浅议如何做好实物档案的收集与管理

张兵

摘 要：实物档案是档案体系之中的一个重要部分，与常规的纸质档案材料不同，其主要的信息载体是实物，而且一般是特定的有型实物，能够对单位的历史面貌以及个体的职能活动进行真实展现，由于外在表现形式与常规的档案不同，因此其管理方式与收集方式也存在差异，必须要安排有关人员进行对重要的实物档案进行合理管控，防治使实物档案存在被遗失以及被破坏的情况，本文根据对实物档案的管理情况的了解，对其手机以及管理的主要方式进行分析。

关键词：实物档案；收集；管理；档案管理方法

实物档案是一个单位历史性材料的重要组成部分，与纸质档案材料不同，实物档案的保存要求更多，主要是一些较为特殊的实物档案具有不可复制的特点，一经损害，难以再通过有效手段使其复原为初始的状态，而这些实物档案还能对单位的历史发展的基本情况进行真实地反映，将各种实践活动进行真实记载，档案管理人员必须要对实物档案进行合理的收集以及管理，采取科学的方法进行保留，本文对常规的收集以及管理实物档案的方法进行分析。

1 管理实物档案活动中存在的主要问题

如果想要对实物档案进行合理地保存，首先需要对保管环节中存在的主要问题进行了解，同时管理人员还需要对实物档案的具体范围进行明确，这也是进行实物档案管理的第一个步骤，首先实物档案包括单位在一定的经营时期之内获取的各种证书与荣誉，其中荣誉一般是以实体化的方式存在，包括奖章、奖牌与奖状，另外除了这些荣誉性材料之外，还包括一些纪念品，这些纪念品一般是被赠予的，而且一般是公务活动环节中获取的，一般单位在经营时，会有牌匾，这些被使用的牌匾也属于实物档案材料，更换过的印章以及使用过的宣传品都属于实物档案的范畴。

在对实物档案的基本范围有所明确之后，就可以对保管实物单杠中存在的问题进行了解，为提升实物档案材料的保管水平提供依据。

1.1 归档意识较差

进行实物档案管理工作的第一个重要步骤就是进行实物档案收集，实物档案负责人员需要对每一次活动之后对有保存价值的实物材料进行归档，但是在进行归档环节的时候，一部分管理问题就会突显出来，主要是没有对一些重要的档案材料进行有效地归档，比如单位举办活动之后的纪念品，由于没有被重视，并没有被有效归档，另外一些较为重要的印章在被更换之后，没有进行集中收集，被遗漏在各个部门内部，使单位实物档案体系难以保持完整性，一些延时归档的情况也给实物档案收集工作带来的阻碍。

1.2 利用效果相对比较差

实物档案的主要收集依据主要就是材料具有的价值，由于保存空间的有效性，保管人员一般会选择价值更高的材料进行收集活动，因此在收集之前，首先需要对实物档案具有的归档价值进行判定，但是很多工作人员并不具有实物档案的概念，既不对归档工作进行辅助，也不对处于档案系统中的实物档案材料进行有效利用，并没有将这类档案材料的真实历史价值发挥出来，在真正需要利用实物档案材料的时候，也没有真正地将其价值进行利用。

1.3 保管条件较差

实物材料中有很多都需要被妥善保管，主要是一些奖杯、奖状等，这些实物档案都是相对比较容易被损坏的，而且已经损坏，难以被复原，因此在對其进行保管的时候，要进行特备处理，注意保存环境的合理性，而在一些单位的保管档案部门中，只是将其进行随意堆放，并且没有对实物档案进行后续维护，导致事物档案由于存放时间过长而出现缺损的情况。

2 合理地收集与管理实物档案的方法

从实物档案的管理现状分析可以看到企业实物档案存在的诸多问题，阻碍了实物档案管理水平的提升。企业只有下大气力不断加强实物档案的收集与管理，使实物档案工作逐步步入制度化、规范化的建设轨道，才能更好地体现实物档案的查考价值。实物档案的特点是能够比较直观、鲜明的反映出在某个特定阶段的工作过程中取得的成果，与其它类别的档案共同记录了一个企事业单位或个人的发展轨迹。

2.1 加强收集工作，提高全员归档意识。

建立健全企业的实物档案管理制度，把实物档案明确纳入收集范围，加强与相关单位的沟通，及时了解可能产生实物档案的有关动向，积极采取年度收集与随时收集相结合的方法，允许获奖单位临时摆放，但要定期移交到档案管理部门。档案管理部门要认真做好实物档案的管理工作，增强工作的主动性和责任心，加强宣传力度，全方位提高员工的归档意识，以确保实物档案能够及时完整的收集归档。

2.2 拓展利用途径，体现档案价值。

做好实物档案的利用工作不仅可以发挥档案的原始记录性作用，还可以通过实物档案的展示，充分体现处实物档案与企业文化之间的密切关系。在满足实物档案正常的利用需求外，还可以结合本单位的实际情况举办专题性展览，有条件的单位还可以建立企业荣誉展厅。档案部门也可以充分利用多媒体技术与实物相结合的途径，以播放、展览等多种方式来宣传、展示反映企业在生产经营过程中所取得的重大成果，为企业员工提供一个全面了解企业的动态平台，从不同的方面、角度彰显企业的实力。

2.3 加强库房管理，确保实物档案的安全与完整。

实物档案由于种类的不同，其体积、形态各异，其库房管理也应具有一定的针对性。对已归档的实物档案要按照其内容、性质及实物的形态等进行分类整理，并做好实物档案的著录及档号的编制工作。实物档案的库房要严格按档案保管的“八防”要求去做，并根据保管载体的不同，设置与其对应的保管条件，以适应库内实物档案的保存需求。在定制库房柜架时应根据库房的实际空间并结合实物档案的特点，采用不同的存放柜架来存放实物档案，确保实物档案安全保管，合理存放，便捷利用。对企业获得的荣誉类实物档案可视利用率的高低分别摆放于不同的架位，有条件的企业还可以将实物档案通过拍摄的手段将其转换为数字档案，以便于快捷方便的提供借阅和利用。

3 结束语

本文根据对实物档案的收集以及管理经验，首先对常见的保存方面的问题进行了分析，只有将保存环节中存在的主要问题进行解决，才能使实物档案不会由于错误的保存行为而出现被损坏的不良情况，实物档案的管理者需要根据不同类型的实物档案的具体特点以及管理需要，对实物档案进行合理地管理，在收集实物档案时，需要对实物档案的价值进行合理地判定，将实物档案按照价值高低进行判断，根据其价值来确定管理的力度，借助完善的实物档案管理来给单位的成长历程提供真实的记录。

参考文献

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