如何创新信息化时代的学校档案管理工作

徐悦隽

【摘要】信息化时代加强档案管理工作，必须形成完善的档案管理工作机制，配备专业的档案管理工作人员，依靠信息化档案管理建设的快速发展，有效应对当前信息化档案管理中存在的软硬件问题，从而切实满足档案使用需求。

【关键词】学校；档案管理；信息化

本文从学校档案管理信息化的现状出发，在分析信息化档案管理问题的基础上，总结档案管理信息化的基本原则，以及档案管理信息化的发展策略。

一、信息化时代学校档案管理工作问题

（一）档案管理风险意识不足。当前学校信息化档案管理工作还处在完善发展过程中，虽然不少学校重视加强学校档案的信息化管理水平，但是信息化档案管理工作的主要精力集中在电子信息系统的开发、纸制档案的数字化，以及数字档案的共享平台建设方面，还没能围绕日益复杂的开放网络环境加强电子档案的安全建设工作。首先，档案管理电子化给学校档案带来新的风险，大量涉及学校及教师、学生个人信息的档案在未强化的互联网环境中极易造成档案数据丢失的问题。其次，有的学校电子档案分类管理水平不高，电子档案使用权限设置不明确，造成各级档案管理人员与使用人员可以随意访问数据库，存在着档案上传与下载不规范的问题，因此影响档案数据信息的准确性。第三，目前仅凭档案管理人员的知识能力不足以应对来自网络环境的威胁，档案管理安全工作体系亟待建立，还需要尽快形成较为完备的档案管理体系，加强安全防范的硬件設施。

（二）信息化管理人员素质问题。学校档案管理信息化发展，在很大程度上增加了现有档案管理工作人员的压力，专职档案管理人员既要应对传统的档案管理工作模式，又要肩负起档案信息化的重任，这使得学校档案管理部门的人员捉襟见肘。首先，学校现有档案管理人员只具备一般的计算机操作能力，普遍缺乏专业的信息化知识，也不能从事学校档案管理数据库开发维护等工作，档案管理人员没能在信息化环境下与各教研室和业务部门建立起深入互动体系，无法形成完善的档案电子数据管理系统。其次，学校对现有电子档案管理人员的培训不足，缺乏针对性。一般只针对基础操作的培训已经不满足档案管理人员从事日常工作的需求。第三，学校档案管理高级技术人才引进的难度较大，现有的高级信息化档案管理人才没能充实到学校档案管理一线。有的学校不能为档案管理人员提供良好的发展空间，影响了档案管理人员的积极性。

（三）档案管理体系建设不足。目前学校虽然正在开展档案的电子化管理，但是学校对档案电子化的价值认知定位不清，没能充分重视开展档案的电子化管理，不满足开展信息化档案管理的需求。首先，未能成立完善的兼职电子档案管理队伍，有些学校部门未能全面按照标准化的方式进行电子档案的报送。其次，有的学校数字化档案管理体系不健全，电子档案管理岗位形同虚设，没能形成统一领域管辖的体系，导致电子档案管理工作落实不到位。第三，档案管理工作硬件建设缺乏强有力的组织推进，往往档案管理系统的开发受外界的资金、政策影响较大，导致电子档案管理系统开发缓慢，影响档案信息化工作效率。

二、信息化时代学校档案管理工作的原则

（一）实际出发原则。做好新时期学校档案管理工作，包括教职工人事及业务档案、学生学籍档案等。应当从学校的实际情况出发，要根据学校档案管理的现实需求和实际技术水平，在上级行政主管部门的辅助下，制定符合学生、教师、学校发展规划的信息化档案管理工作发展方案。首先，制定学校档案管理工作的硬件设施引进计划，注重逐年完善相关的设施设备，集中力量向上迈台阶。其次，注重加强内容制度体系的完善性，根据学校的规模，档案管理系统开放层次，制定完善的信息化档案管理制度与使用制度。第三，加强本校档案管理信息化工作的宣传力度，形成良好的信息化档案管理工作氛围，切实促进相关工作的推进。

（二）提高效率原则。做好学校信息化档案管理工作，必须形成完善的运作机制，注重融合档案管理工作机制，全面提高档案管理工作效率。首先，要加强人力资源的配置，着力形成完善的电子档案管理工作体系，切实以专业档案管理人员为主，以各部门兼职档案管理人员为辅，推动各部门积极参与信息化档案管理工作，形成完善的电子档案运行体系。其次，注重依靠先进的设施设备加强具体的档案管理工作，有效改进传统的档案录入方式，切实在相关软硬件设施设备的辅助下，全面校正档案数据信息的准确性，提高现有档案的数字化工作效率。第三，全面提高学校档案系统的开放性，在切实加强现有系统管理的基础上，着力实现有层次的开放，通过档案管理系统的运行来发挥档案资源的价值。

（三）创新发展原则。做好现代学校的信息化档案管理工作，必须提高学校档案管理工作的前沿意识，着力完善档案管理工作的创新机制，从档案管理的未来发展规划着眼，从当前的档案管理工作现实入手。首先，注重提高档案管理应用系统的智能性，重点加强人才资源库的建设，要建立起校内外专家、优秀人才资源库，以及学校教育教学人才、后备干部储备库等。切实发挥档案数据信息的价值，着力提高档案数据信息的个性化服务，切实根据不同人员需求，有针对性地开放档案数据信息提供应用界面。其次，加强与用户的实时互动功能的创新，着力提高电子档案的交互服务功能，在提供在线帮助的基础上辅助相关人员科学安全使用相关档案。尤其在学籍档案管理方面，更要保证数据信息的有效传递，注重及时记录学生获奖信息，发明创新创造活动信息等。第三，研究档案管理的大数据与云存储技术，着力面向未来科学加强档案管理，切实把档案数据价值开发引入档案管理中，从而全面提高学校对档案管理工作的重视程度。

三、信息化时代学校档案管理工作策略

（一）打造专业的档案管理工作队伍。为了提高档案管理工作的有效性，切实解决当前学校档案管理信息化方面的问题，应当加强档案管理队伍的建设工作。首先，强化档案信息技术人才的引进工作，着力引进有专业技术且热爱学校档案管理事业的人才，重点加强信息技术人才引进工作。其次，转变现有档案管理人才的思想水平，更新现有档案管理人员的观念，加强针对性培训，为其提供个性化发展空间，激发创新潜质，促进档案管理水平不断提高。第三，加强档案管理人员的绩效考核工作，针对档案管理人员的不足提出促进其改进的指导意见。

（二）打造先进的档案管理平台。只有打造先进的档案管理平台，全面加强信息化档案管理工作的软硬件建设，根据现有档案管理系统平台开发出完善的档案管理工作辅助功能体系，才能提高档案管理工作的有效性。首先，完善现有平台，着力在上级部门推行的标准平台基础上开发学校档案管理工作的特殊模块，应当根据学校、教师与学生档案不同需求，形成部门、教师个人与学生学籍档案模块，并且分别划定不同人员的使用权限，切实保证相关资料安全。其次，加强档案管理平台的线上运营服务能力，着力提高线上服务的有效性，借助互联网实现上下游数据信息的充分共享，发挥电子档案管理平台的信息收集与存储方面的多用。如该项工作可以实现学籍档案与学生管理、学分登记与学生考勤情况的对应，实现对学生情况全面记录与综合分析，在大数据理念下实现数据信息的全存储与深度挖掘等。第三，全面强化相关数据库的建设工作，丰富档案数据信息的存储形式，注重存储多样类型的数据信息，保证提高数据存储工作的有效性。

（三）全面强化档案安全工作建设。只有加强信息化档案安全工作建设，形成完善的档案管理数字化环境，才能提高档案管理工作的有效性，解决档案管理工作中存在的实际问题。首先，应当建立起完善的硬件防护体系，加强相关数据的安全防护工作。其次，加强局域网络的建设工作，注重涉密档案在局域网内传播，注重加强档案数据信息的定期杀毒维护。第三，加强档案数据的备份工作，注重提高原始电子档案数据信息的安全性。

四、结论

完善信息化档案管理工作机制，必须形成有效的档案管理工作体系，着力加强专业人员的配置，通过开发专业化的档案管理平台，推动学校档案管理快速发展，只有提高效率，降低成本，才能满足档案管理工作的有效性。

【参考文献】

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[3]周洁.学校档案管理的数字化网络化创新发展探讨[J].科技经济导刊，2017（25）.