信息化背景下档案管理改革初探

霍玉洁

摘 要：随著网络技术和信息化技术的普及，人们获取信息的形式变得更加方便快捷。与此同时，人们也更加渴求在获取档案信息和资料的时候能够获得更加快捷方便的有效途径。因此，采取何种措施使档案管理更加科学规范，以更加更加简便、安全的方式实现档案信息传递，已经成为档案管理和服务较为关注的课题。

关键词：信息化背景；档案管理；改革措施

1信息化背景下档案管理改革的意义

1.1加强信息资源的整合力度

传统的档案管理主要是进行单一的管理，具体的档案信息资料由当地的档案馆或者是具体相应的档案馆进行管理，各个档案馆之间的联系比较少，从而使得档案信息在一定程度上受到了阻塞，难以满足社会群众的需求。由此出现了在现实生活中，经常会遇到为了查找一个档案需要进行几个地方奔波的现象。在信息技术的引导下，通过进行数字化传播，结合各个档案管内的信息资源进行整合，以信息技术为平台，搭建数字化的档案管理系统，从而能够加强档案信息资源的整合力度，进而更好满足广大群众的需求。

1.2提高档案管理的工作效率

档案管理是一个需要细致认真、进行大量繁杂程序的工作。在传统的档案管理下，是由人工进行录入相关数据、进行存放和整理的，这在一定程度上会导致一些误差，并且效率十分低下。通过引入信息技术，可以简化相关程序，利用信息技术能够使档案管理以数字化的形式更好地呈现，能够使人们在查找档案的时候更加方便和快捷，从而提高工作效率。并且程序的简化，可以节约相应的管理成本。

1.3增加档案管理的安全系数

档案管理最重要的一个要求就是档案必须处于一个安全的环境中，更好地进行保存和运用。传统的档案管理中档案资料主要是纸质材料，由于纸质物品存放长时间会受到温度、湿度等影响，导致一定的破损，不利于更好地进行保存。甚至在档案进行传输和搬运的过程中会受到人为破坏，使得档案处于一个不安全的环境中。在信息技术环境下，通过引进各方面的技术，能够更好地保障档案管理的存储时间问题和运输安全问题，从而增加档案管理的安全系数。

2信息化背景下传统档案管理工作改革的原因

2.1适应社会信息化发展的需求

随着我国经济的高度发展和网络的普及，我国的网络通信基础设施建设也逐渐完善。通过调查发现，我国的网络普及率已经达到50.3%，这说明我国有近一半的人口正在使用网络这一平台。网络基础设施的完善和移动网络速度的不断加快，促使我国使用手机网络的用户比例达到了90%。所以，通过手机网络获取信息已经成为人们一种普遍使用的方式，并且这种方式也将成为未来公民的一种生活方式和习惯。

2.2扩大档案信息利用范围的需要

以前，我们只能通过到档案馆或专门部门实地查询档案的方式获取档案信息，空间距离较远，路途时间较长，以及未知的不确定性因素，不仅造成查阅人和档案工作人员的时间、精力浪费，也极易造成档案实体资料的损毁。既妨碍档案查阅者方便快捷的查找资料，也不能发挥档案信息的实际利用效能。利用现有的网络技术和信息化技术去进行档案管理的改革，促进档案信息的数据化、便利化，已成为广大档案管理者亟待解决的问题。

2.3便于档案资料信息的整合

传统档案管理方式不仅缺乏科学合理的分类方法，不同部门在进行档案管理的时候也没有采用统一的管理方式，这样不仅增加了查询资料的难度，获取信息的速度也比较慢。工作执行标准矛盾大、信息化程度低，都成为制约档案工作发展的条件。相关研究发现，现存档案管理信息网站中有将近30%缺乏有效链接及可操作性系统支持。正因为如此，在保证档案信息的安全性和真实性的基础上，根据人们的需要去进行档案信息的数据化和信息化，促使各个部门和地区分散的档案信息资源的科学有效地整合起来，建立统一网络端口和服务平台，就成为提高社会公众查询资料方便性和快捷性，提高社会服务的工作效率和服务质量的首要任务。

3信息化背景下传统档案管理改革策略

3.1正确运用与档案管理相关的法律法规

通过调查发现，不同的档案管理部门和管理系统在进行档案管理过程当中，往往缺乏统一的管理方式。因此，正确运用与档案管理相关的法律法规，利用不同档案管理部门管理方式的特点，有效的促进各档案管理部门之间协调发展，始终是保证档案信息的安全性、真实性，进一步提高办公的效率的根本前提。

3.2制定统一的档案信息化管理制度及执行标准

缺乏统一的建设标准，会使我们在进行信息化和数据化管理的时候遇到很多问题。而由于不同的档案管理部门有着不同的规章制度及执行标准，也增加了统一管理过程的复杂性。因此，在不同的档案管理部门间建立统一的管理制度及执行标准，不断完善和健全与档案管理有关的制度体系，就成为保证档案信息的信息化、数据化，促进档案资源的高度共享，提高档案管理工作的效率和社会服务质量的有效途径。

3.3逐步构建数字档案信息服务平台

构建档案信息服务平台，不仅需要具有高速传输功能的网络，还需要有严格的安全保障系统和软硬件设备。利用先进的网络技术促进分布在不同单位和部门的档案信息实现数据化和信息化，将实体、数字档案信息资料收集起来并进行科学合理的分类汇总，在遵循档案信息的保密制度并保证档案信息安全的基础上建立专门的档案信息查询平台，促进资源的高度共享。这样，在保证档案信息的安全性和真实性的基础上促进档案资料的数据化和信息化，是提高用户获取信息的方便性和快捷性，提高档案应用工作效率和服务质量的重要手段。

3.4提升档案工作者的信息技术应用水平

随着科学研究发展进程的不断加快，新兴技术也不断涌现。为了适应社会发展的需要，要不断提高档案信息工作者的信息技术应用水平。这不仅要求档案工作者掌握必备的档案学专业知识，还需要他们有一定的计算机应用技术、信息管理技术以及其它信息化专业知识。特别是一些电子文件的整理工作，要求档案工作者不仅具备一定的数据库管理知识，还要掌握具体电脑操作的应用技术。因此，不断提高档案工作从业人员的数字信息采集、数据库管理、计算机操作等水平，使档案管理者成为不仅具备档案专业知识，而且精通信息技术应用的高素质人才，是不断适应社会发展的需要，使档案工作实现健康有序发展的必由之路。

4 结论

信息化背景下进行档案管理改革是一项艰巨而重要的任务，需要各个部门进行配合，从而更好地开展下去。通过本文对于信息化大背景下档案管理的研究发现，信息技术在档案管理中对于加强信息资源的整合力度、提高档案管理的工作效率、增加档案管理的安全系数和适应社会发展的需求具有重要的意义。笔者通过调查研究发现，在信息化大背景下应该通过制定档案管理的具体工作标准、提高档案管理人员的工作素质、转变档案管理的工作态度和结合传统档案管理的优势，提升信息化档案管理的技巧等方法来加强信息化档案管理改革的建设。

参考文献

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