体系运行之内审、有效性评价和管理复查

杨致远

内审、有效性评价、管理复查（以下简称评价、复查）是航运公司安全管理体系（以下简称体系）运行过程中的重要环节，是确保体系有效运行的重要手段，不少航运公司对三者之间的关系和区别理解不透，笔者用通俗的语言进行诠释，描述概念，指出问题，提出建议，以期帮助公司提升体系运行效果。

一、概念分析

1.内审

内审是核查航运公司安全管理体系各要素活动和其有关结果是否符合强制性标准和约定文件（建议、指南）以及公司体系文件的要求。确定体系文件中的各项规定是否得到有效贯彻，并适合达到安全和防污染目标的系统的独立的审核，是公司对体系文件和活动的符合性、有效性而进行的每年度全面系统的自检。[1]

2.有效性评价

有效性评价是规则要求定期进行的，一般每年至少进行一次。由公司最高管理者或指定人员来组织实施，就体系及其运行各方面进行综合评价，得出安全管理体系运行优劣的结论，并提出改进措施或建议，供最高领导层决策制定新的体系运行目标。有效评价则通常是在完成内审的基础上，综合体系运行日常培训、信息传递、内外部检查等各方面情况进行的评估。[2]

3.管理复查

管理复查是最高管理者根据内审或有效性评价结果或经营环境的内、外部条件变化及需要解决体系运行过程中发生的突发事件（如船舶被滞留、发生重大事故、重大不符合等），由最高管理者主持和组织（船舶复查由船长组织），就公司的安全和环境保护方针、目标、机构是否满足体系运行需要，体系运行各过程是否受控等方面进行复查，定位问题所在，确定改进措施。

二、存在的问题

我国现有已建体系航运公司1 316家，其中自2003年《船舶安全营运和防治污染管理规则》（以下简称内规）实施以来，建体系国内公司1 113家（实时数据来自中国海事协同平台）。这十几年来新生效的国际公约、国内出台和修订的强制性法律法规很多，绝大多数国内公司没有能力系统研究跟进，同时信息的电子化程度也不可同日而语。大部分国内公司和船舶的体系运行水平近年来虽有提升，但始终维持在较低的水准，存在如下问题：

1.记录不实

记录不实是国内航运公司体系运行中普遍存在的现象。内规实施多年，公司在应对外审时有一定“经验”，外审前通常会全面自查记录，发现不全的记录马上“补”好。记录不实情况在3 000总吨以下内贸船舶上尤其严重，不少船舶的体系运行记录甚至是在外审前由公司人员上船突击完成的，内审活动也变成了“补”记录，碰到问题避重就轻[3]，甚至还会“预留”些简单问题和“不符合”，应对外审。

2.自主性差

自主性差反映在两个方面：一是体系文件可操作性差，导致人员职责不清，执行困难，浮于表面；二是不少公司一直应付式地运行体系，有记录能勉强通过外审就行，船、岸人员自主性差。应付式的体系运行会反映在各种体系内的文字材料上，如评价报告是体系运行情况的流水账，没有分析就得出结论，甚至没有结论。

3.脱离实际

体系运行脱离实际表现形式如下：一是行政文件效用大于体系文件，说一套做一套，导致政出多门，体外运行；二是把管理复查当成了掩盖问题的手段，头痛医头，脚痛医脚，[4]为对付主管机关而不是解决问题。如船舶滞留之后还没有登轮检查，也没有收到船舶详细报告，岸基复查会议就匆匆完成。

三、三者间相互关系

内审、评价和复查都是体系运行过程中的重要活动，有相似的地方，但目标、必要性、覆盖范围、侧重、程序、纠正措施等不尽相同。

1.内审、评价和复查涉及项目（见表1）[2]

表1 内审、评价和复查涉及项目

2.关系解析

（1）针对目标。内审通常针对岗位或者部门，评价目标是体系运行整体，复查是针对特定的事件。

（2）必要性。内审和评价是体系运行的规定动作，而复查是有前置条件的，通常是发生大事故或连续发生事故或险情、滞留、出现严重（重大）不符合规定的情况等，非必须进行。

（3）覆盖范围。图1表示评价的输入，可以看出，从范围上讲，内审是评价输入之一，复查是针对某个特定的事件。

（4）流程。内审的流程是按计划逐项核查，评价是对各项体系运行活动（通常由责任人员提供数据或结果）进行分析，复查是针对事件原因线性追查，如图2模拟的就船舶滞留而进行的复查流程。

（5）通俗的比喻。如果把体系运行比作人体的健康运转，内审就如同每年的体检，有效性评价就如同拿体检报告结合日常的生活习惯找医生解读会诊，而管理复查就相当于针对特定疾病的急诊，体检和会诊不一定有毛病，而急诊必须用“药”。

自我完善是体系运行的功能之一，内审、评价和复查的主要目的也是如此，很多从业人员认为实施规则是强制要求，体系活动只追求符合性，而偏离了这一目标，即便是概念理解清晰，规则熟悉，也会存在文件要求的都做了，但不管做得好还是坏，都没有形成循环提高的闭环，体系活动形似神不似。[4]

图1 评价的输入

图2 复查流程

四、建议

促进航运公司的安全管理从“符合外部”向“自我约束”[5]转变是ISM规则和内规强制实施的目标之一。要实现上述目标，笔者建议：

1.推进信息化

体系运行的文本记录可以“改”和“补”，如果操作人经验老到就很难被查出，进而助长了此风。电子记录虽然也可以修改，但电子档案的创建、修改和传递都会留下痕迹，有据可查，信息化也能减轻从业人员原来填写各类记录和表格的负担。当然主管机关的审核员也必须认同、适应和学习信息化审核手段，鼓励航运公司使用适合自身的船舶管理软件和手机APP等，体系运行记录真实性提高，才能真正为内审提供“客观证据”。

2.加强有效数据分析

体系运行会产生很多数据，如机构、船舶、人员、文件的变动、事故、险情、演习、训练情况、培训、检查、滞留、缺陷、不符合等数量，这些数据与涉及的岗位、人员、设备和操作密切相关，评价的依据也大多来源于此，不进行分析，评价报告就仅仅是数据的堆砌和阐述，只有分析这些有效数据的变化对体系运行的影响，提出来的具体措施才有针对性和效果。

3.逐步建立行业大数据库

随着信息技术的飞速发展，大数据的浪潮波及世界每一个角落。港口和供应链已经开始意识到区块链技术在简化物流、提升安全性方面的巨大潜力[8]，体系管理也将不可避免地经历变革，但目前与航运公司有关的数据分散在主管机关、公司、港口、物流、代理等行业和环节，且各自为政。笔者建议政府主管机关应从自身建设入手，逐步建立行业大数据库，进而推动航运企业由传统主观决策和经验管理向以数据和信息为有效支撑的理性决策和科学管理转变[6]。体系运行发生需要进行管理复查的事件一般是小概率事件，有了大数据支撑，就能迅速提供成功处理这些事情的经验，为复查提供模型。

五、展望

内审、评价是促进体系正常运行的重要环节，而复查也对体系的正常运转起着非常重要的作用。笔者认为存在的问题绝大部分企业都认识到了，但10年来水运行情低迷造成了管理方面的投入压缩，尽管电子海图、AIS、GPS、北斗、电子邮件、即时通信等信息化手段在公司管理中越来越多地被应用，我国已决定实施国家大数据战略[7]，但航运业和行业主管部门迎接大数据时代的准备还不够，体系运行中的内审、评价和复查等活动乃至外审还停留在纸面。笔者建议，在统一体系运行根本目的和认识的前提下，从以下两方面推进：一方面，提升信息化水平，认可电子化体系运行记录；另一方面，逐步打通与体系运行有关的数据交换的壁垒，在体系管理中植入大数据管理理念，提升数据分析和应用能力。这些措施将促使整个航运业的营运安全和效益产生极大的飞跃。

[1]马鹤鸣,朱清明.航运安全管理体系内部审核探析[J].浙江交通职业技术学院学报,2011(3):31-34.

[2]阚有俊.如何做好航运安全管理体系的有效性评价[J].交通科技,2005(3):125-126.

[3]李洪杰.航运公司安全管理体系内部审核常见问题及原因分析[J].天津航海,2007(3):50-51.

[4]尹志平.消除“两张皮”现象提高体系运行质量[J].中国海事,2009(2):62-64.

[5]张同斌.《国际安全管理(ISM)规则》应用指南[M].南京:江苏人民出版社,2011:7.

[6]张俊超.大数据时代的院校研究与大学管理[M].北京:高等工程教育研究,2014:128-134.

[7]习近平:实施国家大数据战略加快建设数字中国[EB/OL].(2017-12-09)[2018-02-20].http://www.xinhuanet.com/2017-12/09/c_1122084706.htm.

[8]刘菊香.区块链技术与港口革新[J].中国港口,2018(1):50-51.