医院档案工作高质量发展的新实践

朱代红

医院档案信息来源于医疗、教学、科研、管理等实践活动，经过科学的管理、开发，可以进一步指导医院各项工作的开展。但目前医院档案工作普遍存在的一些问题，严重影响了医院档案作用的发挥，与我国不断提高的医疗水平不相适应。

一、医院档案工作存在的突出问题

医院档案工作是医院管理工作的重要组成部分，也是一项被边缘化严重的工作，具体表现在：一是相当数量医院的档案机构设置层级低。只有文书档案室，没有综合档案室，档案分散在各业务职能部门，无法做到集中统一管理。二是档案人员大多年龄偏大，且相比于医疗主系列而言，学历偏低，专业庞杂，缺乏档案专业教育背景。对于所从事的档案工作大多处于知其然而不知其所以然的状态，档案工作在传统的模式下循环往复，档案信息化等相关工作的能力更是欠缺，开拓创新能力及动力不足。三是档案用房严重不足。医疗资源的相对不足与广大人民群众日益增长的医疗需求是系统内现阶段和未来相当长一段时间的主要矛盾。医疗用房资源的紧缺，使得压缩非医疗用房包括档案用房成为大多数医院应付当前矛盾的方法之一，档案用房紧缺和分散已成为普遍的现象，严重制约着医院档案工作的推进。

二、提升医院档案工作的新实践

在经历了从医院档案中无法寻找到20世纪40年代重庆北碚建院至80年代初医院发展的经纬与脉络的教训后，江苏省人民医院痛定思痛，以组织建设和制度建设为抓手，建立集中统一的档案管理机制，通过加强对专兼职档案员的管理与培养，把做好档案工作落在基层，落在实处，极大地丰富了医院档案资源。近年来，针对档案库房不足的客观困难，不等不靠，大胆创新，在病案管理外包上作了有益的尝试。

1.建立健全覆盖全院工作的档案管理机制

医院档案工作是一项极度依赖参与者主观意识和制度约束的工作，各级领导对此项工作的重视程度直接影响到归档文件的完整与质量。建立覆盖全院工作的档案管理机制是保证档案完整性的重要前提。

（1）组织建设

建立覆盖全院的档案管理网络，各司其职，是我院档案工作得以顺利推进的重要保障。我院一把手院长亲自分管档案工作，并成立了由医院职能部门负责人组成的档案工作领导小组，研究制定院档案工作发展规划，制定档案工作决策，对全院档案工作进行检查、督导。设置由院长办公室副主任兼任室主任的综合档案室。综合档案室、人事档案室、财务档案室、病案室配备专职档案员，从事档案管理工作；医院各职能处室，各临床二、三级学科设兼职档案员，负责所在部门档案的收集、初步整理及移交综合档案室前的保管工作。

（2）制度建设

以制度强化对全院档案工作的管理，使档案工作有章可循。我院先后制定了《江苏省人民医院档案工作实施细则》、各级各类档案人员的工作职责、文件材料收集归档制度、档案借阅管理制度、档案工作保密制度、档案库房管理制度、档案销毁制度、档案人员“三参加”制度等，并在具体工作中按照制度对标考核。

2.实行档案集中统一管理

集中统一管理是档案工作的基本原则。保证档案的齐全完整及质量，是档案得以在医院的管理、医疗、教学和科研中发挥作用的物质前提。

（1）厘清医院档案类别

明确综合档案室收集管理范围，档案工作才能有条不紊地进行。我院除人事档案、财务档案、病案由各相关部门的专职档案员负责管理外，其余档案全部由职能处室完成立档后移交综合档案室保管。

（2）细化工作落实点

做好档案工作，保证归档文件质量，重在对各工作环节的落实。综合档案室根据接收保管范围，细化档案收集、整理、鉴定销毁、保管利用等环节具体工作要点。

①收集工作

制定医院《归档范围及保管期限表》，并根据医院具体情况每年作出相应的补充及变更，确保收集的档案完整齐全，全面反映医院各项工作的真实面貌。

明确归档要求。归档时间：每年3月31日前完成上一年度文书档案的移交归档；每年6月底前完成文书档案的整理并上架；每年下半年完成科技档案的移交及整理工作；基建档案于验收完成后3个月内移交归档。归档文件完整准确性：由兼职档案员具体操作，归档部门负责人审核并在备考表上签字确认。档案移交：由兼职档案员将需归档文件材料移交院综合档案室，双方要进行严格的移交手续，综合档案室专职档案员对归档文件材料进行审核，确保归档文件材料的完整、准确，电子档案须符合归档要求，且及时做好权限管理。

及时总结部署。每年年底召开兼职档案员会议，对本年度归档工作加以总结，指出存在问题，对即将开始的年度归档工作提出要求，并认真解读归档范围及保管期限表。变被动接收为有意识地指导各职能部门移交归档重要文件，避免有用的文件收不进，接收的文件价值不大，确保高质量完成文件材料的收集歸档工作。

严格落实“三参加”制度。档案员必须参加设备档案开箱验收、必须参加基建工程竣工验收、必须参加科研成果申报时的资料验收，以便及时收集相关文件材料。

②整理工作

兼职档案员划分保管期限、编页码，部门负责人审核、填写备考表。综合档案室对归档文件的载体、字迹、内容、保管期限及页码进行审核。审核通过后，由兼职档案员编制归档文件目录或卷内文件目录后办理移交手续。

综合档案室对各部门移交的档案编制案卷号、件号，装订、装盒；编制全院归档文件目录、分类目录、全引目录等；对实体档案进行上架保管、电子档案实行权限管理。

③鉴定与销毁工作

医院成立由档案形成部门兼职档案员、相关专业技术人员、部门负责人、综合档案室人员组成的档案鉴定小组，对超出保管期限的档案进行鉴定，对于仍具有保存价值的档案重新确定保管期限继续保存，对已失去保存价值的由鉴定小组编制销毁目录，经单位分管领导及上级主管部门审批同意后按规定销毁。

④保管利用工作

纸质档案分门别类存放于档案库房密集架上，库房满足“八防”要求。档案人员定期清点并做好记录。电子档案有专门的服务器保存，对于磁性电子档案用防磁柜保存并定期备份。

在按规定办理利用手续后，通过借阅、复印、网上调阅、出具档案证明、档案编研等方式提供档案利用。

（3）强化人员管理与培养

档案人员的业务素养与能力决定了医院档案的质量。造就一支高素质的专兼职档案队伍，保证医院档案工作可持续发展，成为我院加强档案工作的一个重要环节。

经多年争取，自2016起新入职专职档案人员，必须具有档案专业系统学习的经历，且具有实际工作经验，综合素质高，热爱档案工作，勤奋上进。综合档案室及人事档案室档案员必须为中国共产党党员。

对于专职档案人员，要求全部接受档案人员上岗培训，参加省档案局及上级主管部门举办的继续教育培训，学习档案管理的理论知识及操作技能，逐步成为高水平的档案管理人才。

针对兼职档案员业务不熟练、人员流动性大的特点，每年对全院兼职档案员开展形式多样的业务培训。解读保管期限表和归档范围，讲解文档整理规则，组织去其他单位学习交流。

制定考核量化指标，加强对档案人员的考核管理。完善激励机制，让档案人员既有自己的职业规划，又能看到发展前景，激发他们的工作热情，增强工作动力。

（4）探索病案社会化管理新路径

由于医院用房紧缺，档案用房已无法满足工作的需要，每年不断增长的数量庞大的病案，对于捉襟见肘的库房来说更是沉重的负担。为此，自2017年起，我院在充分调研，保证病案物理安全和信息安全的基础上，尝试将分院形成3年以上的、利用率较低的病案交由外包服务公司管理。

此举不仅使病案得到安全的保管，也有效缓解了医院档案用房压力。

到目前为止，我院综合档案室库存文书档案、科技档案约58000余件、9400余卷，病案室管理病案约140余万卷，财务档案约2万卷，医院自行管理人事档案1000余卷，档案工作呈现良性循环状态。近30年的深耕不懈，该院档案工作經历了规模从小到大，业务范围从局部到整体，专业技能从手工到电子化的发展历程，正逐步向规范化、专业化、现代化方向发展。

走进新时代，医院档案工作者要解放思想、开拓创新，进一步深入细致地做好档案工作，使医院档案信息资源能得到完整的收集、科学的管理、充分的利用，为医院医疗、教学、科研、管理等各项工作服务，促进医疗卫生事业的蓬勃健康发展。要以求真务实的工作态度，认真总结经验，以新担当、新作为，谋求新发展，取得新成绩，作出新贡献。

参考文献

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