高校重大活动档案收集工作的思考

钟红丽

新时代高校举办的重大活动越來越多样化，做好高校重大活动档案收集工作，保证重大活动档案的真实性和完整性，对记录学校的发展历程有着重要的意义。应国家主席习近平邀请，纳米比亚总统哈格·根哥布于2018年3月28日至4月3日对中国进行国事访问。3月31日哈格·根哥布总统及夫人在驻华大使的陪同下，莅临我校考察访问，推动我校与纳米比亚在技术技能人才培养、青年职业培训、科技研发等方面建立友好合作关系，同时为促进两国人民友谊贡献力量。笔者结合此次重大外事活动的档案收集工作，就高校如何及时、完整地收集学校重大活动档案谈些个人的思考。

一、高校重大活动档案收集工作的现状

1.档案意识较为淡薄

高校重大活动具有临时性、阶段性的特征。活动筹办机构一般由多个部门临时组成，包括重大活动领导的任命、工作人员的组成都具有临时性的特征。以哈格·根哥布总统参访我校活动为例，活动承办机构由办公室、国教院、保卫处、宣传部、实训中心等多部门组成，工作人员身兼数职，以圆满完成阶段性的工作为目标，档案意识较为淡薄，忽略或不重视档案收集工作。有些部门领导认为档案移交后利用不方便，不愿移交，导致学校档案部门在查阅利用时无档可查，不能为学校的中心工作服务。

2.载体形式多样，收集工作难度大

重大活动涉及内容广，形成的档案数量大，载体形式多样，增加了档案收集工作的难度。从哈格·根哥布总统来访我校重大外事活动来看，其形成的档案材料包含：前期筹备工作形成的文书档案；活动实施过程中的照片、视频等声像档案，哈格·根哥布总统的题词，总统与校领导相互赠送的礼品等实物档案；重大活动结束后对活动进行总结产生的各种档案资料以及各类媒体报道的文字稿、录像等。上述档案资料多角度生动地记录了本次重大活动，但也给收集工作带来了困难。例如活动过程中，摄影摄像工作由我校宣传部及江苏省教育电视台共同完成，我校宣传部只负责总统进校后欢迎仪式阶段的拍摄，随后的三个参观地点由江苏省教育电视台全程负责，声像档案涉及7名工作人员、4个地点，涉及的人物包括哈格·根哥布总统及其夫人莫妮卡·根格斯，联合国有关机构代表，部分非洲和亚洲国家驻华大使及有关工作人员，纳米比亚共和国有关政府机构负责人，我国驻纳米比亚大使张益明及夫人，以及江苏省外办、江苏省教育厅、南京江北新区有关领导，我校校领导和师生代表等。上述因素给声像档案收集工作带来了一定的难度。

3.涉密材料收集易疏忽

在本次重大活动中，由于保密及安全因素，导致在一定的时限内某些部门掌握的涉密档案和档案收集工作两者之间产生矛盾。本次哈格·根哥布总统参访我校的重大活动因考虑到保密和安全因素，给前期筹备阶段档案资料的收集带来了困难。3月13日至26日我校领导多次向省外事办公室礼宾新闻处领导汇报筹备工作情况的材料，省外事办公室礼宾新闻处领导、中央警卫局代表及本市相关部门各条线30余人多次前来考察总统校内参访路线的影像资料，考虑到保密及安全因素，只能在活动结束后再进行收集，而活动承办机构一般在活动结束后就撤销，这使得收集工作变得较为困难。

4.档案部门参与重大活动力度不够

档案部门的工作人员一般很少在重大活动的准备阶段就介入，导致档案工作人员不熟悉整个活动的过程，不能及时掌握重大活动各阶段档案资料形成情况，给重大活动档案收集工作增加了难度。

二、高校重大活动档案收集工作对策

1.提升档案意识，大力宣传重大活动档案收集工作的重要性。

重大活动档案是指在重大的政治、经济、科学、文化、外事等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的历史记录，及时收集重大活动档案对真实地记录和保存历史，丰富馆藏档案资源，传承文化等方面有着重要的作用。在实际工作中，要积极开展形式多样、生动形象的档案法律法规宣传活动，提高全校师生档案意识，使其充分认识重大活动档案的价值。可以结合“6·9”国际档案日对重大活动档案进行宣传，通过发放宣传册的形式，让全校师生树立重大活动档案意识，积极主动地参与到重大活动档案征集活动中来。或以讲座形式，向全校师生讲解重大活动档案的相关制度、重大活动档案收集工作程序等相关内容。通过开展多形式、多渠道的重大活动档案宣传工作，强化全校师生制度观念、责任意识，从而有效地提升师生在开展重大活动档案征集、移交工作方面的主动性。

2.强化重大活动档案收集工作的规范性

规范管理是顺利开展档案收集工作的基本保障。首先我们应该对重大活动进行深度调研，了解重大活动档案工作的开展过程，结合《中华人民共和国档案法》和《江苏省高等学校档案管理办法》，研究制定具有针对性和实际操作性的重大活动档案管理办法，因地制宜地收集、整理重大活动中形成的档案，提高工作效率。

其次，在充分认识重大活动种类、性质、分工职责等内容的基础上，制定重大活动档案归档范围和保管期限，制定档案整理细则，使档案工作程序标准化。只有制定规范统一的要求，重大活动档案收集工作才能有章可循，同时也为将来实现重大活动档案资源共享提供可能性。

3.重视涉密档案收集工作，保证档案实体和档案信息的安全

加强领导，明确职责，紧抓档案安全问题，加大监管力度。建立重大活动涉密档案联系人制度，将重大活动涉密档案的收集、移交工作落实到人，依法治档，保证档案实体和档案信息的万无一失。对于重大活动的涉密档案，不仅要做好纸质档案的归档，还要做好电子档案、声像档案的归档工作，确保能够展现重大活动的全貌。

4.主动介入重大活动，加强对重大活动档案收集工作的监督与指导

档案部门应转变档案收集的传统观念，即由重大活动结束后被动等待档案移交向主动介入重大活动的转变。档案部门应在重大活动筹备阶段提前介入，根据重大活动档案管理办法及活动方案，明确档案收集工作任务，强化工作人员思想观念并对其进行业务培训，全面收集与活动有关的文书档案、声像档案以及活动纪念品等实物档案，同时还应收集各类媒体宣传报道的资料。

建立重大活动档案备案登记制度。重大活动档案备案是连接活动承办单位与档案部门之间的桥梁，档案部门通过备案表中活动的基本信息，做到对重大活动心中有数，为业务指导畅通渠道，进而全程跟踪并有效地指导档案收集工作，定时以会议的形式通报每个阶段每个部门档案收集情况，确保档案资料的完整性。

5.以师生为本，加大重大活动档案收集力度

重大活动档案记录了学校发展历程中的重大事件，是反映学校历史面貌的珍贵资料。多渠道、多形式地开展重大活动档案收集工作，对于建设国内一流、特色鲜明、充满活力的南京科技职业学院有着重要意义。纳米比亚总统参访我校的重大外事活动已圆满完成，为了更完整、生动地记录和反映哈格·根哥布总统参访我校的整个过程，记录我校师生在活动中的服务风采，我校在国际档案日开展了“我和纳米比亚总统”的档案征集活动。此次征集活动主要有两方面内容：一是照片与视频；二是书画作品及征文。师生们可以通过提交照片或视频参与活动，照片和视频的内容可以是为欢迎仪式做出贡献的马球队同学训练时的情景，也可以是在实训中心等待总统来访时兴奋而激动的师生形象，或是校园环境及标识在总统参访前后的变化等；师生们也可以通过书画作品、征文的形式来展现自己参与、服务于本次重大外事活动的心路历程。为充分调动全校师生的参与度，学校还将开展评比活动。

重大活动档案是高校记忆里熠熠生辉的亮点。在新时代下，加强重大活动档案收集工作，是丰富档案资源建设的内在需要。档案工作者应创新理念，加大重大活动档案收集力度，变被动“接收”为主动“介入”，将具有凭证价值和史料价值的重大活动档案收集好、保管好、利用好，更好地服务于学校中心工作。

参考文献

[1]汤达.关于重大活动档案收集归档现状的思考[J].四川档案，2011（04）：42-43.

[2]董红霞.如何做好高校重大活动档案的收集归档工作[J].陕西档案，2014（05）.

[3]李永新.浅议重大活动声像档案的收集——以甘肃省档案馆为例[J].档案，2014（04）.