浅析信息时代档案管理工作的创新

姚琳

【摘要】本文从档案管理信息化的相关概念谈起，然后就档案管理信息化建设的任务和内容进行说明，最后对信息时代档案管理工作创新中所面临的问题和對策进行剖析。依此来探讨如何通过加快档案信息化建设来促进信息时代档案管理工作的创新。

【关键词】信息时代；档案管理；创新；信息化建设

一、数字档案馆创新模式设计原则

（一）短期与长期规划并行。系统的重要特征之一是创新的内外部条件的差异对创新运作具有强影响力，使安稳环境下创新发展的长期方案和预测会因外部环境的改变而不再有用。系统着重长时期预测的无效性，这与业务数字档案馆市场导向性强特质一样。但数字档案馆的长期规划也是其持续发展的重要方针导向。因而，业务驱动型数字档案馆应在提高短期能力的基础上，发挥系统的非线性因果作用以影响创新长时期战略规划，使创新持续具有高度的应变能力，同时关注外部长期协作网络的构建和短期协作方式的灵活性，以补偿数字档案馆资本有限性的制约影响。

（二）强调创新的能动作用。传统创新理论倾向制度化、指令化管理作为创新最有效的控制方法，这使得创新内部的能动作用被忽视或受到限制。理论认为创新应发挥其内部的能动性，在创新机制的设计方面侧重管理边界的灵活性，使其表现出动态可重构的特征，具有“自创新”发展条件；同时在控制整体目标的前提下采用分权自治的管理运作方法，增强创新的反馈作用，从而充分发挥创新的能动性。因此，业务驱动型数字档案馆创新管理环境要在创新结构设计和权力配置层面增强灵活性，为创新活动的执行留有自治空间，同时这种能动作用的有效发挥，也会增加创新灵活性和知识管理的系统性，以提升创新的效用进而提升数字档案馆业务绩效。

（三）发挥内部联结柔性化。注重内部各部分的相互作用联系，传统创新对专业分工和等级制度的注重加强了笔直方向的联系，但对横向交流依靠联系构成了阻止。动态可变的创新构造着重功用和业务流程的完整性，表现各专业的互补作用和协作效果；同时经过多元化的信息交流与祸合方法，使外部环境的变化敏捷在创新内部构成有用反响。数字档案馆的方案流程运作系统应加强其内部联合方法的柔性化和系统化构建，经过PMO的构建和PM的录用提高纵向操控与横向和谐的灵活性，使创新内各类资本能够有用集成，业务化的管理需要，且创新环境的柔性化演化，可提高方案系统的全面性和资本和谐效率，进而对业务管理需要做出及时反馈，提高业务绩效。

二、业务驱动型管理的主要创新形式

（一）创新导向型——以外务目标与绩效为导向。创新是社会发展过程中劳动分工的产物，是在目标条件下形成的人的有序集合。事业单位创新管理环境是与外部社会、经济环境相对应的事业单位内部环境，是由事业单位创新中各要素共同作用形成的创新结构与运作管理机制的基本范式。本节将针对现有创新的相关研究进行综述，以归纳出事业单位创新管理环境的一般要素模型，为后文的项目驱动型事业单位研究提供依据。需要说明的是，当前国内外学者在研究事业单位创新时多引用创新结构的广义内涵，即创新各要素相互关联共同作用所形成的具有某种特征的创新管理与运作体系，与本文所研究的事业单位创新管理环境的实质相同；而本文研究过程中引用创新结构的狭义定义，即创新各部门或各单元的层级设计和边界界定，是事业单位管理运作的实体架构。

（二）内部关注型——以内务管理方式为导向。完善的内部控制体系是保证数字档案馆有效运行的重要手段，内部控制制度是为了数字档案馆的生存发展而制定的，有利于数字档案馆目标的实现，内部控制的目的是在合理合规的范围内保证数字档案馆目标的实现。物资作为数字档案馆中的一项重要经济行为，其不仅是数字档案馆的关键控制点，也是一项重要的业务流程。追求利润是数字档案馆生存和发展的基础，数字档案馆要想实现盈利，就必须控制和降低可能的风险，建立起有效的内部控制体系。实践证明，加强环节的内部控制，是降低经营成本、提高数字档案馆效率的关键环节，也是增强竞争力的重要途径，内部控制制度对于数字档案馆的生存和发展具有重要的意义。

（三）实现单个档案馆的馆藏数字化，建立单个数字档案馆。单个档案馆馆藏的数字化是实现数字档案馆的基础，各档案馆可根据本馆的馆藏情况进行数字化，按照数字档案馆的基本功能和要求，逐步上网运行。这部分工作的主要内容有：对多种载体形式与记录方式的档案信息如文字、图形、图像和声音等进行数字化处理；对海量的数字信息进行压缩和建立档案信息数据库；利用网络进行信息的传输。在此基础上，初步建立起单个数字档案馆。

（四）实现信息资源共享，履行真正意义上的数字档案馆功能。这个阶段是利用网络互联技术，将单个数字档案馆联接起来，进行整合、延伸，组成完全意义上的数字档案馆。在高层协议管理下实现数字档案馆的全部功能，进行全国档案信息的传播、使用和管理。计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，事业单位档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对事业单位档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一篇文稿不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求事业单位档案管理人员必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。档案是历史的真实记录，记载着丰富的信息，汇集着大量的资源，利用计算机等现代科技手段整理事业单位档案，技术文件，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印、发放，这样，对于降低文件归档、利用、查阅等工作，发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。

（五）注重事业单位数字档案馆对于事业单位业务的运用。加强与图书馆、情报部门及其他信息服务部门之间的合作。包括各部门间建立合理的信息收集分工负责制，建立通畅的内部信息交换制度，发挥各种信息资源数据库的分工建设与融合集成等。信息安全建设过程中所需要的信息资源不仅包括档案信息资源，也包括图书、情报等信息资源。信息安全的目标是要集中这些信息资源为政府行政和“一站式”服务发挥强有力的支持，只有实现这些信息资源的整合才能更好地发挥数字档案馆的作用。

三、结论

综上所述，随着信息时代的到来，对档案管理提出了更多的要求，这就需要创新档案管理工作，实现档案管理模式的现代化改革，从思想观念创新开始，提高其服务意识，建立网络管理平台和数据库，从而使档案管理更好地服务于社会的进步。

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