专业性要求上，应提高档案管理的人员的专业性，确保从业人员经过专业学习，并且要在工作中定期进行培训。同时，企业应建立完整的信息体系，提供档案管理标准化体制，对档案信息的管理进行记录、编辑，保证工作流程合理。

（二）完善企业计算机管理系统

从企业管理需求角度出发，强化计算机系统水平，采用最先进的档案管理设备，提高管理效率，也使管理更加简单化，安全性提高。计算机及各种数码设备是不可或缺的，需要从信息采集、输入、存储和修改几个方面进行改善，并且要加大设备维护投入，确保档案管理中不出现意外丢失情况。企业根据自身需求，不断地引入新的技术，并且从大数据仅云处理等技术出发，保证企业处于档案管理的最前沿。

（三）加强网络安全技术

网络环境和其防护措施决定了其安全性，目前网络环境复杂，重要信息被窃取的概率高。企业应对网络环境进行优化，防止黑客入侵，建立必要的防火墙。并且要对使用者做出规定，设定秘钥，防止不相关人员使用档案，造成信息丢失。查找信息使用记录，确保在使用权限内运行。另外，应对系统进行定期的安全防护，杀毒处理，以保证信息安全。目前，我国企业档案管理基本采用互联网管理方案，管理效率也逐渐提高，未来还应在网络安全上进行强化，以保证企业的档案信息安全。

四、总结

总之，互联网档案管理是当今企业人事管理的重要模式。对于企而言，主要应注意互联网时代档案管理所面临的机遇，对当前的档案管理进行调整，保证电子档案管理的高效性，降低档案丢失等风险。

参考文献：

[1]刘素云.互联网+时代档案管理面临机遇与挑战[J].人力资源管理，2016（4）.

[2]王程程."互联网+"时代档案数据管理面临的机遇与挑战[J].档案天地，2016（2）.

[3]宋依丽.互联网时代档案管理面临的挑战与对策[J].办公室业务，2011（8）.