学校档案管理规范化的探索

陈艳芳

【摘 要】本文从义务教育学校档案管理工作的现状分析入手，以学校具体的档案工作为例，从“加强领导，建章立制”“加大资金投入，提高学校档案管理工作水平”“规范学校档案管理工作过程”三个方面阐述加强义务教育学校档案规范化管理的见解。

【关键词】学校档案 规范化管理 建章立制

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2018）02B-0089-02

学校档案是指分类保存以备查考的学校文件和材料，记录学校行政管理、教职工管理、学生管理、教育教学管理、安全管理、校园管理、财务及资产管理、党建工作和工会工作等方面的情况。《广西壮族自治区义务教育学校常规管理规定 42 条》第一款项第 8 条规定，义务教育学校要“抓好档案资料管理”。本文专门就义务教育学校档案的规范化管理，提出一些粗浅的看法。

一、义务教育学校档案管理工作的现状分析

如前所述，抓好学校档案管理工作，是落实自治区义务教育学校常规管理规定的重要内容之一。在各级教育行政主管部门的督导下，经过几年的努力，义务教育学校越来越重视学校档案管理工作。一些规模较大的学校设有档案室，一般学校也都有专门档案柜。然而，广西义务教育学校三分之二以上在农村，很多学校的档案管理并没有走上规范化管理的正轨。近几年，义务教育均衡发展的督导检查评估活动，也确实在一定程度上缩小了学校、城乡、区域间教育发展水平的差距。几乎所有学校都能在督导检查评估时，提前做好各种迎检的档案资料。笔者在学校从事档案管理工作，在诸多的校际往来、相互学习中，笔者深刻体会到学校档案管理工作之重要及艰辛。深入各类学校调查了解之后，也深刻地认识到，单就学校档案管理工作现状而言，学校、城乡、区域间也还存在差距。有些学校档案管理意识不强，档案管理手段落后，甚至连迎检材料都是临时抱佛脚，拿好的学校做样本，靠迎检前夕加班加点“做”出来的档案资料。

学校档案涉及学校常规管理工作的各个方面，如果不加强学校档案的规范化管理，就势必影响到学校常规管理工作的贯彻实施，最终影响到一所学校的办学水平的提高。

二、加强义务教育学校档案的规范化管理策略

（一）加强领导，建章立制。学校档案管理工作要步入规范化管理的正轨，需要在组织领导和规章制度两个方面予以保障。

1.成立学校档案管理工作领导小组。义务教育学校档案目录繁杂，光是自治区颁布实施的学校常规管理工作就有七大款项 42 条内容。如果学校没有组建围绕档案管理开展工作的领导机构，没有专人专项的督导检查，那么就难以让千头万绪的学校档案管理工作走上规范运行之路。学校应该由一名副校长以上职务的校级领导牵头，成立学校档案管理工作领导小组，成员包括各部门的负责人，还应该有一名负责汇总全校档案资料的专职（或兼职）档案管理员。小组成员要组织安排好本部门的档案管理工作，并定期检查、汇报各项档案工作的进展情况。例如，学校政教处主任要组织安排本部门的工作人员做好“加强思想品德教育”“加强学校、家庭与社会的联系”“建立健全安全工作机构和工作制度”“加强对师生的安全教育”“做好安全防范工作”“实行事故报告制度”等常规管理工作的年度档案。此外，还要安排专人负责“国防教育”“普法教育”“禁毒教育”“防艾教育”“消防安全”“环境保护教育”等工作档案。学校各部门都如此，由部门负责人督导、检查本部门责任范围内的档案管理工作。

从依法治校的层面来说，为了贯彻落实《中华人民共和国档案法》，依法建档、管档，确保学校档案完整与安全，学校领导也要高度重视，成立学校档案管理工作领导小组。以此形成学校档案管理的工作网络，由校级领导牵头，自上而下地齐抓共管。既有学校领導的督导、检查，又有各部门工作人员的团结协作。这样才能确保学校各项档案管理工作顺利开展。

2.制定学校档案管理制度。有些学校有档案室或专门档案柜，却没有制定学校档案管理制度。这样不利于学校档案工作的规范化管理。学校档案管理工作的分管领导，应组织相关人员建立健全《学校档案管理制度》并张贴上墙。这项制度应包含“档案建立”“档案立卷”“档案补充”“档案转递”“档案查阅”“档案安全保密”等内容。此外，档案室还应张贴《档案员岗位职责》和《档案工作分管领导职责》。首先把规章制度立起来，让学校档案管理工作人员有章可循。然后，档案管理工作人员才有可能依章办事，逐步实现学校档案工作的规范化管理。

（二）加大资金投入，提高学校档案管理工作水平。具体如下：

1.加大学校档案管理人才培养力度。学校档案管理人才的缺乏，在很大程度上制约了学校档案管理工作水平进一步提高。就笔者所能了解到的区域范围来说，很多义务教育学校的校级领导和中层领导，虽然平时的工作都很忙，但是兼职分管学校档案的管理工作，那是职责所在，也无法推辞。不过就算他们再勤政尽责，很多时候也是有心无力。他们力所能及的，大多是履行了行政职责而已。学校档案管理工作是技术活，除了组织领导还得有技术人才。首先，专业的档案工作人员应该具有档案学的理论基础和专业知识；其次，专业的档案工作人员还要具有驾驭现代办公设备的能力。这些档案专业的知识素养和工作能力，不是一年去开一两次工作会议就能够培养起来的。当然，义务教育学校是很难申请配置专业的档案工作人员的，那就只有加大学校档案管理人才的培养力度，精心挑选适合做学校档案管理工作的教职工去培训学习档案工作的专业知识。有了专业人才，学校档案的管理工作，才有自己的技术“教练”，学校在这一块工作领域上才拥有真正的领军人物。

2.加强配置学校档案管理的硬件设施。俗话说，巧妇难为无米之炊。随着科技的进步，信息化、现代化成为学校档案工作的发展方向。如果仅培养专业人才，而没有配置必要的现代办公设备，那么学校档案的管理工作将始终要落后于时代发展的需求。在学校间互相往来学习的过程中，我们发现还有些义务教育学校的档案佐证材料的照片是黑白且模糊不清的，没有彩色打印的。这对于一些重要档案资料来说是不合格的。还有的档案工作人员在关键时候说存储在硬盘上的资料读取不了了，硬盘坏了。诸如此类的情况，追根究底都是学校没有配备必要的专用设备所导致的后果。

档案管理工作的专业人才培养和配置必要的现代办公设备，都是学校档案管理工作规范化不可或缺的条件。义务教育学校应该加大办公经费投入，在以上两个方面予以资金保障。

（三）规范学校档案管理工作过程。凡事预则立，不预则废。一般情况下，学校的各级各类工作档案，首先要有“计划、方案”类文件，然后是实施计划、方案后的“工作过程文件或佐证材料”，最后是“总结归档和检查评估”。

1.制订计划，明确任务和职责。义务教育学校的各项常规管理工作，一般都是按年度（或学期）来制订计划、开展工作的，学校档案管理工作的计划和实施过程也应该与此同步。年度（或学期）初，分管领导应召集学校档案管理工作领导小组成员开会商讨，参照学校的年度工作计划，明确年度（或学期）学校档案管理工作的任务、目标。在这个基础上，各部门负责人再安排好本部门各项工作的档案责任分工。

学校各职能部门责任到人的具体工作，通常也是要制订计划的。例如，政教处某人分管“学生军训”“国防教育”等工作内容，那么，相关的档案材料里，就要有“学生军训计划”和“学校国防教育工作计划”。各级各类工作计划的制订，是开展各项工作的起点。而这些计划作为档案文件收集、保存，就可能是这项工作档案的第一份文件资料。这份文件做好了，整个年度（或学期）的工作就能顺利地开展、落实下去。

2.督导落实，注重工作过程的档案管理。计划做好了，就要实施、开展活动，否则无法取得工作成效。实施工作计划的过程，也是建立各种工作文件、收集整理工作档案佐证材料的过程。笔者在此还是以学生军训活动为例，在军训活动开展之前，要印发“××学校学生军训告家长书”和“××学校学生军训体质调查表”，这两份工作文件是需要收集、存档的档案材料。请驻地官兵担任学生军训的教官，与驻地部队联络、商讨的场景要有照片存档。召开行政领导、年级组长和班主任参加的军训工作布置会议，会场前边要有醒目的会标，如“2017 年××学校学生军训工作布置会”。军训活动还会有“军训动员大会”和“军训授旗仪式”，会场前边也要有醒目的横幅会标，如“2017 年××学校学生军训动员大会”。以上活动都要有照片存档。接下来几天的军训活动，一直到军训会操结束，军训工作的分管领导带领班主任一起协助教官，全程监控军训活动，确保军训活动能够按计划顺利完成。这几天的活动过程，要按不同的时间段，从不同的角度，全方位地拍照存档。总之，这项工作的落实过程，也是档案责任人撰写、收集、整理、保管档案资料的过程。

3.总结归档，检查评估。一项工作按计划完成后，一般都要撰写工作总结。这份工作总结，也是这项工作的档案文件之一。具体工作档案的总结归档，是指此项工作的直接责任人，对所撰写、收集的原始材料进行鉴定、整理，按学校档案管理工作的要求编制目录，逐项归档，装订成册，装在专用的档案袋或者档案盒里，并贴上档案标签，如“2017 年××学校国防教育——学生军训活动”等。这样才算完成该项工作档案的总结归档。

为了确保每一项工作档案都能及时、规范地归档，在每一项工作的始终，都要有一个学校档案管理工作领导小组的成员对应地跟踪督导、检查。当某一部门主管的一项工作档案完成归档后，该部门的负责人要查阅工作档案，进行评估，发现问题要及时解决。

跟制订计划相反，检查评估是自下而上进行的。首先是部门内具体工作的档案责任人自行检查，然后是部门主管对各项工作档案的检查评估。到了期末或者年度末期，是校级分管领导对学校各职能部门工作档案的检查评估。

综上所述，义务教育学校在贯彻落实义教均衡政策的同时，客观上促进了学校档案管理工作的开展。但是，要将学校档案管理工作水平推上一个新的台阶，还需加强组织领导、完善规章制度、加大资金投入、规范学校档案管理工作过程。只有这样，才能逐步实现学校档案管理规范化。

【参考文献】

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[2]方 红.浅谈学校档案的作用和意义[J].卷宗，2016（6）

[3]张 琼.新时代背景下如何完善初中学校档案管理工作[J].办公室业务，2013（15）

[4]王立新.淺谈学校档案管理工作[J].黑龙江史志，2014（14）

（责编 卢建龙）