数学模型在档案信息开发利用中的应用分析

王佳伟

摘 要：随着时代的进步和国家整体水平的提升，档案信息开发领域的发展得到了不小的创新与突破，相关管理部门不仅对涉及到的开发理念和档案应用方式进行了更新变革，还将很多先进的技术方法应用其中，从而提高档案信息开发利用的水平和效果。数学模型的应用是近年来很多档案信息开发部门关注的重点，对档案管理、信息开发等工作的开展有着重要的意义和影响。本篇文章就数学模型在档案信息开发利用中的应用进行简单的论述，希望能对相关人士的研究有所帮助。

关键词：数学模型；档案信息；开发

档案信息开发与利用是国家发展中重要的内容，与人类社会的发展也有着密不可分的关系。在近几年的发展中，很多档案管理团队逐渐提高了数学模型研究的重视。一方面是因为传统的开发与利用方式已经不能满足现代社会档案信息管理的需要，需要对相应的开发与利用手段进行创新变革，引用新方式、新理念，这样才能有效提高档案信息利用价值。另一方面是因为档案信息开发与利用的过程中会经常出现难点问题，既影响数学模型的应用效果，又影响了档案信息开发的质量。所以需要相关管理部门提高度这些内容的重视与研究。

一、数学模型在档案信息开发利用中的应用概述

随着改革开放的深入和政府信息公开进程的加快，公众对档案信息的需求也越来越迫切。档案利用需求快速增长，馆藏档案数量逐年增加，档案数字化能力弱的矛盾凸显出来。为此，长春市档案馆承担的国家档案局科技项目《档案信息资源开发利用数学模型研究》课题已完成，初步探索了用数学的方法系统、定量研究档案利用需求、档案数字化能力、数字化档案利用之间的关系，直观、理性地表达其内在规律。

Monte Carlo方法也称计算机随机模拟方法。近来随着计算机技术的发展该方法已经成为解决数学问题的重要方法。TOPSIS法是属于多目标决策这一数学分支中的一种重要方法。其基本原理是通过检测评价对象与最优解、最劣解的距离来进行排序，若评价对象最靠近最优解同时又最远离最劣解，则为最好；否则为最差。

二、数学模型在档案信息开发利用中的应用

1、模型准备方面

要想让数学模型在档案信息开发与利用中发挥出真正的价值，那么相关工作团队就要做好成分的模型准备工作，主要体现在以下几个方面：第一，相关工作团队需要对档案利用中涉及到的数据信息进行系统的归类与整理，为数学模型的建立提供有利的参考依据。通常情况下，档案信息数据会分为两部分内容。一方面是档案信息可利用的总数分析，另一方面则是档案信息数据的年代单元分布分析。根据这两部分内容进行数学模型建立的时候，工作人员可以利用线性最小二乘法的原理，对档案可利用总数进行推算；而档案信息年代单元分布情况，则可以利用总数的全宗法进行考量。

由于地区差异，不同地方的物价等差异较大，并且从投入的资金到最后产生数字化的档案信息，中间有多种因素在影响，但总体上扫描量与投入资金是正比关系，对于比例系数，直接取为若干年的总扫描卷数与总投入资金的比例。

2、模型建立方面

数学模型的建立也对档案信息开发利用的效果有着重要的意义和影响，要想建立符合标准要求的数学模型。那么在模型的选择方面就要提高关注力度。选择数学模型需要根据档案信息开发利用的最终目标而确定，在遵循档案数字化原则的过程中，来进一步明确模型选择的目标。这就要求模型建立团队能够对档案数字化的遵循原则有所掌握和了解，比如价值性原则、实用性原则以及开放性原则等。另外，选择数学模型的过程中，工作团队需要注重公众的主体地位，在档案信息开发与利用的目标下，科学合理的选择数学模型，提高模型应用价值和效果。

在直观模型选择方面。模型主要想法是用局部最优来体现整体最优，即选择总利用卷数最高的全宗与总利用卷数最高的年份的组合。步骤如下：求出每个全宗的总利用卷数，按从大到小次序，根据实际情况选取排在前面的部分全宗。求出每个年份的总利用卷数（所有全宗利用卷数之和），按从大到小次序，根据实际情况选取排在前面的部分全宗。

在Monte Carlo模型选择方面。使用Monte Carlo方法来进行优化。其基本思想是每次试验选取一种全宗与年份组合并求出该组合总的利用卷数，从大量的试验中找出总卷数最大的组合。由于涉及组合问题，所有的情况太多，所需进行的试验的卷数必须非常非常大才能够得到较理想的结果。

比如在长春市档案馆的计算中，在不加改进的情况下进行试验，发现即使进行1亿次试验，所得到的结果也不如直观选择模型来得好。这里主要的思想是减少组合的数量，考虑到利用卷数是典型的稀疏矩阵，其中有很多全宗和年份其實是可以先被排除的，结合直观选择模型的方法，先将利用卷数矩阵按照“行和”与“列和”大小从大到小进行排列，根据实际情况选择排在前面所占比例比较大的行和列，然后再利用下面的流程进行计算。

3、模型理论应用方面

注重对数学模型理论应用到分析，有利于提高档案信息开发利用的效率和质量。在模型应用的过程中，相关工作人员需要对档案可利用总数进行全方位的统计，并根据所得拟合直线的预测情况，对档案信息开发与利用的变化情况进行深入的分析与研究，从而为模型的理论应用奠定坚实的基础。另外，在档案数字化投资方案，工作人员也要做好相应信息数据的收集与整理工作，从而提高数字模型的影响效果。

除此之外，档案信息开发利用具有很强很广的应用性，对于不同的需求可以使用不同的模型来满足。对操作的简易性要求比较高的用户，这里建议采用直观选择模型，该模型简单实用，仅需简单操作即可实现较好的结果。所需数据：利用卷数矩阵方法：按照上文直观选择模型的两个步骤操作。对于要求从本质上理解并提高数字化效率的用户，这里建议采用TOPSIS模型，该模型稍微复杂，但是效果非常良好。所需数据：利用卷数矩阵，档案卷数矩阵，档案价值矩阵，数字化能力。

三、结束语

如今，很多档案信息管理部门在开发与利用相关信息的过程中，都能合理的应用数学模型，并对模型的应用原则、要点和注意事项等进行全面的了解和掌握。对于档案信息开发与利用中存在的难点问题，相关工作团队也能在数学模型的帮助下进行优化，从而提高数学模型的应用价值，改善档案信息开发利用的效果。但是也有部分档案信息管理部门不能有效的掌握数学模型的应用要点和技巧，对数学模型与信息开发利用之间的关系也不能进行充分的明确，影响了档案信息的利用价值。因此在日后的发展中，相关管理部门不仅要对数学模型的应用要点进行深入的分析和探讨，同时还要完善档案信息开发与利用的流程步骤，为工作质量的提升提供有利条件。

参考文献：

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