ERP环境下DF公司库存管理内部控制研究

王成 韩笑

[摘 要] 目前，ERP系统以其自身高度信息化、一体化的优点，在企业管理内部控制中得到广泛应用。以DF糖业有限公司为研究对象，由于该公司的库存数量大、种类多，因此在库存管理内部控制方面易出现问题，如组织结构设置不合理，库存目标制定不规范，系统数据风险防范缺失，收购结算系统与ERP系统无法数据共享，仓储人员缺乏监管制度等。为了优化库存，降低生产成本，提升控制能力，增强市场竞争力，公司应营造良好的内部控制环境，运用MRP模块制定物料需求计划及基于抵消规则的MTO-MTS混合模式产品需求计划，强化系统数据风险管控，加强对仓储部门的监管。进而实现DF公司库存管理从人为操作控制向系统控制的转变。

[关键词] 内部控制；库存管理；ERP

[中图分类号] F253 [文献标识码] A [文章编号] 1009-6043（2018）05-0018-03

一、引言

内部控制对于企业至关重要，现今企业也越来越重视企业内部控制的发展，ERP系统的问世代表了在企业资源管控方面的巨大进步，它实现了从人为操作控制向系统控制的转变。国内学者，近年来开始重视ERP系统对内部控制的影响，曹磊等（2016）研究了ERP与企业内部控制关系，通过分析ERP环境下企业内部控制的要求，针对内控环境、风险识别等问题提出了相关对策。企业库存管理的内部控制作为内控中较为重要的一环，更是引起了众多关注。杨已德（2016）以K公司为研究对象，认为需求预测与安全库存设置等方面为导致K公司库存管理出现问题的主要原因，并对ERP环境下K公司库存管理进行优化分析。

DF糖业有限公司是黑龙江省较大的甜菜生产加工企业之一，企业主要产品包括白砂糖和绵白糖。该公司的库存数量大，种类多，因此在库存管理内部控制方面易出现问题，导致增加企业生产成本。通过对DF公司ERP环境下库存内部控制现状进行分析，对DF公司内部环境优化、产品需求计划、系统数据安全防范等提出了相关对策，在提高企业库存管理水平方面具有现实意义。

二、DF公司库存管理基本情况

2016年DF公司库存种类大致分为四种：公司自产的产成品（包括糖、粕、蜜）、公司生产所用原材料（甜菜）、大宗材料（煤、石灰石、焦炭）、生产用备品备件。在库存数量上，生产所用原材料甜菜的库存量最高，占库存量的一半以上，是库存管理的关键部分。DF公司在实施ERP系统的前提下，采购入库、完工入库、生产领用、销售出库等业务模块有着相应的流程规定，对加强企业库存的保管、领用、清查等环节的内部控制，减少挪用、盗窃、毁损的行为，提高企业的资源利用效率有着重要意义。

三、ERP环境下库存管理内部控制存在的问题

（一）组织结构设置不合理

企业没有单独设立仓储部门，负责仓储管理的仅有5人。公司实施ERP系统后，仓储部专设1人操作系统，由于对ERP系统的操作流程不熟练，只是负责填入大量的简单数据，管理层对单据的审核复核又不及时，导致时常出错。

（二）库存目标制定不规范

首先，物料采购计划没有充分利用MRP系统，是各车间、部门按公司制订的预算，结合本单位实际情况自行手工编制报批；其次，公司没有运用科学的定量方法制定产品需求计划，非正常的客户订单可能会导致公司的采购、生产计划有变，进而造成产成品库存积压或生产原材料短缺。

（三）系统数据风险防范缺失

企业虽然已经实施ERP系统，但在信息系统数据安全方面监管不力，可能会发生人为的系统信息舞弊现象。例如，负责公司系统维护的人员因有权操纵公司服务器，查看各个系统的后台服务数据，容易存在私填单据、篡改数据、越权访问审批等舞弊行为。

（四）收购结算系统与ERP系统无法数据共享

公司为了强化对收购过程的管理，维护企业和农户的切身利益，委托开发了一套甜菜收购结算系统，制定了规范的收购及结算流程，但是收购结算系统无法实现和ERP系统的数据共享，ERP系统采购入库模块需要仓储保管员根据结算系统的数据手工入账，保管员填写单据工作量增加，出错率提高，同时收购结算系统与ERP系统采购管理模块相脱节。

（五）仓储人员缺乏监管制度

DF公司对库管员工没有严格合理的监督、检查机制，各项监督管理工作只是由部门的领导负责，其内部控制制度只是自上而下的监督和检查，各部门之间缺乏横向的监督检查。

四、DF公司ERP系统下库存管理内部控制改进措施

（一）营造良好的内部控制环境

1.设立独立仓储部门

公司应设置独立的仓储部门，由常务副经理直接领导，在组织结构上独立于供销部，直接负责原材料库房、产成品库房以及综合库房的管理工作、以及公司的物资入库出厂工作。仓储部应设立仓储主管，每个库房都应设立保管员、盘点员、验收员、记录员，仓储主管应根据不同库房的工作特点制定存貨管理制度以及控制流程并监督执行。

2.加强员工培训

DF公司可以从以下两方面进行员工培训：一是建立公司仓储部门培训体系，确定各工作岗位应具备的能力和水平，并且由管理者选择针对性课程；二是提高仓储人员ERP专业素质，仓储人员作为库存管理模块的业务负责人，需要对相关的ERP模块业务流程与运行方式进行最大程度的熟悉，使仓储人员的业务水平得到提升。

（二）运用MRP模块制定物料需求计划

DF公司应在充分运用ERP其他模块功能的基础上实施MRP功能，具体需要做好以下几点：首先，在使用此模块之前要对MRP系统进行优化配置，在MRP功能模块中设置运行必要的计划参数，且需要把准确的技术参数录入到ERP系统中，比如计划提前期、安全库存数值等。其次，保证需求预测数据的准确性和及时性。MRP分析的众多数据中，最为关键和基础的数据是需求预测，DF公司只有制定科学合理的需求计划才能够保证提供的需求预测参数合理准确。最后，公司应重视系统维护与优化的定期性和持续性。

（三）基于抵消规则的MTO—MTS混合模式产品需求计划

基于MTO—MTS混合模式的产品需求计划，是指将MTO（Make To Order）按订单生产和MTS（Make to Stock）预测式生产相结合，根据市场预测和已经接收的客户订单对未来一段时间的产品市场需求作出预计和安排。客户订单相对于市场预测来讲数据更加准确，为了提高客户的满意度，企业一般要按照订单的要求按时交货。

DF公司作为制糖企业，若仅考虑市场预测，进行大批量生产，由于糖类产品长期积压易变质，易造成财产损失。同时也不能仅考虑客户订单，当客户订单需求量非正常增加时，可能造成没有充足的物料满足生产需求，或者由于产品生产周期大于客户要求的提货周期，导致客户的供货服务水平受到损害。因此，DF公司在进行产品需求计划时，应同时考虑订单和市场预测，那么二者之间在数量上的重复性较高，对产品需求计划的准确性有影响，所以将市场预测和订单的重复部分去掉，由于订单的数据是确定的和真实的，一般采取用订单去抵消预测的做法。抵消规则有：

1.仅预测

只考虑市场预测，不考虑客户订单，适合大批量生产、以零售为主的企业。

2.仅客户订单

只考虑客户订单，不考虑市场预测，适合面向订单生产、面向订单设计的企业。

3.预测+客户订单，不抵消

同时考虑预测和客户订单，直接相加不进行抵消，适合混合类型的企业。

4.预测+客户订单，反向抵消

将客户订单与以前的预测进行抵消，如果客户订单大于此前的所有预测，则将订单以前的预测全部抵消，而只保留订单数据，订单以后的预测数据不变。如果客户订单大于此前预测的部分数据，则订单只能抵消这部分预测数据。

5.预测+客户订单，正向抵消

将客户订单与以后的预测进行抵消，如果客户订单大于此后的所有预测，则将订单以后的预测全部抵消，而只保留订单数据，订单以前的预测数据不变。如果客户订单大于此后的部分预测数据，则订单只能抵消这部分预测数据。

6.预测+客户订单，先反向再正向抵消

将客户订单先与以前的预测进行抵消，如果能够完全抵消订单以前的预测数据，则继续抵消订单以后的预测数据。

7.预测+客户订单，先正向再反向抵消

将客户订单先与以后的预测进行抵消，如果能够完全抵消订单以后的预测数据，则继续抵消订单以前的预测数据。

假设DF公司预计2018年11月上旬产品销售数量为2200吨，日均化后每日销售数量为220吨，已收到客户订单为4月2日交付产品550吨，4月6日交付产品770吨。则预测与客户订单之间在不同抵消规则下的产品需求计算结果如下表1所示。由此可得，当基于不同抵消规则用客户订单去抵消市场预测时，得出的产品需求计划结果低于直接将客户订单和预测直接相加的结果，高于或等于仅市场预测和仅客户订单的数据，说明基于抵消规则得出的预测结果具有一定的科学合理性，对于DF公司生产计划以及物料需求预算有一定的借鉴意义。

预测与客户订单不同抵消规则的产品需求计算结果表

（四）强化系统数据风险管控

企业首先要规范系统操作制度，对操作员进入系统的标准操作规程，程序文件和数据文件的使用要求进行规范化，并对系统使用人员进行定期培训与考核。其次，应建立相互独立、制约的权限分配制度，系统各模块权限按需开放，安全程度不等的数据应赋予不同的访问级别，对程序源代码采取保密措施，以防操作者对指令进行篡改。

（五）加强对仓储部门的监管

DF公司应该对仓储部门建立清晰规范的岗位职责，设计标准严谨的操作流程，仓储保管员、存货盘点员、材料入库验收员、存货记录员、ERP系统操作员之间职责权限应各自分离，并由仓储主管对业务人员进行不定期检查和定期考核。同时，应加强各部门之间的横向监督，销售、采购及仓储人员之间应互相独立、彼此监督，落实存货损耗的责任与处理制度。

五、结论

库存管理作为供应链管理的重要模块，对其进行内部控制是加强企业内部控制管理，提升企业管理水平的重要流程。通过以DF公司为例，根据DF公司ERP环境下库存管理实际情况，分析该公司在库存管理内部控制方面存在的问题，为DF公司提出相应的改进措施，以达到优化库存、降低生产成本、提升企业控制能力、增强企业市场竞争力的目的。

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[责任编辑：史朴]