基于就业的高职院校学生档案管理研究

摘要：学生档案对即将就业的高职院校学生而言是一项十分重要的历史记录，每一个学生从刚入学的一年级开始学校就会为其建立学生档案，这个档案主要记载学生在学校其间的各项学习成绩、个人经历、品德学习等表现，通过文字或表格等形式对学生的学习生涯进行的记录。当学生学习生涯结束后，学生的档案会用于社会人才招聘中，用人单位会根据学生档案对学生有初步了解，所以高职院校的学生档案对即将就业的学生来说很关键。然而目前很多高校对学生檔案管理研究工作并没有足够的重视，针对高职院校学生档案管理研究本文也进行了详细的分析，希望有助于我国社会人才的培养。

关键词：高职院校；学生档案；就业

前言：

对于学校的管理而言，学生档案是教育单位不可分割的一部分。随着科学科技水平的不断发展，如今互联网已经成为社会各行业发展的基本工具，教育单位亦是如此。高职院校学生档案管理是一项较为复杂的工作，面对目前高职院校的多样性，学生档案管理工作也成为学校管理的一大难题，所以利用计算机对学生档案管理进行集归档的方法可以有效的提高工作效率，但同时也需要学校与学生增强对档案管理的重视性，积极配合档案管理工作的记录，不断充实学生档案内容，为高职院校学生档案管理工作提供较为完整的信息管理平台，同时也为学生面向社会人才的选用时多一道屏障。

1、高职院校学生档案的特点

1.1 学生档案多样化

随着我国教育部门的不断改革，高职院校学生档案呈现多样化的特点。目前，我国高职院校的学生类型大致有几种：普通高中的毕业生、高职院校单招的面向社会的学生还有一类是初中毕业的五年专科生，这些学生由于入学前的学业层次不同，所以在档案内容的差异性也较为明显，这在一定程度上为高职院校学生档案管理工作带来挑战。

1.2 学生档案内容应用性高

高职院校的办学定位与普通高等院校是不同的，无论是在培养与管理等方面都存在一定差异。高职院校中的教学中，理论知识是一部分，学校更注重的是社会实践，实用型与技能型人才是高职院校办学的目标，所以在学生档案内容的管理上还需要对学生理论知识学习以外的实践过程进行档案记录，这些社会实践材料等需要不断的积累与收集。

1.3 学生档案管理周期短

高职院校学生档案管理还存在周期短的特点，一般高职院校的学生学习年限基本在2-4年，这一时期学生的学业基本完成，而学校真正收集整理档案的时间则为2-3年，所以学生档案的在高职院校中存放的时间也较短。

1.4 学生档案使用、利用率低

受客观因素的影响，我国高职院校毕业的大多数学生与用人单位签订用工协议或合同的意识较为淡薄，很企业也不重视学生的个人档案，所以也导致学生档案的利用率降低，而且高职院校毕业生的就业前景基本为一些生产、服务单位，这些单位多数为私营企业，对学生个人档案的管理存在缺陷。

2、高职院校学生档案管理存在的问题

2.1 档案管理意识淡薄

档案对每一个毕业生来说都是十分重要的，它会伴随着人的生活一直存在，所以加强对档案管理的意识对学生今后的发展十分有益。很多刚毕业的学生对档案管理意识淡薄，在毕业后到公司应聘，如果公司不过问档案，学生也不会主动提出档案管理问题，这就导致很多学生在工作后面临户口变更或评职称等都需要查阅档案，因此耽误的时间与经历都是对学生的损害。所以高职院校学生档案管理中提高学生对档案管理的意识至关重要。

2.2 学生档案内容较单一

学生档案所记录的内容就是为了在毕业时给用人单位提供一个了解自己的途径，所以在内容填写上应尽量充实，多记录一些学生的职业素质与专业技能水平，或对学生的诚信情况收集归档，这样有助于用人单位充分了解学生的个性特点，为学生与用人单位都省去大量的时间。

2.3 学生档案管理手段滞后

就目前我国高职院校学生档案管理情况来看，无论是学生还是学校对档案管理工作都没有足够的重视。很多高职院校的辅导员或班主任把学生档案管理归为档案管理人员，他们只承担接收与移交档案的工作，对于学生在校期间所获的荣誉或证书没有及时的更新，导致学生档案内容的缺失，从而制约了用人单位对学生个人的了解，这种落后的管理手段需要加强。

3、完善就业视角下高职院校学生档案的管理工作

3.1加大宣传，提高全社会档案意识

想要提高全社会的档案意识必须由社会、用人单位、高校和学生共同做出努力。首先，各级人事档案管理部门应通过各种形式贯彻宣传《档案法》，特别是要通过具体的实例宣传人事档案工作，让大家充分意识到人事档案的背后是人事管理关系，涉及每个人的合法权益。其次，现在全国大部分地区都实行高中毕业生自带高中学籍档案到录取院校报到的做法，各院校可利用新生入学缴交档案之机让学生了解这一做法的作用和意义，让学生树立初步的档案意识。

3.2 充实档案内容，满足用人单位的需要

用人单位不重视毕业生档案的原因之一是因为毕业生档案能提供的信息过少，为此，高职院校要想真正实现“为单位选送优秀人才、为毕业生推荐合适的单位”，更好地为毕业生服务，就应不断加强档案管理，充实档案内容，更新管理方式，使毕业生档案内容符合社会需求，真正能为用人单位所用。

3.3 建设学生档案管理平台，实现跨平台信息管理

现在学生档案管理大部分均停留在手工管理阶段，不利于提高学生档案管理水平。高职院校学生档案管理部门可牵头教务部门、团委会、实训部、财务处等学生档案收集管理相关部门开发一套学生档案管理软件，实现与教务部门、财务部门跨平台学生信息资源共享，使学生的考证情况，学费缴交情况，职业测评情况，奖、助等情况一目了然。

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作者简介：张烨（1986.06--）女，汉，学士，工作单位：黑龙江信息技术职业学院，研究方向：高职院校学生就业管理。